Tilføjer nye kontakter i lov! 2005 - dummies

På det enkleste niveau er hovedformålet med ACT! er at tjene som et sted at gemme alle de kontakter, du interagerer med dagligt. Du kan tilføje og redigere alle dine kontaktpersoner fra vinduet Kontaktdetaljer, fordi det indeholder alle de oplysninger, der vedrører en bestemt post, og giver dig mulighed for at se alle dine kontaktfelter.

Du har sandsynligvis mange kontakter, som du dør for at komme ind i din database, så spring lige ind og følg disse trin:

1. Hvis du ikke allerede er i vinduet Kontaktdetaljer, skal du gå derhen ved at klikke på ikonet Kontakter på ACT! Nav bar.

2. I vinduet Kontaktdetaljer skal du vælge fra en af ​​tre måder at tilføje en ny kontakt til din database:

   • Vælg Kontakt → Ny kontakt.

   • Klik på ikonet Ny kontakt på værktøjslinjen.

   • Tryk på Insert-tasten på tastaturet.

   At starte nogen af ​​de foregående kommandoer resulterer i et tomt kontaktrekord. Du er nu klar til at indtaste den nye kontakt information.

3. Begynd at indtaste oplysninger ved at klikke i feltet Firma og indtaste kontaktens firmanavn.

   ACT! skelner ikke mellem faktiske kontakter og blanke kontakter. Hvis du ikke indtaster oplysninger eller gentagne gange trykker på Insert-tasten, opnås der talrige blanke kontaktposter, som ikke er til nytte og kun tjener til at tilstoppe databasen. Så selvom du er fri til at forlade nogen af ​​ACT! felter blankt, du skal indtaste noget, så begynde med firmaets navn.

   Du kan altid gå tilbage til en post senere og tilføje, ændre eller slette oplysninger i et hvilket som helst felt.

4. Klik i det næste felt, hvor du vil indtaste oplysninger og begynde at skrive.

   Du kan også bruge Tab-tasten til at gå videre til det næste felt. Hvis du ved et uheld trykker på Tab-tasten en gang for ofte, kan du opleve, at du avancerede et for mange felter og endte i det forkerte felt. Men vær ikke bange: Tryk og hold Skift-tasten nede, og tryk derefter på Tab for at flytte markøren i omvendt retning.

5. Fortsæt med at udfylde felter.

   ACT! leveres med ca. 50 forprogrammerede felter, der afspejler de fleste brugeres behov. Mange af felterne er ret selvforklarende (og afspejler den type information, du sandsynligvis forventer at finde i enhver adressebog): Kontakt navn, firma navn, telefon, by, stat og postnummer. Disse er bekvemt placeret i øverste halvdel af vinduet Kontaktdetaljer. Et par af markerne er lidt mindre indlysende:

   • Adresse: Hvis du antager at de tre felter ACT! sørger for adressen er beregnet til at gemme tre alternative adresser, du tager fejl!Det andet og tredje adressefelt er beregnet til rigtig lange adresser. Dette felt er et godt sted at inkludere et bygningsnavn, hvis det er en integreret del af adressen.

   • 5160-stiletiketter, der almindeligvis anvendes til masseforsendelse, skriver i almindelighed fire linjer med information: firma, kontakt, gadenavn og by / stat / postnummer (alle på fjerde linje). Hvis du skal bruge det andet og tredje adressefelt, skal du have større etiketter.

   • ID / Status: Feltet ID / Status er i det væsentlige kategorifeltet, og det arkiverer hver af dine kontakter i kategorier. Ved at bruge feltet ID / Status skal du ikke manuelt oprette en række databaser: en til dine venner, en til dine kunder, en til dine leverandører, og så videre. Feltet ID / Status kommer forudindstillet med et par dusin af de mest anvendte kategorier, herunder venner, kunder, leverandører og konkurrenter, hvilket gør søgning efter hver af disse kategorier i en flash let.

   • Hilsen: Dette felt henviser til navnet, der kommer efter ordet Kære i et brev, som bruges i dine brevskabeloner. Som standard ACT!, er den venlige type, bruger fornavnet. Du er velkommen til at ændre hilsen til en mere formel.

   • Hvis du foretrækker at bruge den mere formelle hilsen som standardindstilling, skal du vælge Værktøjer → Indstillinger og klikke på knappen Hilsen præferencer, der er bekvemt placeret på fanen Generelt.

   • Henvist af: Dette felt er en af ​​de mest oversete i databasen. Oplysninger, der er angivet i dette felt, bruges i rapporten Kilde for henvisninger; manglende indtastning henvist ved information gør rapporten uanvendelig. Så hvad er den store deal? Antag at du betaler for reklame i to aviser - ville ikke vide, hvilken tiltrukket de mest udsigter være rart? Hvis du deltager i messer eller lægger meget tid på din hjemmeside, vil du ikke gerne vide, om din indsats har resulteret i nogen ny virksomhed? Og hvis en eksisterende kunde sender dig masser af nye kundeemner, ville han ikke ærliggøre ham med en god skinke ved jul i stedet for at den sædvanlige frugtkage var rar?

   • Bruger: Bemærk, at flere brugerfelter er i bunden af ​​vinduet Kontaktdetaljer. Disse felter indeholder oplysninger, der er specifikke for din virksomhed.

   • Lad disse bestemte felter være tomme indtil du omdøber dem. Hvis du ikke gør det, kan du ende med forskellige typer data, der er indtastet i et felt.

     Du kan altid gå tilbage og tilføje, ændre eller slette feltdata til enhver tid!

6. Vær ikke foruroliget når ACT! Formater automatisk nogle af dine feltdata, når du indtaster oplysninger.

7. Tilføj dine data så ensartet som muligt.

8. Tilføj eventuelt flere poster i et felt.

   Det er generelt den bedste praksis at begrænse dig til ét emne pr. Felt. Fra tid til anden finder du en situation, hvor en kontakt falder i to kategorier. For eksempel kan JoAnne Chamar være både en ven og en klient. I denne situation kan du bruge rullelisten til at indtaste mere end et element i et felt.

   Følg disse trin for at vælge flere kriterier, der skal inkluderes i et enkelt felt:

   • a. Placer markøren i feltet.

   • f. Tjek dine ønskede valg.

   • c. Klik på de ønskede poster i dialogboksen Rediger listeværdier.

   • d. Klik på et sted uden for dialogboksen for at lukke det.

     De forskellige poster vises i feltet, adskilt af et komma.

9. Når du udfylder oplysningerne for hver ny kontakt, skal du ikke glemme at klikke på de forskellige faner nederst i dit layout.

   Du finder flere felter lurer på disse faner. Fanen Hjemmeside er det sted, du optager personlige oplysninger om en kontaktperson. Du kan muligvis have et par andre faner, som du også kan vælge imellem.

   Forskellige layouter viser forskellige faner. Hvis du ændrer dit nuværende layout, ser du sandsynligvis på et andet sæt faner.

   Hvis du glemmer at klikke på disse faner nederst i vinduet Kontaktdetaljer, kan du bare overse nogle af de felter, du skal udfylde vigtige oplysninger. Så vær sikker på at klikke på disse faner!

10. Gem de nye kontaktoplysninger.

    Teoretisk behøver du ikke gemme nye kontaktoplysninger; den gemmes, hvis du gør et af følgende:

    • Udfør enhver anden ACT! kommando, som indeholder alt fra at tilføje en note eller salgsmulighed til at planlægge en aftale.

    • Flyt videre til en anden post i databasen.

    • Klik på knappen Gem (repræsenteret af den lille diskettikon på værktøjslinjen).

    • Tryk på Ctrl + S.