Tilføjer et nyt navn til Outlook Contacts Folder - dummies

En Outlook Contacts-mappe er kun lige så god og grundig som oplysningerne om kontakter, du lægger i det. Hvis du vil placere nogen på listen Kontaktpersoner, skal du åbne mappen Kontakter og starte med at gøre et af følgende:

• Klik på knappen Ny.
• Tryk på Ctrl + N (i vinduet Kontakter mappe) eller Ctrl + Skift + C.
• Vælg Filer -> Ny -> Kontakt.

Du kan se Kontaktformularen. På denne formular kan du finde steder for at komme ind på alt, hvad du nogensinde skulle have brug for at vide om en person (bortset fra hans eller hendes kærlighedsliv og hemmelige vices). Indtast alle de oplysninger, du plejer at optage, og hold disse regler om vejen i tankerne, når du følger:

• Fuld navne, adresser og så videre: Selv om du måske bliver fristet til blot at indtaste adresser, telefonnumre, navne osv. I tekstfelterne, må du ikke gøre det! Klik på knappen Fuldt navn på fanen Generelt, for eksempel for at indtaste et navn. Klik på knappen Business eller Home for at indtaste en adresse i dialogboksen Kontroller adresse. Ved at klikke på knapperne og indtaste data i dialogbokse, tillader du Outlook at adskille komponentdelene af navne, adresser og telefonnumre. Som sådan kan Outlook bruge navne og adresser som kilde til masseforsendelser og massemail.

Når du indtaster oplysninger om et firma, ikke en person, skal du forlade feltet Fuldt navn tomt og indtaste firmaets navn i feltet Firma.
• Oplysninger, der er vigtige for dig: Hvis formularen ikke ser ud til at indtaste en bestemt slags information, skal du prøve at klikke på en trekantsknap og vælge en ny informationskategori fra pop op-menuen. Klik på knappen Triangel ved siden af ​​Business-knappen, og vælg Hjem, for eksempel, hvis du vil indtaste en hjemmeadresse i stedet for en virksomhedsadresse.

• Fil som: Åbn rullemenuen Filer, og vælg en mulighed for at indsende kontakten i mappen Kontakter. Outlook kan filkontakter alfabetisk efter efternavn, fornavn, firmanavn eller kombinationer af de tre. Vælg den mulighed, der bedst beskriver, hvordan du forventer at finde kontakten i mappen Kontakter.
• Postadresser: Hvis du har mere end en adresse til en kontakt, skal du vise den adresse, som du vil sende mail til, og markere afkrydsningsfeltet Dette er postadressen. På denne måde, i en masseforsendelse, får du breve sendt til de rigtige adresser.
• E-mail-adresser: Du kan indtaste tre e-mailadresser for hver kontaktperson. (Klik på trekanten og vælg E-mail 2 eller E-mail 3 for at indtaste en anden eller tredje adresse.)
I Outlook viser du, hvad Til-linjen med e-mail-meddelelser vil se ud, når du sender e-mail til en kontaktperson. Som standard viser Til: -linjen kontaktens navn efterfulgt af hans eller hendes email-adresse inden for parentes. Du kan dog indtaste det, du vil have i tekstboksen Vis som, og hvis du indtaster noget andet, kan du skelne mellem e-mailadresser, indtaste noget andet. For eksempel skal du indtaste Lydia - Personlig , så du kan se, hvornår du sender e-mail til Lydias personlige adresse, i modsætning til hendes forretningsadresse.
• Billeder: Hvis du vil sætte et digitalt billede på en kontaktformular, skal du klikke på knappen Tilføj kontaktfoto og i dialogboksen Tilføj kontaktbillede vælge et billede og klikke på OK.

Sørg for at skrive et par ord på fanen Generelt for at beskrive hvordan og hvor du mødte kontakten. Når tiden kommer til at udrydde kontakter i mappen Kontakter, kan læsning af beskrivelserne hjælpe dig med at afgøre, hvem der bliver slukket og hvem der ikke gør det.

Når du er færdig med at indtaste oplysninger, skal du klikke på knappen Gem og Luk. Hvis du har travlt med at indtaste kontaktoplysninger, skal du klikke på knappen Gem og Ny. Hvis du klikker på denne knap, åbnes en tom formular, så du kan optage oplysninger om en anden kontaktperson.