E-mail-besked i Outlook - dummies

Elektronisk post er på mange måder bedre end almindelig papirpost (også kendt for Email aficionados som snail mail ). E-mail bliver leveret meget hurtigere end papirpost - næsten øjeblikkeligt. (Hurtig levering er virkelig praktisk til sidste minut fødselsdag hilsner, hvis du er tilbøjelig til at savne en vigtig dato nu og da.) Email er også utrolig billigt; faktisk er det gratis det meste af tiden.

Den hurtige og beskidte måde at oprette en besked på

Oprettelse af en ny besked er sindssyg let. Du kan sikkert finde ud af det uden hjælp, men her er et tip: Start Outlook, klik på knappen Ny, indtast en adresse i feltet Til, et emne i feltet Emne, en besked i meddelelsesboksen og klik på Send. (Nailed den ene, ikke du? Var det nemt eller hvad?)

Den langsomme, komplette måde at oprette en besked på

Du foretrækker måske en mere detaljeret tilgang til oprettelse af en e-mail-besked. Hvis du har en yen til fancy Email - især hvis du vil udnytte hver klokke og fløjte, kan Outlook tilføje til din besked - følg disse trin:

1. Klik på knappen Mail i navigationsruden (eller tryk på Ctrl + 1).

E-mail-indbakken vises.

2. Vælg Fil-> Ny-> Mailbesked (eller tryk på Ctrl + N).

Den nye besked form vises.

3. Klik på tekstfeltet Til og indtast e-mail-adressen til den person, du sender din besked til.

Du kan også klikke på knappen Til, find navnet på den person, du sender beskeden i adressebogen til, og klik derefter på OK.

4. Klik på cc-tekstboksen og skriv e-mailadresserne til de personer, som du vil sende en kopi af din besked til.

Hvis du sender beskeder til flere personer, skal du adskille deres adresser; Du kan bruge enten komma eller semikolon.

5. Indtast emnet for meddelelsen i feltet Emne.

Dit emne kan være ret lang, men hold det kort. En snakket relevant emnelinje gør, at nogen vil læse din besked; en lang eller underlig emnelinje gør det ikke. (Nå ved du aldrig med en underlig emnelinje - men send ikke underligt Email på kontoret, medmindre alle gør det.)

6. Indtast teksten til din besked i tekstboksen.

Hvis du bruger Microsoft Word som tekstbehandler, kan du også konfigurere Outlook til at bruge Word som din Email editor. Du kan inkludere formatering, grafik, tabeller og alle de tilgængelige tricks i Word for at gøre din Email mere attraktiv.

Når du bruger Word som e-mail-editor, gør du ikke noget andet - du ser bare Word-værktøjslinjerne i formularen Outlook Email, når du opretter Email.Du kan bruge alle de værktøjer, du ser for at tilføje formatering til din e-mail. Hvis du er helt hjemme med Microsoft Word, kan du bare oprette meddelelser i Word og sende dem lige uden at åbne Outlook. Indtast blot en besked i Word ved at vælge Arkiv-> Send til-> Mail modtager, skriv en adresse og et emne, og klik derefter på Send.

Vær forsigtig med, hvordan du formaterer Email for at sende til personer på internettet. Ikke alle e-mail-systemer kan håndtere grafik eller formateret tekst, f.eks. Fed skrift eller kursiv, så mesterværket af korrespondance kunst, som du sender til din klient på internettet, kan komme som gibberish. Hvis du ikke ved hvad den anden person har på sin computer, skal du tænde for grafikken. Når du sender Email til dine kolleger på samme kontor, eller hvis du er sikker på, at den person, du sender til, også har Outlook, skal formatering og grafik se fint ud.

7. Klik på Send-knappen.

Din mail er sendt til udbakken. Hvis du er på et kontornetværk, går din mail automatisk fra din udbakke til indbakken til den person, du sender meddelelsen til. Hvis du bruger en onlinetjeneste som MSN eller CompuServe, skal du trykke på F5 for at sende e-mail-meddelelsen sammen.