Versioning Indstillinger i SharePoint 2010 - dummies

Versionsindstillingerne i SharePoint 2010 indeholder formentlig nogle af de mest efterspurgte indstillinger i ethvert bibliotek eller en liste. Versionsindstillinger dækker de fleste af valgene til dokumentstyring eller indholdshåndtering. Så dit nye dokument / content management mantra er godkendelse, versioning, og check ud. Standardindstillingerne for godkendelse, versioner eller checkout er ikke tændt på et holdwebsted.

Hvis du vil have disse muligheder aktiveret, når dine websteder er konfigureret, skal du overveje at bruge et forlagssted i stedet.

Før du vælger disse muligheder, skal du sørge for at kende virksomhedens forretningsprocesser. Hvis dokumenterne er grundigt godkendt og godkendt uden for SharePoint-processen, kan du muligvis ikke have eller have brug for godkendelsesindstillinger eller Check Out enforced. Hvis dine dokumenter er billeder, kan du eller måske ikke anvende versioning, hvis versionerne ikke betyder noget for dig, og du behøver ikke at vende tilbage til en ældre version.

Overvej at bruge flere dokumentbiblioteker og anvende forskellige indstillinger baseret på behov. Hvis du f.eks. Har 100 dokumenter i et bibliotek og kun har brug for version og godkendelse på 5 af disse dokumenter, kan de måske placeres i et bibliotek med ekstra konfiguration.

Versioning kan være en af ​​de mest misforståede funktioner i SharePoint-dokumentstyring. Versioning er en nyttig beskyttelsesmekanisme, fordi du om nødvendigt kan vende tilbage til en tidligere version af dokumentet.

Versioner i SharePoint er kopier af samme dokument med forskellige intervaller under redigering. Hvis du har brug for brugere til at se forskellige versioner af et dokument, måske for at vælge mellem de to, skal du medtage en betegnelse i navnet (f.eks. v1. 0 i det tidligere eksempel) eller en ekstra metadata kolonne.

Følg disse trin for at anvende eller ændre Versioning-indstillinger:

1. Klik på linket Versioning Settings på siden Bibliotek / Listeindstillinger.

   Sektionerne på siden Versionsindstillinger indeholder indholds godkendelse, dokumentversionshistorik, udkast til varesikkerhed og krav om udtjekning (kun biblioteker).

2. Vælg, om du vil kræve godkendelse af genstande i afsnittet Indholdsgodkendelse, ved at vælge knappen Ja eller Nej.

   Hvis du har valgt Ja som svar på "Kræv indholdsgodkendelse for indsendte emner", kan personer med godkendelsesattesterne altid se udkastsposter.

   Elementer, der ikke er godkendt endnu, er ikke synlige for webstedets medlemmer eller besøgende.Du kan angive, hvem du vil se udkast i afsnittet Udkast til produktsikkerhed.

3. I afsnittet Dokumentversionshistorik skal du vælge en radioknap for at angive, om du vil bruge No Versioning, Opret større versioner, Opret større og mindre versioner (Udkast) og (valgfrit) angive antallet af versioner, der skal holdes ved at vælge det passende afkrydsningsfelt og indtaste et nummer.

   Standardværdien for en liste / bibliotek er Ingen Versioning. Du kan vælge Større versioner (1. 0, 2. 0. 3. 0 osv.) Eller Major og mindre versioner (1. 0, 1. 2. 1. 3, 2. 0 osv.). Hvis du vælger en af ​​de to sidste indstillinger, kan du angive en grænse for antallet af versioner af hver type ved at indtaste et tal på op til 10.000.

4. Vælg hvem der kan se udkastsposter ved at vælge en Udkast til artikelsikkerhedsknappen i Udkast til punktsikkerhedsafsnit.

   Dette afsnit er deaktiveret, medmindre du tillader mindre (udkast) versioner af dine dokumenter eller lister. Her er de tre muligheder for hvem der kan se udkastsposter - Enhver bruger, der kan læse genstande, kun brugere, der kan redigere elementer eller kun brugere, der kan godkende (og forfatteren).

5. Bestem om, hvorvidt der kræves check ud for brugere, der redigerer dokumenter ved at vælge ja eller nej-knappen.

   Selvom det undertiden kan være en besvær, er det en anden god sikkerhedsmekanisme, der sikrer, at de andre brugere ikke kan se et dokument i midten af ​​modifikationen, eller at flere brugere redigerer samtidig (sidst gemme sejre).

   Overvej at tilføje kolonnen Tjek ud til dine synspunkter, så brugerne hurtigt kan se, hvem der har tjekket et emne.

6. Klik på OK eller Annuller.

   Hvis du klikker på OK, anvendes dine Versioning-indstillinger. Gå prøve dem ud!