Farerne ved at bruge Excel til økonomisk modellering - dummies

Finansielle modeller, som alle, der arbejder meget med Excel, er meget opmærksomme på de involverede risici. Ifølge en undersøgelse af Ray Panko, som er en førende myndighed på regnearkspraksis, indeholder næsten 90 procent af regneark fejl.

Nogle ledere behandler modeller som om de kan producere svaret på alle deres forretningsbeslutninger og løse alle deres forretningsproblemer. Det er skræmmende at se den blinde tro, som mange ledere har i deres finansielle modeller.

Finansiel modellering er meget vigtig for virksomhederne i dag. Forholdet til Excel-baserede finansielle modeller er så forankret i mange organisationers kultur, og praksis med at aflevere "gamle modeller" til juniorpersonale, som ikke forstår, hvordan modellerne virker, er en udbredt praksis. Modeller, der har været brugt igen og igen i mange år, videreføres og genbruges. Som konsulent har jeg set denne gang på gang - brugeren forstår ikke, hvordan modellen fungerer, men han er "ret sikker" det giver ham de rigtige resultater.

Ifølge både PwC og KPMG indeholder mere end 90 procent af virksomhedens regneark materielle fejl. I betragtning af vigtigheden af ​​regneark i erhvervslivet er denne risiko ikke en, der skal tages let. Den Europæiske Regneark Risikogruppe (EuSpRIG) blev oprettet i 1999 udelukkende med det formål at løse problemer med regnearkets integritet. De undersøger og rapporterer om historier om regnearkskrig, der indeholder de seneste regnearkrelaterede fejl, der rapporteres i medierne, og hvordan de kunne have været undgået. De katastrofale konsekvenser af ukontrolleret brug af regneark er altid foruroligende og skaber noget grusom læsning.

Det er altid lidt skræmmende, når folk siger, at de vil gå videre med et multimillion-dollar projekt "på grund af resultaterne af den finansielle model. "Det er meget nemt at få en formel forkert, eller for input antagelserne er blot nogle få basispunkter, som alle kan have en væsentlig indvirkning på output. At klare indgangsforudsætningerne med blot et par dollars hverken kan have stor indflydelse på pengestrømme, rentabilitet og rent rentabilitet af et projekt!

Begge formel- og logikfejl er meget lette at lave og fremherskende i virksomhedens økonomiske modeller. Som finansmodel skal du være vigilant på udkig efter fejl, når du bygger modellen.

Selvom de væsentligste farer ved at bruge Excel vedrører dets følsomhed over for fejl, berettiger de relaterede problemer med kapacitet og manglende disciplin også en omtale.

Kapacitet

Før Excel 2007 var det maksimale antal rækker, Excel kunne håndtere, 65.000. Det kan virke som meget, især hvis du lige er begyndt med Excel, men det er ingen steder nær nok. Den gennemsnitlige Excel-bruger vil regelmæssigt løbe tør for rækker og nødt til at ty til at bruge Microsoft Access eller holde data i flere workbooks for at gemme dataene. Min, hvordan tingene har ændret sig!

Fra Excel 2007 blev antallet af rækker øget til over en million, hvilket var en stor forbedring på det tidspunkt. I denne alder af store data er det dog stadig ret nemt at løbe tør for rækker, især når du begynder at køre et par formler ned i søjlen. Realistisk bliver alt mere end en halv million rækker meget langsomme ved hjælp af almindeligt Excel.

Excel's manglende kapacitet kan stadig betragtes som en fare, fordi på trods af alle de nye muligheder i Modern Excel er mange af dem stadig ved at blive udviklet, og få mennesker bruger dem til deres fulde kapacitet endnu. For at klare størrelsesbegrænsningerne i Excel, når der arbejdes med store mængder data, skifter folk stadig dataene i forskellige klumper, importerer og eksporterer fra Access eller andre databaser for at undgå at gemme data og slette arkiverede data, som alle er farlig praksis fordi de er tilbøjelige til at fejl og er utroligt tidskrævende.

Manglende disciplin

Excel er et meget fleksibelt værktøj. Du kan stort set gøre noget i Excel, men det betyder ikke, at du skal! En af grundene til, at jeg elsker det så meget, er manglen på grænser eller begrænsninger. De fleste software tvinger dig til at bruge det på en bestemt måde, men Excel giver dig mulighed for at skrive alt i en hvilken som helst celle.

Nu, så vidunderligt som det er at være uden grænser, er det også utroligt farligt og noget alarmerende. Du ved lige, hvor meget skade der kan ske med en forkert finansiel model, og det faktum, at der ikke er nogen kontrolsaldo - undtagen hvad du som modelproducent har lagt i det - er en skræmmende udsigt.

Mange af de bedste metoder til økonomisk modellering er blevet skabt med det formål at bekæmpe denne mangel på disciplin i finansielle modeller. Fejl kontrol, formatering og regler om model layout, design og struktur er alle designet til at sætte nogle grænser rundt om en model, som uden dem bliver et farligt værktøj i de forkerte hænder.