Redigering Dokumenter med IBM Workplace Services Express - dummies

Normalt kan du redigere dine egne dokumenter i IBM Workplace Services Express (WSE), og afhængigt af dokumentbibliotekets adgangsindstillinger også i stand til at redigere holdkammeraters dokumenter. Men nogle gange kan du slet ikke redigere dokumenter, ikke engang de dokumenter, du selv har oprettet.

Du kan nemt fortælle om du kan redigere et dokument, fordi når du åbner det, kan du enten se knappen Rediger eller du ikke gør det.

Her er nogle grunde, der kan forhindres i at redigere et dokument:

• Dokumentbiblioteket er muligvis ikke konfigureret til at lade dig redigere nogen af ​​dokumenterne på grund af selve bibliotekets karakter.
• Dokumentet er låst - enten en anden i dit team redigerer det, eller nogen manuelt låst den for at forhindre yderligere ændringer.

Forudsat at du kan redigere et bestemt dokument - fordi du har den korrekte adgang, og dokumentet ikke er låst - dækker følgende afsnit et par af de ekstra ting, du kan gøre med dokumentet, ud over at redigere dets faktiske indhold.

Redigering af et dokuments egenskaber

Den vigtigste del af et dokument er naturligvis dets indhold. Men der er mere til et dokument, hvad angår WSE.

Du kan redigere dokumentets egenskaber - de felter, som WSE sporer om hvert dokument - f.eks. Dokumentets navn, beskrivelse osv. Dette indhold om et dokument kaldes undertiden metadata. Dokumentegenskaber kan være meget vigtige for at sikre, at andre holdmedlemmer kan finde dokumentet, især når de søger efter det. Jo flere oplysninger du medtager i ejendomsfelterne, jo mere sandsynligt vil det være, at andre brugere kan få adgang til og bruge indholdet i dokumentet.

Følg disse trin for at redigere et dokuments egenskaber, uanset om det blev oprettet med Office eller en WSE-editor:

1. Find og åbent det dokument, du vil ændre, og klik på knappen Rediger.

Rediger dokumentformularen vises.

2. Brug formularen Rediger dokument til at ændre dokumentets titel, beskrivelse eller foretrukne sprog.

3. Når du er færdig, skal du klikke på knappen Udgiv, Send til godkendelse eller Gem som privat udkast, hvis det er relevant.

Dokumentet gemmes og lukkes.

Udskiftning af et dokument

Til tider må du muligvis udskifte et dokument, lås, lager og tønde. Dette gør du ikke ofte, men nogle gange har du en fil på din lokale harddisk, som du skal uploade i stedet for et dokument, der allerede findes i biblioteket.Det er naturligvis nødvendigt at erstatte det eksisterende dokument, og erstattes - permanent - så fortsæt med forsigtighed. Du kan ikke erstatte et dokument, der er gemt som et ventende udkast.

Brug disse trin til at erstatte et eksisterende dokument i et dokumentbibliotek med en fra din computer:

1. Find og åben det dokument, du vil udskifte.

2. Klik på knappen Udskift.

Udskift dokumentformularen vises.

3. Klik på knappen Gennemse og vælg filen på harddisken, som du vil uploade som udskiftning.

4. Klik på knappen Udgiv, Send til godkendelse eller Gem som privat udkast, hvis det er relevant.

Det nye dokument vises i dokumentbiblioteket, og den gamle forsvinder.

Flytning eller kopiering af et dokument

Selvom trinnene til kopiering og flytning af et dokument er næsten ens, er resultaterne naturligvis forskellige. Når du kopierer et dokument, slutter du med to identiske versioner af dokumentet i to forskellige mapper. Når du flytter et dokument, tages dokumentet ud af den oprindelige mappe og deponeres i den mappe, du angiver.

Brug disse trin til at kopiere eller flytte et dokument i et dokumentbibliotek:

1. Find og åben dokumentet.

2. Vælg flere handlinger -> Kopier eller flere handlinger -> Flyt.

Formularen Kopier til mappe (eller Flyt til mappe) vises.

3. Vælg destinationsmappen, hvor du vil lægge det kopierede eller flyttede dokument.

4. Klik på OK.

Dokumentet kopieres eller flyttes til dets nye placering.