Find de mange måder at se dine meddelelser på i Outlook 2000 - dummies

Du kan se dine meddelelser på mindst ti måder, begyndende med det sæt, der følger med Microsoft Outlook. Du kan ændre hver visning ved at sortere på en hvilken som helst kolonne med oplysninger i enhver visning ved at klikke på titlen på den kolonne.

For at ændre din visning af dine beskeder i Outlook, skal du vælge Vis-> Nuværende visning og derefter vælge en af ​​følgende visninger fra menuen:

• Beskeder. Dette er det dårlige billede af din Indbakke - Fra, Til, Emne - Bare det grundlæggende. Meddelelser, som du ikke har læst endnu, er angivet med fed skrifttype; de andre er angivet i almindelig type.

• Beskeder med AutoPreview. Når du ikke har tid til at læse alle de beskeder, du får, er et eksempel nyttigt. De første par linjer kan give dig et tip om, hvilke meddelelser du vil læse. AutoPreview viser dig disse første linjer.
Normalt ser du kun forhåndsvisninger af meddelelser, som du ikke har læst endnu. Du ser kun titlerne på meddelelser, du har læst. Faktisk forudsætter Outlook, at du har læst enhver besked, du har åbnet. Du kan også markere en besked læst eller ulæst ved at højreklikke på den og vælge Marker som Læs eller Marker som ulæst.

• Ved Opfølgningsflag. Du kan markere indgående meddelelser for at hjælpe dig med at holde styr på, hvad du skal gøre som svar på hver besked. Flagget visning grupperer dine meddelelser, afhængigt af om flag er angivet på meddelelserne, og lister over, hvilke typer flag der er angivet, og hvornår de skal betales.
Nogle eksperter siger, at den mest effektive måde at håndtere alle dine indgående meddelelser på er at filme dem efter hvad du har brug for at gøre med dem og derefter handle efter dem i henhold til hver beskeds prioritet og timing. Meddelelsesflag er en praktisk måde at få et håndtag på, hvad du har at gøre med de beskeder, du får. Ved opfølgning Flag-oversigt organiserer automatisk dine meddelelser i henhold til den handling, de efterspørger, hvilket gør dig øjeblikkeligt effektiv, ikke?

• Sidste syv dage. Når du bliver bedt om at reagere hurtigt på en besked, du modtog for nogle dage siden, er det ikke altid nemt at finde meddelelsen, der fortalte dig, hvad du skal gøre, især hvis du får masser af e-mail. Sidste syv dages visning viser kun de meddelelser, du har fået i løbet af den sidste uge. At finde et emne på en kort liste er nemmere end i lang tid.
Listen over sidste syv dage begrænser dit syn på meddelelser, der kommer i en syv-dages periode. Det sorterer ikke meddelelser efter hvad der er i dem, eller som sendte dem. Du kan sortere dine meddelelser efter afsenderens navn eller emnet for beskeden ved at klikke på titlerne øverst i kolonnerne i visningen.
• Markeret til næste syv dage. Hvis du markerer meddelelser, der er virkelig vigtige, vil de meddelelser, du har markeret for at få din opmærksomhed i de kommende dage, sandsynligvis kræve din opmærksomhed først. For et hurtigt kig på de hotteste af de varme genstande, brug Flagget til Næste syv dages visning.
Som markeret visning, markeret til næste syv dage, ses nedskæringer til de væsentligste: hvem sendte beskeden, hvad emnet for beskeden er, og når der sker handling på meddelelsen, der er markeret.
• Ved samtalemne. Du skal altid indeholde en emnelinje, der er let at forstå, så den person, der får din besked ved første øjekast kender emnet i din besked og hvad man skal gøre ved det. Med held har andre mennesker det samme for dig. Derefter kan du virkelig få nogle kilometertal fra dine meddelelser ved at sortere dem i Visning af samtalemne.
• Afsender. Når chefen ringer op og spørger: "Fik du e-mail-beskeden om bonusser, som jeg sendte dig for tre uger siden? "Du vil sandsynligvis ikke bruge en masse tidssortering gennem alles andres meddelelser fra de seneste tre uger. Den hurtigste måde at besvare chefens spørgsmål omgående på er at skifte til Afsendervisning.
Du kan øjeblikkeligt finde chefens navn i Afsendervisning. Dobbeltklik på meddelelsen med overskriften Bonusser. Så kan du fortælle chefen, "det gjorde jeg bestemt; det er lige her foran mig. "Du kan svare så hurtigt, at chefen vil være glad for at give dig den bonus.
• Ulæste meddelelser. Du behøver ikke at læse alle meddelelser, der kommer over skærmen, men Murphys lov siger, at de vigtigste oplysninger vil være i en besked, som du ikke har læst endnu. Visningen Ulæste meddelelser giver dig et hurtigt kig på de ting, du ikke har taget et kig på endnu.
Forlad ikke din indbakke i meddelelsen Ulæste meddelelser hele tiden, fordi meddelelser ser ud til at forsvinde, når du er færdig med at læse dem. Det er nemmere at bruge Beskeder se det meste af tiden og skifte til Ulæste meddelelser se nu og da som en strategi for at finde ting.
• Sendt til. Det kan måske være fjollet at se på din Indbakke sorteret efter navnet på den person, hver meddelelse sendes til. Det er trods alt din indbakke; alt skal sendes til dig, eller det ville ikke være her, ikke?
Du har to grunde til at bruge sendt til at se. Nogle meddelelser, der kommer til dig, er adresseret til alle hos din virksomhed, for eksempel, så det er godt at vide, at visse meddelelser ikke skal tages personligt. Den anden grund er, at det samme sæt synspunkter er tilgængeligt i mappen Indbakke og mappe Sendte poster. Mappen Sendt emner er, hvor Outlook gemmer kopier af meddelelser, som du har sendt til andre. At vide, hvad du sendte til, hvem der kan komme meget praktisk i.Sendt til visning er kun sorteret, ikke grupperet, hvilket betyder, at meddelelserne vises i rækkefølge af navnene på de personer, der sendte dem. En grupperet visning vil som overskrift for en gruppe vise navnet på hver person, der har sendt dig din mail. Hvis du klikker på kolonnen Emne, mister du fordelene ved at have listen sorteret efter afsender.Hvis din Send til liste synes at være sorteret forkert, skal du blot klikke på ordet To øverst i kolonnen Til.
• Meddelelsestidslinje. Beskeden Timeline view er en af ​​de mest interessante visninger i Outlook; det tegner dig en graf over alle dine meddelelser i henhold til, hvornår de ankom. Meddelelse Tidslinjevisning er designet til at hjælpe dig med at finde meddelelser, når du kan huske, hvornår de ankom, men ikke hvorfor de ankom eller hvem sendte dem.
De små ikoner, der repræsenterer meddelelserne, er faktisk genveje til de meddelelser, de repræsenterer. Du kan åbne en besked ved at dobbeltklikke på ikonet for den pågældende besked. Du kan også højreklikke på beskedikonet for at svare på en besked, slette en besked eller flytte en besked til en anden mappe.