Excel Dashboards og rapporter: Opret din første pivottabel - dummies

Et pivottabel i Excel giver dig mulighed for at bruge mindre tid på at opretholde dine dashboards og rapporter og mere tid med at lave andre nyttige ting. Intet værktøj i hele Excel giver dig mulighed for at opnå denne effektive datamodel bedre end et pivottabel.

Brug følgende trin til at gå igennem oprettelsen af ​​dit første pivottabell:

1. Klik på en enkelt celle inde i yourdata kilde - tabellen, du vil bruge til at indtaste pivottabellen.

2. Vælg fanen Indsæt på båndet. Her finder du PivotTable-ikonet, som vist i denne figur. Vælg PivotTable fra rullelisten under ikonet.

   

   Dette aktiverer dialogboksen Create PivotTable, som vist i denne figur. Som du kan se, beder denne dialogboks dig om at angive placeringen af ​​dine kildedata og det sted, du vil sætte pivottabellen på.

   

   Bemærk, at Excel i dialogboksen Create PivotTable gør et forsøg på at udfylde rækkevidden af ​​dine data for dig. I de fleste tilfælde får Excel det rigtige. Sørg dog altid for at sikre, at det rigtige område er valgt.

   Du skal også bemærke i figuren, at standardplaceringen for et nyt pivottabell er nyt regneark. Dette betyder, at din pivottabel vil blive placeret i et nyt regneark i den aktuelle projektmappe. Du kan ændre dette ved at vælge indstillingen Eksisterende regneark og angive regnearket, hvor du vil have pivottabellen placeret.

3. Klik på OK.

   På dette tidspunkt har du en tom pivottabellrapport på et nyt regneark. Ved siden af ​​det tomme pivottabellen ses dialogboksen PivotTable Fields, der vises i denne figur.

   

   Ideen her er at tilføje de felter, du har brug for i pivottabellen, ved at bruge de fire dropzoner fundet i listen PivotTable Field - Filtre, kolonner, rækker og værdier. Tilstrækkeligt nok svarer disse dropzoner til de fire områder af pivottabellen, du gennemgår i begyndelsen af ​​dette kapitel.

   Hvis du klikker på pivottabellen ikke aktiverer dialogboksen PivotTable Fields, kan du manuelt aktivere det ved at højreklikke overalt inde i pivottabellen og vælge Vis feltliste.

   Nu, før du går vildt og begynder at droppe felter ind i de forskellige dropzoner, er det vigtigt at du spørger dig selv to spørgsmål; "Hvad måler jeg? "Og" Hvordan vil jeg se det? "Svarene på disse spørgsmål giver dig vejledning, når du bestemmer hvilke felter der skal henføres til.

   Til din første pivottabellrapport, vil du måle dollaromsætningen pr. Marked. Dette fortæller automatisk, at du skal arbejde med feltet Salgsbeløb og Marked.

   Hvordan vil du se det? Du vil have, at markederne skal gå ned på venstre side af rapporten og salgsbeløbet skal beregnes ud for hvert marked. Når du husker de fire områder i pivottabellen, skal du tilføje feltet Marked til drop-zonen Rækker og feltet Salgsmængde til drop-zonen Værdier.

4. Marker afkrydsningsfeltet Marked i listen, som vist i denne figur.

   Nu hvor du har regioner i pivottabellen, er det tid til at tilføje dollarsalget.

   

5. Marker afkrydsningsfeltet Salgsbeløb i listen, som det fremgår af denne figur.

   

   Hvis du markerer et afkrydsningsfelt, der er ikke-numerisk (tekst eller dato) placeres feltet automatisk i rækkevidden af ​​pivottabellen. Hvis du markerer et afkrydsningsfelt, der er numerisk , placeres dette felt automatisk i værdierne af pivottabellen.

   Hvad sker der, hvis du har brug for felter i de andre områder af pivottabellen? Godt, i stedet for at markere feltets afkrydsningsfelt, kan du trække et hvilket som helst felt direkte til de forskellige dropzoner.

   En ting: Når du tilføjer felter til dropzoner, kan det være svært at se alle felterne i hver drop zone. Du kan udvide dialogboksen PivotTable Fields ved at klikke og trække grænserne på dialogboksen.