Arrangere dine Outlook 2007-meddelelser - dummies

Ingen får en lille bit af e-mail længere. Hvis du får en besked, får du et ton af dem. Heldigvis tilbyder Outlook 2007 dig en hel masse forskellige måder at arrangere dette messe på meddelelser, så du har en kampkans til at finde ud af, hvad der er vigtigt, og hvad der kan vente.

Når Outlook er oprettet for at vise læsepanelet på højre side af skærmen (vælg Vis -> Læsepane -> Højre), ser du to knapper øverst i listen over meddelelser:

• Arrangeret af knap: Denne venstre knap beskriver det system, Outlook bruger til at organisere dine meddelelser.
• Detaljeret knap: Til højre for knappen Arrangeret af sættes en anden knap med en etiket, der indeholder nogle detaljer om det arrangement, Outlook bruger i øjeblikket. (Hvis dine meddelelser for øjeblikket er arrangeret efter dato, siger knappen til højre enten Nyeste på Top eller Ældste på toppen.)

For at ændre måden, Outlook konfigurerer dine meddelelser på, skal du blot klikke på arrangeret af-knappen for at afsløre en genvejsmenu for alle de ordninger, du kan bruge.

Dette er arrangementerne Outlook tilbyder:

• Dato: Den mest almindelige måde at organisere meddelelser på er efter dato. Når du først konfigurerer Outlook, er det sådan, hvordan dine meddelelser vil blive arrangeret. Klik på knappen til højre for at skifte mellem nyeste meddelelser på øverste og ældste meddelelser øverst.

• Samtale: Dette arrangement grupperer meddelelser af samme emne sammen. Hvis du har udvekslet en række beskeder med en person om et bestemt projekt eller en ide, kan du vælge samtaleparametre for at følge trådens samtaletråd.
• Fra: Som du kan gætte, arrangerer dette arrangement din meddelelsessamling efter den person, fra hvem beskeden blev sendt.
• Til: De fleste meddelelser du modtager adresseres til dig, men ikke altid. Nogle gange modtager du beskeder adresseret til en liste over personer, så dit navn vises ikke på meddelelsen Til linje. Dette arrangement adskiller dine meddelelser alt efter om dit navn er på linjen Til i hver meddelelse.
• Mappe: Når du ser beskeder i en Søg mappe, kan de meddelelser, du ser, faktisk være placeret i en række forskellige mapper. Hvis du vil vide præcis, hvilken mappe der indeholder hver besked, skal du bruge mappearrangementet.
Når du ser din Indbakke, er mappearrangementet ikke tilgængeligt. det er kun for søgemapper.
• Størrelse: Nogle e-mail-meddelelser omfatter fotografier, musik og alle slags tungvægtsfiler, som virkelig kan tæppe op på din virksomheds e-mail-servere.Så når systemadministratoren beder dig om at tynde din indbakke, skal du bruge denne funktion til at identificere og slette de mest overvægtige meddelelser.
• Emne: Dette arrangement klumper sammen meddelelser, der har samme emne.
• Type: Ikke alle ting, der kommer i din indbakke, er en simpel besked; Du kan også modtage mødeinvitationer, opgaveanmodninger og alle andre ting. Når du vil adskille beskederne fra mødeanmodningerne, skift til typearrangementet.
• Vedhæftning: Når du går til din indbakke, kan du muligvis ikke lede efter en besked, du kan være på jagt efter en vedhæftet fil. Arrangering af dine meddelelser ved vedhæftet fil gør det muligt at undersøge de sandsynlige mistænkte først.
• E-mail-konti: Nogle gange vil du vide, hvilken meddelelse der kommer fra, hvilken adresse eller hvilke meddelelser du sendte til en bestemt adresse. Med dette arrangement viser Outlook kun dine meddelelser fra de konti, der interesserer dig.
Hvis du kun vil se beskederne sendt til en enkelt adresse, skal du vælge arrangementet E-mail-konti og derefter klikke på minustegnet (-) ved siden af ​​navnene på konti, du ikke vil se.
• Betydning: Når du skal se de beskrevne meddelelser først og fremmest, skal du bruge dette arrangement.
• Kategorier: Du kan tildele kategorier til enhver besked, du sender, og nogle gange kan andre mennesker tildele kategorier til de meddelelser, de sender til dig. For at se, hvilken meddelelse der falder ind i hvilken kategori, skal du bruge ordningen Kategorier.
• Tilgængelighed: Indstillingen Tilgængelighed gælder for personer, der bruger en bærbar computer på et virksomhedsnetværk med Microsoft Exchange. Du kan opsætte Exchange for at sende kun emne-, dato- og afsendernavn for hver e-mail-meddelelse, ikke hoveddelen af ​​meddelelsen. Indtil du faktisk klikker på meddelelsen for at læse den, forbliver resten af ​​meddelelsen tilbage på hovedcomputeren på hjemmekontoret. De meddelelser, du kan få adgang til i deres helhed, betragtes som tilgængelige.