SharePoint Online indhold og indholdstyper - dummies

En af de mange flotte funktioner SharePoint Online tilbyder, er det muligt for brugerne ikke blot at uploade dokumenter, men også at oprette et nyt Word-dokument lige fra dokumentet bibliotek ved at klikke på Dokumenter fra biblioteksværktøjerne på båndet og derefter klikke på Ny. Denne handling åbner et nyt blankt dokument i Microsoft Word, som vil blive gemt online, efter du har givet det et filnavn.

Hvad de fleste nye SharePoint-brugere ikke ved, er at du faktisk kan "uploade" et link til et dokument i et andet bibliotek eller oprette nye Microsoft Office-dokumenter ud over Word. I tilfælde af førstnævnte eliminerer dette dublette dokumenter, der kan blive et mareridt at synkronisere. For sidstnævnte strømlines strømlinien oprettelsen af ​​formularbaserede dokumenter.

Overførsel af et link i stedet for en fil er muliggjort af SharePoint-indhold og indholdstyper. Tænk på indhold som det Word-dokument, du uploadede, eller den nye fil, du oprettede fra dokumentbiblioteket. Den måde, du definerede indstillingerne for dine dokumenter på, er indholdstypen.

Gem en version af et dokument på flere SharePoint Online-websteder

Du administrerer to separate SharePoint-websteder, og du har et dokument, du vil dele mellem de to websteder. Hvis du opretter to dokumenter for at uploade et til hvert websted, skal du opdatere to dokumenter, når noget ændres. For at undgå det ekstra arbejde kan du uploade et dokument på et websted og "uploade" et link til dokumentet på det andet websted. Det gør du ved at følge disse trin:

1. I dokumentbiblioteket, hvor du vil føje linket, skal du klikke på fanen Bibliotek i menuen Bibliotekværktøjer på båndet.

2. Klik på bibliotekets indstillinger på båndet.

3. Klik på Avancerede indstillinger under Generelle indstillinger.

4. Under Tillad styring af indholdstyper, vælg Ja. Rul ned og klik på OK.

5. Under indholdstyper ser du, at dokumentet allerede er angivet som standard indholdstype.

6. Klik på linket Tilføj fra eksisterende indholdstypesider under dokumentindholdstypen.

7. På siden Tilføj indholdstyper skal du vælge Link til et dokument under feltet Tilgængelige webstedsindhold:.

8. Klik på Tilføj-knappen i midten for at tilføje den valgte indholdstype i feltet Indholdstyper, der skal tilføjes: til højre.

9. Klik på OK.

   Du bliver taget tilbage til siden Document Library Settings.

Nu hvor du har tilføjet Links som en indholdstype, lad os se den i aktion. Afslut fra bibliotekets indstillingsvisning og gå tilbage til dit dokumentbibliotek. Det gør du ved at følge disse trin:

1. Klik på fanen Dokument i menuen Biblioteksværktøjer på båndet.

2. Klik på ikonet Ny dokument for at få vist de tilgængelige indholdstyper. Vælg Link til et dokument.

3. Indtast dokumentnavnet og URL'en i det nye link til et dokumentvindue.

4. Klik på OK.

   Du bliver taget tilbage til dit dokumentbibliotek.

Viola! Nu kan du se linket opført som om det var et rigtigt dokument i biblioteket. Når du opdaterer den oprindelige fil, åbner linket altid den nyeste version af filen den er knyttet til.

Tilføj en Excel-skabelon i indholdstypen SharePoint Online

Du vil gerne kunne oprette ikke kun Word-dokumenter fra dit bibliotek, men også Excel-filer. Den Excel-fil, du vil bruge, når du opretter nye Excel-filer, er en formularskabelon for en faktura, du har oprettet. For at opnå dette skal du først tilføje din faktura skabelon som en ny indholdstype i webstedets samling.

Det andet trin er at tilføje denne nye indholdstype til dit dokumentbibliotek efter trin 1 til 9 i det foregående afsnit, men at erstatte Link til et dokument med den nye Excel-formularskabelon.

Følg disse trin for at tilføje din faktura skabelon som en ny indholdstype i webstedets indsamling:

1. På webstedet for forældre går du til Site Actions → Site Settings.

2. Klik på Websteds indholdstyper under Gallerier, og klik på Opret.

3. Giv det et navn (Faktura Skabelon), indtast en beskrivelse, hvis det er nødvendigt, og vælg Dokumentindholdstype under Vælg overordnede indholdstype fra.

4. Vælg dokument under Parent Content Type og vælg fra en af ​​de eksisterende grupper eller opret en ny gruppe til din nye indholdstype, og klik derefter på OK.

5. Klik på Avanceret under Indstillinger, vælg Upload en ny dokumentskabelon, søg efter din skabelon, og klik derefter på OK.

Din nye skabelon vises nu som en mulighed, når du opretter nye dokumenter i dit dokumentbibliotek.