Sådan oprettes en modtagerliste i Word 2013 - dummies

Medmindre du allerede har modtagerlister opbygget og gemt i Word 2013, skal du lave en fra bunden. Denne proces indebærer opsætning af listen, fjernelse af unødvendige felter, som Word irriterende preselects for dig, tilføjer de felter, du virkelig har brug for, og endelig udfylder listen. Det er helt involveret, så følg tæt sammen.

Følg disse trin for at oprette en ny modtagerliste:

1. Opret og gem hoveddokumentet.

   Oprettelse af modtagerlisten fungerer det samme, uanset hvilken type fusionsdokument du oprettede.

2. Vælg Vælg modtagere → Indtast en ny liste på fanen Mailings i gruppen Start med startfletning.

   Hvis denne indstilling ikke er tilgængelig, har du ikke korrekt oprettet hoveddokumentet. Ellers kan du se dialogboksen Ny adresseliste.

   

   Word forudsætter, at du har brug for et dusin eller så felter til din mailfusion, hvilket er fjollet, fordi det er mere end du har brug for. Så det næste sæt trin fjerner overskydende felter og erstatter dem med de felter, som dit dokument kræver.

3. Klik på knappen Tilpas kolonner.

   Dialogboksen Tilpas adresseliste vises, og viser felter, som Word antager, du har brug for. En sådan dumhed kan ikke tolereres.

4. Vælg et felt, som du ikke har brug for.

   Klik på det med musen.

5. Klik på knappen Slet.

6. Klik på Ja i bekræftelsesdialogboksen.

   Knappen Genvej til Ja-knappen er Y-tasten. Åh, og tastaturgenvejen til Slet-knappen (se trin 5) er D. Typing D, og ​​så sletter Y det markerede felt.

7. Gentag trin 4 til 6 for hvert felt, du ikke har brug for.

   Når du har fjernet de overskydende felter, er dit næste skridt at tilføje de felter, du har brug for - hvis nogen.

   Uanset om det vises i beskedlegemet eller ej, skal du bruge feltet Email_Address, når du fusionerer en e-mail-besked. Word bruger dette felt, så det ved, hvor de skal sende beskeden. Slet ikke feltet!

   I stedet for at slette alle felter, kan du omdøbe nogle felter for at matche det, du har brug for: Vælg et felt og klik på Rename-knappen.

8. For at tilføje et felt, der er nødvendigt i dit dokument, skal du klikke på knappen Tilføj.

   Dialogboksen Teeny Add Field vises i visning.

9. Indtast feltnavnet og klik på OK-knappen.

   • Navngiv feltet for at afspejle den slags information i den; for eksempel Shark Bite Location.

   • Ingen to felter kan have samme navn.

   • Feltnavne kan indeholde mellemrum, men kan ikke starte med et mellemrum.

   • Feltnavne kan være ret lange, men kortere er bedst.

   • Følgende tegn er forbudt i et feltnavn:.! '[].

10. Gentag trin 8 og 9 for hvert nyt felt, du har brug for i hoveddokumentet.

    Når du er færdig, skal du gennemgå listen. Det skal svare til listen over ALLE CAPS-felter i dokumentet (hvis du vælger at oprette dem). Bare rolig, hvis det ikke gør det - du kan tilføje felter senere, selvom det tager længere tid.

11. Klik på OK.

    Du ser nu, at tilpassede felter vises som kolonneoverskrifter i dialogboksen Ny adresseliste.

I det endelige sæt trin udfyldes modtagerlisten. Du skal indtaste records, et for hvert dokument, du planlægger at oprette:

1. Skriv de første records data.

   Indtast de oplysninger, der er relevante for hvert felt, der vises i dialogboksen Ny adresseliste: navn, titel, ondt kaldenavn, oprindelsesplan og så videre.

2. Tryk på Tab for at komme ind i næste felt.

   Efter at have udfyldt det sidste felt, vil du nok tilføje en ny post:

3. For at tilføje en ny post, skal du trykke på Tab-tasten, efter at du har indtastet det sidste felt.

   Når du trykker på Tab-tasten i det sidste felt i en post, oprettes en ny post automatisk og tilføjes på næste linje. Fortsæt med at udfylde data!

4. Gennemgå dit arbejde, når du er færdig.

   Du kan redigere et hvilket som helst felt i en post ved at markere det med musen.

   Hvis du tilfældigt tilføjer en tom post i slutningen af ​​listen, skal du klikke på for at markere den og derefter klikke på knappen Slet indtastning. Det gør du, fordi tomme poster stadig behandles i en mailfusion, hvilket kan resultere i spildt papir.

5. Klik på OK.

   Dialogboksen Gem adresseliste vises, så du kan gemme modtagerlisten.

   Modtagerlisterne bor i mappen, der hedder mine datakilder, fundet i mappen Dokumenter eller min Dokumenter. Word vælger automatisk (eller opretter) denne mappe.

6. Indtast et navn på adresselisten.

   Beskrivende navne er bedst. Du kan trods alt bruge samme modtagerliste igen.

7. Klik på knappen Gem.

   Du vender tilbage til dokumentet.

Det næste trin i din mail-merge agony er at røre felterne fra modtagerlisten i hoveddokumentet.