Opret signaturer til dine meddelelser - dummies

Mange mennesker vil gerne tilføje en underskrift til slutningen af ​​hver besked, de sender. En signatur er normalt en lille del af teksten, der identificerer dig for alle, der læser din besked og fortæller noget, som du vil have, at alle skal vide. Mange mennesker indbefatter deres navn, deres virksomheds navn, deres virksomheds webadresse, deres motto, et lille salgsslogan eller en del af personlige oplysninger.

Du kan fortælle Outlook automatisk at tilføje en signatur til alle dine udgående meddelelser, men du skal først oprette en signaturfil.

Følg disse trin for at oprette din signaturfil:

1. Vælg fanen Filer på båndet og klik på knappen Indstillinger.

   Dialogboksen Outlook-indstillinger åbnes.

2. Klik på Mail-knappen i navigationsvinduet til venstre.

   Dialogboksen E-mailindstillinger åbnes.

3. I afsnittet Skriv meddelelser skal du klikke på knappen Signaturer.

   Dialogboksen Signaturer og papirvarer åbnes.

4. Klik på knappen Ny.

   Dialogboksen Ny signatur åbnes.

5. Skriv et navn til din nye underskrift.

   Det navn, du skriver, vises i boksen Ny signatur. Du kan navngive en underskrift, hvad du vil.

6. Klik på OK.

   Dialogboksen Ny signatur lukker.

7. Indtast teksten til den underskrift, du vil have, i boksen Rediger signatur og tilføj ønsket formatering.

   Brug knapperne lige over tekstboksen for at ændre skrifttype, størrelse, farve eller andre tekstegenskaber. Hvis du er mere komfortabel med at oprette meget formateret tekst i Microsoft Word, kan du oprette din signatur i Word og derefter kopiere og indsætte det i boksen Rediger signatur.

   Men mange modtager e-mail på mobiltelefoner og andre typer enheder, der ikke ved hvad man skal gøre med udførlig formatering, så du kan være bedst af med en temmelig simpel signatur. Prøv også at være kort. Du vil ikke have din underskrift længere end den besked, den er vedhæftet.

   Hvis du arbejder i et firma, hvor alle bruger lignende firma-godkendte underskrifter, kan du kopiere en underskrift fra en e-mail, du får fra en anden, og ændre de specifikke oplysninger om telefonnummer, adresse og så videre fra deres oplysninger til jeres. Bare åben en indgående besked fra en kollega, løb musen over signaturen for at markere den, tryk Ctrl + C for at kopiere den, og klik derefter i boksen Ny signatur og tryk Ctrl + V for at indsætte den. På det tidspunkt kan du Rediger signaturen som du ønsker.

8. Klik på OK.

   Din nye signatur er nu gemt, og dialogboksen Signaturer og papirvarer lukkes.

9. Klik på knappen OK i dialogboksen Outlook-indstillinger.

   Dialogboksen Outlook-indstillinger lukker.

   Din nye signatur vises nu på hver ny besked, du sender. Hvis du opretter mere end en signatur, kan du skifte til en anden standard signatur ved at følge trin 1 til 3 og derefter vælge den ønskede signatur fra menuen Nye meddelelser i sektionen Vælg standard signatur. Hvis du vil medtage en underskrift i dine svar og fremad, skal du vælge den underskrift, du ønsker, fra menuen Svar / Forward i sektionen Vælg standard signatur.

Hvis du bruger mere end en e-mail-adresse, kan du vælge dine signaturer på et par måder:

• Konfigurer Outlook til at bruge forskellige signaturer på forskellige e-mailadresser: For eksempel, antag at en adresse er for erhvervslivet og en anden er til personlige beskeder. Du kan oprette en forretningsmæssig signatur til den første og en mere afslappet underskrift for sidstnævnte. For at angive, hvilken signatur der går med hvilken adresse, skal du vælge adressen fra rullemenuen E-mail-konto i afsnittet Vælg standard signatur og derefter vælge den underskrift, du vil bruge til den pågældende e-mail-adresse. Gentag dette for hver yderligere e-mail-adresse, som du vil medtage en signatur til.

• Vælg signaturer en ad gangen: Når du er færdig med at skrive en mail til en email, skal du klikke på fanen Indsæt i formularens bånd og derefter klikke på signaturknappen for at se listen over underskrifter, du har oprettet. Ved at klikke på navnet på den underskrift, du vil bruge, vises denne signatur i din besked.