Video: Sådan åbnes arkiv filer i Outlook 2007 2024
I nogle tilfælde udsætter Outlook e-mail-meddelelser, opgaver og aftaler ældre end seks måneder i arkivmappen - en særlig mappe til ting, som Outlook mener er forældede eller ikke værd at holde. Outlook kalder afsendelse af disse elementer til arkivmappen autoarkivering. Elementer, som Outlook-arkiver ikke er tabt for altid, dog. Du kan besøge dem ved at åbne arkivmappen og dens undermapper på mappelisten. Outlook skaber automatisk arkivmappen og dens undermapper første gang du arkiverer elementer.
Du kan bestemme, hvordan og hvornår Outlook arkiverer elementer. For at arkivere elementer etablerer du et standard sæt arkiveringsregler, der gælder for alle mapper, og hvis en mappe har brug for individuel opmærksomhed (hvilket betyder, at du ikke vil have det underlagt standard arkiveringsregler), kan du oprette særlige regler for det folder. Hver mappe kan have sit eget sæt arkiveringsregler eller være underlagt standardreglerne.
For at fortælle Outlook, hvordan du arkiverer gamle ting, start med at vise en AutoArchive-dialogboks:
- Oprettelse af standardarkiveringsregler: Vælg Værktøjer -> Indstillinger og i dialogboksen Indstillinger, vælg fanen Andre. Klik på knappen AutoArchive.
- Oprettelse af regler for en bestemt mappe: Højreklik på mappen, og vælg Egenskaber eller vis mappen, og vælg Filer -> Mappe -> Egenskaber til mappens navn. Derefter skal du vælge fanen AutoArchive i dialogboksen Egenskaber. (Da der ikke er nogen dato knyttet til elementer i mappen Kontakter, kan du ikke automatisk arkivere navne og adresser.)
Forhandle disse indstillinger for at oprette standardarkivregler:
- Kør AutoArchive Hver: Indtast et nummer for at fortælle Outlook, hvor ofte arkiveringselementer skal arkiveres.
- Spørg før arkivkørsler: Hvis du markerer dette afkrydsningsfelt, ser du en meddelelsesboks, inden arkivering begynder, og du kan afvise at arkivere, hvis du vil ved at vælge Nej i meddelelsesboksen.
- Slet udgåede elementer (kun e-mail-mapper): Marker dette afkrydsningsfelt for at slette alle e-mail-meddelelser, når perioden udløber.
- Arkiver eller Slet Gamle Elementer: Fravælg denne indstilling, hvis du ikke vil arkivere elementer.
- Vis arkivmappe i mappeliste: Vælg denne indstilling, hvis du vil beholde mappen Arkiv i mappelisten. Denne mappe indeholder arkiverede elementer.
- Ryd ud genstande Ældre end: Vælg en afbrudt tidsperiode, hvorefter du arkiverer varer.
- Flyt gamle elementer til: Klik på knappen Gennemse og vælg en mappe, hvis du vil gemme arkivfilen på en bestemt placering.
- Permanent Slet Gamle Elementer: Vælg denne indstilling, hvis du vil slette, ikke arkivere gamle emner.
Vælg mellem disse muligheder for at oprette arkiveringsregler for en bestemt mappe:
- Arkiver ikke elementer i denne mappe: Vælg denne indstilling, hvis elementer i mappen ikke er værd at arkivere.
- Arkiver elementer i denne mappe Brug standardindstillingerne: Vælg denne indstilling for at udsætte standard arkiveringsregler for mappen.
- Arkiver denne mappe ved hjælp af disse indstillinger: Vælg denne indstilling for at oprette arkiveringsregler for mappen.
- Ryd ud genstande Ældre end: Vælg en afbrudt tidsperiode, hvorefter du arkiverer emnerne i mappen.
- Flyt gamle elementer til: Klik på knappen Gennemse og vælg en mappe, hvis du vil gemme de arkiverede elementer på et bestemt sted.
- Permanent slette gamle elementer: Vælg denne indstilling, hvis du vil slette, ikke arkivere, elementer i denne mappe.
Periodisk kompakt filen, hvor du gemmer Outlook-data, for at krympe filen og få mere plads på din harddisk. Følg disse trin for at komprimere Outlook-datafilen:
1. Vælg File -> Data File Management.
2. Vælg Personlige mapper i dialogboksen Outlook datafiler.
3. Klik på knappen Indstillinger.
En dialogboksen Personlig mappe vises.
4. Vælg knappen Kompakt nu.
Komprimering af en Outlook-fil kan tage tid, hvis filen er fyldt med data.
