ØKonomisk modellering i Excel: dokument dine antagelser - dummies

Begrebet "skrald i skrald ud" er aldrig truer end i forhold til finansiel modellering. Du kan have den smukkeste afslappede finansielle model med perfekt formatering, et flot design og fabelagtige diagrammer og scenarietabeller, men hvis de input, der går ind i den finansielle model, ikke er blevet bekræftet, er modellen ubrugelig, og du kan ikke bruge udgangene. Vigtige beslutninger træffes på baggrund af output fra finansielle modeller, så det er kritisk at notere de antagelser, der er gået ind i modellen.

Dokumentation af antagelser er bestemt ikke den mest spændende del af finansiel modellering, så du kan blive fristet til at forlade den til slutningen. Må ikke falde i denne fælde! Når du er færdig med at bygge din model, kan du ikke huske hvad de antagelser var. Dokument som du går. Når du laver en strukturændring eller endda en mindre ændring til en af ​​inputene, skal du dokumentere det, selvom det forekommer ubetydeligt på det tidspunkt.

Liste antagelser på en separat side og mærke dem tydeligt, så de let kan identificeres og refereres et øjeblik. For en lille model kan du beslutte at blande kildedata og antagelser sammen. I en stor model kan du adskille dem med så meget detaljer som muligt eller praktisk. For en detaljeret model kan du liste hver eneste detalje på en detaljeret forudsætningsside og derefter opsummere de vigtige på en side om hovedforudsætninger. Tænk på detaljeringsniveauet i din model, og lad det guide detaljerne i din dokumentation af antagelser.

Stadig ikke overbevist om, at dokumentation af antagelser er vigtigt? Hvordan er det for overtalelse: Når du går videre til en anden rolle, eller er du væk på ferie, og noget går galt med din model, hvem tror du, at de vil bebrejde? Du gættede det! Tænk på at dokumentere antagelser som dækker din røv. Din model skal kunne tale for dig, når du ikke er ude for at forklare eller forsvare dit arbejde. Dokumentationen af ​​antagelser bør forklare din tankeproces og hvorfor modellen er bygget som den er.

En model er kun så god som rigtigheden af ​​antagelserne. Du skal begrænse dit ansvar ved at dokumentere dine antagelser grundigt og tilføje advarsler, hvor det er nødvendigt.

Her er nogle almindeligt anvendte metoder til at inkludere dokumentation i en model:

• I-celle kommentarer: Der er to forskellige metoder til at oprette i-celle kommentarer:
  • Røde trekant kommentarer: The Den mest almindelige metode til at oprette en kommentar i cellen er at blot indsætte en kommentar i cellen, som vises som en rød trekant i hjørnet af cellen.

    

    Røde trekant kommentarer.

    For at oprette en rød trekantkommentar skal du højreklikke på cellen og vælge Indsæt kommentar. For at ændre en eksisterende kommentar, højreklik på cellen med kommentaren, og vælg Rediger kommentar. På samme måde skal du højreklikke på cellen for at slette en kommentar og vælge Slet kommentar.

    Hvis du vil prøve eksemplerne selv, kan du downloade File 0401. xlsx og vælge fanen mærket 4-1.

  • Data validering input meddelelser: Den mindre almindelige metode til at oprette en kommentar i cellen er at bruge data valideringer. Disse typer af kommentarer er mere diskret, fordi de ikke har den røde trekant i hjørnet, og du kan ikke se kommentaren, før du rent faktisk klikker på cellen.

    

    Data validering input meddelelser.

    Denne type kommentar i cellen er især nyttig til at lave små instruktioner og advarsler vedrørende inputdata til brugere, fordi de ikke kan se kommentaren, før de faktisk klikker på cellen for at indtaste dataene.

  • For at oprette en data validering input message, skal du klikke på cellen og derefter i Dataværktøj sektionen på fanen Data i båndet, klikke på Data Validation knappen og dialogboksen Data Validation vises. Vælg fanen Indtastningsmeddelelse, og skriv den besked, du vil have vist. Denne meddelelse vises kun, når cellen er valgt.

Dokumentation af antagelser ved brug af in-celle kommentarer er mest hensigtsmæssige for specifikke oplysninger, der kun vedrører en celle eller rækkevidde, fordi de kun kan ses i en enkelt celle. In-cell kommentarer er nyttige til at kommunikere detaljer til en anden modeler om specifikke beregnings detaljer, fordi kommentarerne kun vises på skærmen og ikke vises, når de udskrives. Flere omfattende, generelle antagelser skal dokumenteres ved hjælp af andre metoder.

Af de to typer af in-celle kommentarer er data validering indgående besked et godt valg, fordi de er skønnere og mere rene. Husk dog, at hvis cellen ikke er markeret, vil kommentaren ikke blive vist, så sørg for, at kommentaren kun er celle-specifik. Mere vigtige, generelle antagelser og kommentarer skal bruge ren tekst eller anden dokumentationsmetode.

• Hyperlinks: Der er to forskellige typer hyperlinks, der er nyttige til dokumentation af antagelser og kildedata i finansiel modellering:
  • Celle og fil hyperlinks: Du kan oprette hyperlinks til kilder eller andre referencefiler og andre dele af en model. Celle og fil hyperlinks kan hjælpe med navigation af en lang og kompleks model. De er især nyttige for nye brugere at finde vej rundt om modellen.

    For at indsætte denne form for hyperlink, skal du vælge ikonet Hyperlink i afsnittet Links under fanen Indsæt. På venstre side skal du vælge Placering i dette dokument. Vælg derefter arket og cellehenvisningen eller navngivet interval for hyperlinkkilden. Du kan ændre Tekst til Display øverst for at vise noget som Gå til Beregninger i stedet for Beregninger! B147, for eksempel. Tilsvarende kan du indsætte et hyperlink til en anden fil til kildehenvisninger.

  • URL-hyperlinks: Hyperlinks kan også bruges til at henvise til relevante websteder direkte fra dit regneark. For eksempel, hvis rentesatsen du antager i din økonomiske model kom fra en centralbanks hjemmeside, kan du simpelthen kopiere URL'en til en celle i din model. Bemærk, at hvis du bruger Get & Transform (tidligere kaldet Power Query), kan du linke data direkte fra eksterne datakilder, herunder websteder, direkte til dit regneark, som hurtigt kan opdateres uden at skulle manuelt åbne hjemmesiden.

    Hvis du ikke bruger Get & Transform, kan du manuelt indsætte en URL-hyperlink ved at kopiere og indsætte webadressen fra browseren direkte ind i cellen. Hvis du ikke vil vise en rodet URL, kan du vise anden tekst. På fanen Indsæt skal du vælge hyperlinkikonet i afsnittet Links, og derefter vælge Eksisterende fil eller webside. Indsæt webadressen i adressefeltet nederst, og skift tekst til display øverst.

• Hårdkodet tekst: Dokumentationsmetoden for antagelser er ikke særlig sofistikeret, men som med mange ting i økonomisk modellering er den enkle løsning ofte bedst. Forudsætningen er simpelthen indtastet i cellen under beregningstabellen. Der er ingen fare her, at en modeler eller bruger måske overser denne antagelse, om den ses på computeren eller i en udskrift.

  

  Hårdkodet tekst.
• Koblet dynamisk tekst: Dokumentationsforudsætninger, der er liberalt inden for din model, er meget vigtige, men det er meget svært at holde dokumentationen opdateret, når din model er dynamisk, og inputene ændres løbende. For eksempel vil du i modelkostningsmodellen sikre dig, at den person, der bruger modellen, forstår, at kun 15 timer er blevet indført i modellen, så du vil sætte kommentaren nedenfor "Beregninger baseret på 15 timers faktureret tid brugt. "Dette forekommer ret indlysende i dette eksempel, men hvis modellen var mere kompleks, og inputene var på en anden side, ville det være nyttigt at medtage denne kommentar.

  

  Koblet dynamisk tekst.

Hvis du blot skulle skrive teksten "Beregninger baseret på 15 timers faktureret tid" manuelt i celle A10, ville dette være korrekt … indtil nogen ændrede antallet af betalbare timer brugt på projektet, og så ville teksten hurtigt bliver forældet. Der er en meget høj risiko i dette tilfælde, at du kunne distribuere modellen med forkert antagelsesdokumentation.

I stedet for at indtaste den hardkodede værdi på 15 kan du konvertere teksten til en dynamisk formel ved hjælp af en ampersand (&). Hvis denne formel anvendes, ændres den automatisk, hvis værdien i C2 ændres:

= "Beregninger baseret på" & C2 & "timer af betalbar tid. "

Download fil 0401. xlsx og vælg fanen mærket 4-4 for at prøve det selv. Skift værdien 15 i celle C2 til en anden værdi, som f.eks. 20, og du vil se, at teksten ændres fra "Beregninger baseret på 15 timers faktureret tid" til "Beregninger baseret på 20 timers faktureret tid.”