Video: Don’t Buy New Anchor Chain CHEAP! (+ Chain, Windlass, Anchor Chain Locker) Patrick Childress #50 2024
En database med forretningsforbindelser ændres altid, men Outlook 2003 kan hjælpe med at opretholde ordren. Uanset om det er kunder eller leverandører, folk kommer og går, telefonnumre ændres, folk bliver fremmet, og så videre. At holde kontaktlisten opdateret er en udfordring, der intensiverer, når du tager hensyn til placeringen. Ofte er listen opdelt mellem faktureringssystemet, indkøbsafdelingen og hver enkelt sælgeres forskellige arkiver (Rolodex, Pocket PC-computere og endog visitkortet glemt i den øverste skuffe). Uden en opdateret database kan du ikke kommunikere godt med dine kunder.
Her er et par mulige løsninger på dette problem:
- Brug din kontaktliste som din kunde- og leverandørdatabase. Opdater alle oplysninger, som du modtager den, når du arbejder selv.
- Brug en persons kontaktliste som virksomhedsliste. Gør dette til en virksomhedsregel: Alle nye opdateringer, som alle får (f.eks. Et visitkort, et telefonopkald med ny information eller en e-mail) går til en central person til databaseopdatering.
- Opret en offentlig liste på Exchange-serveren og vælg en person som listeleder. Du kan bruge Business Contact Manager version 2. 0, som er et gratis tilføjelsesprogram til Outlook i Office Professional og Small Business udgaven. Du kan dele forretningskontakter og konti som en liste med resten af din virksomhed.
Du skal opdatere adressebeskeder og tilføje nye kontaktoplysninger med det samme. Den første mulighed er god, når du arbejder alene. Den anden mulighed virker, når du ikke har en Exchange-server tilgængelig eller ikke bruger Business Contact Manager Version 2. 0. Den bedste løsning er den tredje, fordi kontaktlisten er tilgængelig for hele holdet når som helst og hvor som helst med Outlook Webadgang. Du skriver simpelthen de nye kontakter i din kontaktliste, gemmer den, og sender den som et vCard til listen Kontaktpersoner som følger:
1. Åbn den gemte kontakt.
2. Vælg Handlinger, videresend som vCard.
Der åbnes en ny e-mail med det medfølgende vCard.
3. Send det til listen Kontaktpersoner.
Listen over kontaktlister modtager e-mailen og kan ganske enkelt trække og slippe vCard'en fra e-mailen til listen Kontaktpersoner.
Tilføjelse af en kontakt på denne måde registrerer automatisk den dato, kontakten blev oprettet (ved hjælp af feltnavnet Opret) og opretholder en sidste modifikationsdato (ved hjælp af feltet Ændret). Du kan tilpasse din kontaktvisning til at inkludere de oprettede og ændrede felter, hvis du vil holde styr på disse oplysninger.
Du vil sandsynligvis modtage kontaktoplysninger fra flere kilder, som f.eks. Det interne salgssystem, hver sælger eller ledelsen. Tilknytning til kontakten med den person, der genererede den, letter sporingen.
Du kan bruge kategorier til at hjælpe dig med at spore disse oplysninger:
1. Opret en ny kategori for hvert salgsteam medlem.
2. Indsæt en ny kontakt på listen.
3. Når kontakten er åben, skal du klikke på knappen Kategorier.
Dialogboksen Kategorier vises.
4. Vælg afsenderens navnekategori og gem kontakten.
Kontakten er forbundet med sin kilde.
