Opret Kriterieområdet i en Excel Database Funktion - Dummies

Kriterierne for en databasefunktion er ikke en del af databasefunktionsargumenterne, men er et eller andet sted i regnearket og derefter refereret af fungere. Kriterieområdet kan indeholde et enkelt kriterium, eller det kan indeholde to eller flere kriterier. Hvert enkelt kriterium er struktureret som følger:

• Indtast feltnavnet (overskrift) i den database, som kriteriet gælder for, i en celle.

• I cellen nedenfor skal du indtaste den værdi, som feltdataene skal opfylde.

Figuren viser elevdatabasen med et kriterieområde til højre for databasen. Der er steder at sætte kriterier for klassen, læreren og den endelige karakter. I eksemplet er der fastsat et kriterium for klassefeltet. Dette kriterium tvinger databasefunktionen til kun at behandle poster (rækker), hvor klassen er regnskab 101. Bemærk dog, at et kriterium kan indstilles for mere end et felt. I dette eksempel er kriterierne for lærer og endelig karakter blevet efterladt, så de ikke påvirker resultaterne.

Valg af kriterier, der skal bruges med en databasefunktion.

DAVERAGE-funktionen er blevet indtastet i celle F8 og bruger dette kriterierområde. De tre argumenter er på plads. Navnet Studerende fortæller den funktion, hvor databasen er, feltet Final Grade (kolonne) er, hvor funktionen finder værdier til beregning af gennemsnittet, og kriterierne er indstillet til regnearkområdet, der har kriterier, der fortæller funktionen at kun bruger optegnelser hvor Klassen er regnskab 101 - med andre ord F2: H3. Posten i celle F8 ser sådan ud:

= DAVERAGE (Studerende, "Final Grade", F2: H3)

Hvorfor refererer denne funktion til F2: H3 som kriterierne, når det eneste definerede kriterium er placeret i området F2: F3? Det er et spørgsmål om bekvemmelighed. Fordi cellerne G3 og H3 i kriterierne er blanke, ignoreres felterne Lærer og Final Grade af en databasefunktion, der bruger dette kriterierområde. Men hvis du vil indtaste et kriterium for et af disse felter, skal du blot indtaste det i den relevante celle; der er ikke behov for at redigere databasefunktionsargumenterne. Hvad med at tildele et navn til kriterieområdet og derefter bruge navnet som det tredje argument til databasefunktionen? Det fungerer også godt.

Uanset om du bruger et navngivet område for dine kriterier eller blot skriver områdeadressen, skal du være forsigtig med at angive et område, der indeholder alle kriterierne, men indeholder ikke nogen tomme rækker eller kolonner. Hvis du gør det, vil databasefunktionens resultater være forkerte.

Sådan indtaster du en af ​​databasefunktionerne. Dette eksempel bruger DSUM-funktionen, men instruktionerne er de samme for alle databasefunktionerne; brug bare den, der udfører den ønskede beregning. Følg disse trin:

1. Importer eller opret en database med oplysninger i et regneark.

   Oplysningerne skal være i sammenhængende rækker og kolonner. Sørg for at bruge feltoverskrifter.

2. Brug eventuelt dialogboksen Nyt navn til at give databasen et navn.

3. Vælg en del af regnearket som kriterieområdet, og tilføj derefter overskrifter til dette område, der matcher databasens overskrifter.

   Du skal kun angive kriteriumoverskrifter for databasefelter, som kriterierne anvendes på. For eksempel kan dit databaseområde have ti felter, men du skal definere kriterier for tre felter. Kriterieområdet kan derfor være tre kolonner bredt.

4. Placer markøren i cellen, hvor du vil have resultaterne vist.

   Denne celle må ikke være i databaseregionen eller kriterieområdet.

5. Type = DSUM (for at starte funktionsindtastningen.

6. Indtast databasekortet eller et navn, hvis en er angivet.

7. Skriv et komma (,).

8. Indtast et af følgende: > Overskriftsnavnet, i citatmærker, i databasefeltet, som funktionen skal behandle

   • Kolonnenummeret

   • Skriv et komma (,).

9. Indtast rækkevidden af ​​kriterierne.

10. Skriv a) og tryk på Enter.