Understrege Topværdier i Diagrammer til dine Excel Dashboards - Dummies

Nogle gange er et diagram faktisk den bedste måde at vise et sæt data på dine Excel-instrumentpaneler og rapporter, men du vil stadig gerne være opmærksom på de øverste værdier i diagrammet. I disse tilfælde kan du bruge en teknik, der faktisk fremhæver de øverste værdier i dine diagrammer.

Det vil sige, at du kan bruge Excel til at finde ud af, hvilke værdier i din dataserie der er i den øverste n værdi og derefter anvende speciel formatering til dem. Denne figur illustrerer et eksempel, hvor de øverste fem kvartaler er fremhævet og givet en etiket.

Hemmeligheden bag denne teknik er Excel's obskure LARGE funktion. Den store funktion returnerer n th største nummer fra et datasæt. Med andre ord fortæller du det, hvor du skal se, og nummerplaceringen du ønsker.

For at finde det største antal i datasættet, indtaster du formlen LARGE (Data_Range, 1). For at finde det femte største nummer i datasættet, brug LARGE (Data_Range, 5). Denne figur illustrerer, hvordan den store funktion fungerer.

Ideen er ret simpel. For at kunne identificere de fem bedste værdier i et datasæt skal du først identificere det femte største tal (LARGE-funktion til redning) og derefter teste hver værdi i datasættet for at se om den er større end det femte største tal. Her er hvad du gør:

1. Byg en diagrammater, der består af formler, der linker til dine rådata. Feederen skal have to kolonner: en til at holde data, der ikke er i de øverste fem og en til at holde data, der er i de øverste fem, som vist i denne figur.

   

2. Indtast formlerne i den foregående figur i den første række i diagramføderen.

   Formlen for den første kolonne (F4) kontrollerer, om værdien i celle C4 er mindre end det antal, der returneres af den store formel (den femte største værdi). Hvis det er, returneres værdien i celle C4. Ellers anvendes NA.

   Formlen for den anden kolonne fungerer på samme måde, medmindre IF-sætningen er vendt: Hvis værdien i celle C4 er større end eller lig med det antal, der returneres af formlen, returneres værdien; ellers anvendes NA.

3. Kopier formlerne ned for at fylde bordet.

4. Brug tabellen til diagramføder til at plotte dataene i et stablet søjlediagram.

   Du ser straks et diagram, der viser to dataserier: en til datapunkter ikke i de øverste fem og en til datapunkter i de øverste fem, som vist i denne figur.

   

   Bemærk at diagrammet i denne figur viser nogle skurkede nuller. Du kan rette diagrammet, så nullerne ikke vises ved at udføre de næste trin.

5. Højreklik på et af datatiketterne for serien "ikke i top 5" og vælg Format Data Labels.

   Dialogboksen Format data labels vises.

6. Udvid Numbers-sektionen i denne dialogboks, og vælg Brugerdefineret i kategorilisten.

7. Indtast #, ## 0;; som det brugerdefinerede nummerformat, som vist i denne figur.

   

8. Klik på Tilføj, og klik derefter på Luk.

Når du går tilbage til dit diagram, ser du, at de skurkne nuller nu er skjulte, og dit diagram er klar til farver, etiketter og anden formatering, du vil anvende.

Du kan anvende den samme teknik til at markere de nederste fem værdier i dit datasæt. Den eneste forskel er, at du bruger SMALL-funktionen i stedet for at bruge den store funktion. Mens den store funktion returnerer den største n th-værdi fra et område, returnerer SMALL-funktionen den mindste værdi n th.

Følgende figur illustrerer de formler, du bruger til at anvende den samme teknik som beskrevet her for de femte værdier.

Formlen for den første kolonne (F22) kontrollerer, om værdien i celle C22 er større end nummeret returneret af SMALL formel (den femte mindste værdi). Hvis det er, returneres værdien i celle C22. Ellers anvendes NA.

Formlen for den anden kolonne fungerer på samme måde, medmindre IF-sætningen er vendt: Hvis værdien i celle C22 er større end nummeret, der returneres af den lille formel, anvendes NA; ellers returneres værdien.