A workflow er en automatiseret version af en forretningsproces; det var (og stadig er) en af de store buzzes omkring SharePoint 2010. Du kan knytte SharePoint-arbejdsgange med elementer og dokumenter, så SharePoint sender meddelelser eller beder brugerne om at udfylde formularer, når visse betingelser i processen er SAND eller når varen eller dokumentet når et bestemt trin i processen.
I det mindste skal dit holdsite have tre-state-arbejdsgennemstrømmen, , som giver dig mulighed for at udløse handlinger, når tilstanden for en genstand ændres. Den mest oplagte anvendelse af tre-state workflow er med en Issue Tracking liste. Problemer har automatisk tre stater - Aktiv, Løst og Lukket.
Du kan f.eks. Bruge en tre-state-arbejdsgang til at tildele en opgave i SharePoint til en valgt bruger, når status for problemet ændres fra Aktiv til Løst.
Hvis din virksomhed har givet dig en højere licens, kan du også bruge forskellige godkendelsesprocesser, der er beregnet til at styre dokumentgodkendelse.
SharePoint Designer 2010 indeholder en kraftfuld workflow designer, som du kan bruge til at oprette brugerdefinerede workflows. Tjek workflow designeren, hvis der er noget fjernautomatiseret du vil gøre omkring lister eller dokumenter i et bibliotek. I modsætning til tidligere versioner af SharePoint Designer er de brugerdefinerede arbejdsgange, du opretter i SharePoint Designer 2010, genbrugelige på hele dit websted.
Følg disse trin for at konfigurere dit bibliotek eller listen for at bruge en workflow:
-
Klik på linket Workflow Settings under Tilladelser og administration.
Du kan også få adgang til denne kommando ved hjælp af fanen List eller bibliotek på båndet.
Hvis der ikke er tildelt nogen arbejdsgange til denne liste, kan du se Tilføj et Workflow-formular. Denne formular har fem sektioner: Workflow, Name, Task List, History List og Start Options.
Hvis der allerede findes andre arbejdsgange for dette bibliotek / liste, kan du på siden Indstillinger for arbejdsgange se / ændre indstillinger for eksisterende arbejdsgange, tilføje en arbejdsgang, fjerne en arbejdsgang og se arbejdsgennemføringsrapporter.
-
Klik på linket Tilføj et arbejdsproces i et bibliotek for at tilføje en ny arbejdsgang til dit bibliotek.
-
Vælg en workflow skabelon.
Afhængigt af, hvilken licens dit firma har givet dig til SharePoint, bestemmer du, hvor mange skabeloner du har til rådighed. Du ser en kort beskrivelse af hver, når du fremhæver denne valgmulighed:
-
Disposition a pproval: Håndterer dokumentets udløb og tilbageholdelse ved at tillade deltagerne at beslutte, om de udløbne dokumenter skal opbevares eller slettes.
-
Tre -s tate: Brug denne workflow til at spore elementer i en liste.
-
Saml s ignoreringer: Samler digitale signaturer, der kræves til dit Microsoft Office-dokument.
-
Godkendelse: Ruter et dokument til godkendelse. Godkendelser kan godkende eller afvise dokumentet, omplacere godkendelsesopgaven eller anmode om ændringer af dokumentet.
-
Saml f eedback: Ruter et dokument til gennemgang. Reviewers kan give feedback, som er udarbejdet og sendt til dokumentejeren, når workflowen er afsluttet.
-
-
Skriv et unikt navn til arbejdsprocessen i tekstfeltet Navn.
Når du navngiver din arbejdsgang, skal du være forsigtig med ikke at nævne noget, der ligner skabeloner (som f.eks. indsamlingsnavne ) for at undgå forvirring mellem din arbejdsgang og en skabelon.
Du kan oprette så mange arbejdsgange som du vil have til en liste eller et bibliotek. For eksempel, siger du har to slags godkendelsesprocesser - en forkortet proces og en længere proces. Bare trin gennem Tilføj en Workflow-proces to gange, og vælg forskellige konfigurationsmuligheder for at opfylde dine behov.
-
Vælg en opgaveliste, der skal bruges af arbejdsgangen ved at vælge en Vælg en opgaveliste.
Du kan vælge en eksisterende opgaveliste eller få systemet til at oprette en ny ved at vælge Ny opgave liste.
-
Vælg en historikliste for arbejdsgangen fra Vælg en historikliste.
Du kan vælge en eksisterende historieliste eller anmode om at oprette en ny historieliste.
-
Vælg dine startindstillinger ved at aktivere en eller flere afkrydsningsfelter.
Afhængigt af hvilken workflow-skabelon du har valgt, kan kun visse Start-indstillinger være aktiveret. Generelt er det en god idé at lade workflow'en startes manuelt, selvom du også kan få workflow'en til at starte automatisk, når et element oprettes eller ændres.
-
Klik på knappen Næste.
Du er ikke færdig endnu! En ny side med muligheder vises.
Afhængigt af hvilken type arbejdsproces du vælger, har du forskellige muligheder at vælge, herunder hvem arbejdsprocessen går til, om handlingerne sker i seriel eller parallel, hvad deadline er for handlingene, og hvad sker der med arbejdsgangen, hvis nogen afviser dokumentet, eller elementet ændres.
Der er foretaget flere forbedringer i 2010-arbejdsgange, herunder at have mere end en type fase tilgængelig (parallel, seriel).
-
Klik på OK eller Annuller.
Hvis du klikker på OK, anvendes dine indstillinger.
