Outlook og Outlook Alerts og SharePoint Online - dummies

Med Outlook 2010 og SharePoint Online integration, kan du synkronisere dokumentbiblioteker med Outlook og se dokumenterne i den indbyggede Outlook-browser. Du kan også trække lister, som kalendere, opgaver og kontakter til Outlook, og endda arbejde på dem offline, idet du ved, at når du genopretter forbindelse til internettet, synkroniseres dine opdateringer tilbage til SharePoint.

For både biblioteker og lister klikker du på Connect to Outlook på båndet og følger vejledningen til at synkronisere dem til Outlook. Du skal gøre dette for hvert af bibliotekerne og lister, du vil trække ind i Outlook.

Hvis du bruger Outlook til at styre dine egne opgaver adskilt fra dine teamopgaver i SharePoint, kan du nu sammenlægge både dine Outlook-opgaver og SharePoint-opgaver for at sikre, at du ikke glemmer at afhente mælk fra købmanden på vej hjem, mens du har travlt med at levere godt arbejde til dit hold.

Træk blot din SharePoint-opgaveliste i Outlook, og du vil se, at alle opgaver, der er tildelt dig fra SharePoint-listen, nu vises i din opgaveliste sammen med de opgaver, du selv oprettede i Outlook. Du kan se to-do-listen på to måder:

• Klik på Opgaver i Outlook-navigationsruden til venstre, og vælg derefter To-Do-liste under Mine opgaver.

• Søg efter din to-do-liste under kalenderen i værktøjslinjen i Outlook på den højre side. Hvis du ikke kan se værktøjslinjen To-Do, er den sikkert skjult. Vis det ved at klikke på Vis fra menuen, klik på ikonet for at gøre bar fra båndet, og vælg derefter Normal.

Hvis du hellere modtager e-mail-advarsler for at være på toppen af ​​SharePoint-dokumentbiblioteker og lister, skal du konfigurere Outlook-advarsler i stedet. Følg disse trin:

1. Klik på menuen Brugerindstillinger øverst til højre på skærmen fra dit holdsted på et professionelt og lille firmaabonnement (P-plan). Hvis du har et virksomhedsabonnement (E-plan), skal du klikke på dit navn øverst til højre på skærmen.

   

2. Vælg Mine indstillinger i rullemenuen.

3. Klik på Mine advarsler.

4. Klik på Tilføj alarmer.

5. Vælg den liste eller det bibliotek, du vil være opmærksom på.

   Du kan kun vælge en ad gangen.

6. Indtast dine indstillinger for alarmen.

   Valgmulighederne inkluderer frekvens, hvem skal sende den til, leveringsmetode, hvornår du skal sende besked osv.

7. Klik på OK.

Endnu en anden måde at oprette varsler på er at gå til dit dokumentbibliotek eller liste, gå til bibliotekværktøjer på båndet og klikke på Alert Me. Følg vejledningen.

Du vil blive meddelt via e-mail, at du har oprettet din advarsel.