Direkte Feed Excel's Internal Data Model - dummies

Du kan bruge en kombination af pivottabeller og Excel-dataforbindelser til direkte at interagere med Internal Data Model, uden Power Pivot-tilføjelsen. Dette er nyttigt, hvis du bruger versioner af Excel, der ikke leveres med Power Pivot-tilføjelsen, f.eks. Når du bruger Microsoft Office, enten Home eller Small Business-udgave. Hver Excel 2013 og 2016-projektmappe leveres med en intern data model.

Forestil dig at du har tabellen Transaktioner, du ser her, og i et andet regneark har du en medarbejderbord, der indeholder oplysninger om medarbejderne.

Denne tabel viser transaktioner efter medarbejdernummer.

Denne tabel indeholder oplysninger om medarbejdere: fornavn, efternavn og jobtitel.

Du skal oprette en analyse, der viser salg efter jobtitel. Dette ville normalt være svært i betragtning af at salg og jobtitel er i to separate tabeller. Men med Internal Data Model kan du følge disse enkle trin:

1. Klik inde i Transaktionsdatatabellen og start en ny pivottabel ved at vælge Insert ➪ Pivot Table fra båndet.
2. Vælg dialogboksen Create PivotTable ved at vælge Add This Data til alternativet Data Model.

   

   Når du opretter en ny pivottabel i Transaktionstabellen, skal du sørge for at vælge Tilføj denne data til Datamodellen.

3. Klik inde i medarbejderdatabordet og start et nyt pivottabell.

   Igen skal du sørge for at vælge Add This Data til Data Model-indstillingen, som vist.

   Bemærk, at dialogboksen Create PivotTable refererer til navngivne intervaller. Det vil sige, hver tabel fik et bestemt navn. Når du tilføjer data til Internal Data Model, er det en god praksis at navngive datatabellerne. På denne måde kan du nemt genkende dine tabeller i Internal Data Model. Hvis du ikke navngiver dine tabeller, viser den interne data model dem som Range1, Range2 osv.

   

   Opret en ny pivottabel fra medarbejderbordet, og vælg Tilføj denne data til Datamodellen.
4. For at give datatabellen et navn, skal du blot markere alle data i tabellen og derefter vælge Formler → Definer navn-kommando fra båndet. Indtast et navn til tabellen i dialogboksen. Gentag for alle andre tabeller.
5. Når begge tabeller er blevet tilføjet til den interne data model, skal du åbne listen PivotTable Fields og vælge ALLE vælgeren. Dette trin viser begge områder i feltelisten.

   

   Vælg ALLE i listen PivotTable Fields for at se begge tabeller i Internal Data Model.
6. Opbyg pivottabellen som normalt.I dette tilfælde er Job_Title placeret i Row-området, og Sales_Amount går til Værdier-området.

   Som du kan se her, genkender Excel straks, at du bruger to tabeller fra Internal Data Model og beder dig om at oprette et forhold mellem dem. Du har mulighed for at lade Excel autodetektere forholdet mellem dine tabeller eller klikke på knappen Opret. Opret altid relationerne selv for at undgå enhver mulighed for, at Excel får det forkert.

   

   Når Excel beder dig, skal du vælge at oprette forholdet mellem de to tabeller.
7. Klik på knappen Opret.

   Excel åbner dialogboksen Opret forhold, der vises her. Der vælger du de tabeller og felter der definerer forholdet. Du kan se, at tabellen Transaktioner har et Sales_Rep-felt. Det er relateret til medarbejderbordet via feltet Employee_Number.

Byg det relevante forhold ved hjælp af rullemenuen Tabel og kolonne.

Når du har oprettet relationen, har du et enkelt drejebord, der effektivt bruger data fra begge tabeller til at skabe den analyse, du har brug for. Følgende figur illustrerer, at du ved at bruge Excel Internal Data Model har opnået målet om at vise salg efter jobtitel.

Du har nået dit mål om at vise salg efter jobtitel.

Du ser, at nederst til højre-rullemenuen hedder Relateret kolonne (Primær). Begrebet primære betyder, at den interne data model bruger dette felt fra den tilknyttede tabel som den primære nøgle.

En primærnøgle er et felt, der kun indeholder unikke ikke-null-værdier (ingen dubletter eller blanke). Primære nøglefelter er nødvendige i datamodellen for at forhindre aggregeringsfejl og duplikationer. Hvert forhold, du opretter, skal have et felt udpeget som den primære nøgle.

Medarbejdertabellen skal have alle unikke værdier i feltet Employee_Number, uden emner eller nullværdier. Dette er den eneste måde, Excel kan sikre dataintegritet, når du tilmelder dig flere tabeller.

Når du har tildelt tabeller til den interne data model, skal du muligvis justere forholdet mellem tabellerne. For at ændre forholdene i en intern data model, skal du klikke på fanen Data på båndet og vælge kommandoen Relationships. Dialogboksen Administrer forbindelser, der vises her, åbnes.

Dialogboksen Administrer forbindelser gør det muligt at foretage ændringer i forholdene i den interne datamodel.

Her finder du følgende kommandoer:

• Ny: Opret et nyt forhold mellem to tabeller i Internal Data Model.
• Rediger: Ændr det valgte forhold.
• Aktivér: Foretag det valgte forhold, fortæller Excel for at overveje forholdet, når du aggregerer og analyserer dataene i den interne data model.
• Deaktiver: Sluk det valgte forhold, fortæller Excel for at ignorere forholdet, når du aggregerer og analyserer dataene i den interne data model.
• Slet: Fjern det valgte forhold.