At få data klar til salgsfremskrivning i Excel - dummies

Hvilken metode til prognoser du bruger gør en forskel, men uanset dit valg i Excel skal du oprette dine basisdata på en bestemt måde. Excel foretrækker det, hvis dine data er i form af et bord. Følgende er et hurtigt overblik.

Brug af tabeller

Der er ikke noget mystisk om et Excel-bord. Et bord er noget meget ligesom en database. Dit Excel-regneark har kolonner og rækker, og hvis du lægger et bord der, behøver du blot at klare tre krav:

• Hold forskellige variabler i forskellige kolonner. Du kan f.eks. Sætte salgsdatoer i en kolonne, salgsbeløb i en anden kolonne, salgsrepræsentanters navne i en anden produktlinje i endnu en.
• Hold forskellige poster i forskellige rækker. Når det gælder registrering af salgsoplysninger, skal du holde forskellige salgsregistre i forskellige rækker. Angiv oplysninger om et salg, der blev lavet den 15. januar i en række, og oplysninger om et salg lavet den 16. januar i en anden række.
• Sæt navnene på variablerne i tabelens første række. Du kan f.eks. Sætte "Salgsdato" i kolonne A, "Indtjening" i kolonne B, "Salgsservice" i kolonne C og "Produkt" i kolonne D.

Figuren viser et typisk Excel-bord.

Du behøver ikke at beholde posterne i datoordre - du kan håndtere det senere.

Hvorfor bryde med tabeller? Fordi mange Excel-værktøjer, herunder dem, du bruger til at lave prognoser, er afhængige af tabeller. Diagrammer - som hjælper dig med at visualisere, hvad der sker med dit salg - stole på tabeller. Pivottabeller - som er den mest kraftfulde måde, du har til at opsummere dine salgsresultater i Excel - er stærkt afhængige af tabeller. Data-analyse-tilføjelsen - en meget nyttig måde at lave prognoser på - afhænger også af tabeller.

Excel var i årevis afhængig af et uformelt arrangement af data kaldet en liste. En liste så meget som et bord gør nu med feltnavne i sin første række efterfulgt af poster. Men en liste havde ikke indbyggede egenskaber som rekordtællinger eller filtre eller samlede rækker eller endda et navn. Du var nødt til at tage særlige skridt for at identificere antallet af rækker og kolonner listen optaget.

I Excel 2007 tilføjede Microsoft tabeller som en ny funktion, og tabeller har alle de ting, der lister mangler. Et aspekt af tabellerne er især nyttigt til salgsprognoser. Som tiden går, og du får flere oplysninger om salgstal, vil du tilføje de nye data til din basislinje. Ved brug af lister måtte du definere, hvad der hedder et dynamisk områdenavn for at imødekomme de nye data.

Med tabeller er alt, hvad du skal gøre, en ny rekord, normalt i en ny række i slutningen af ​​bordet. Når du gør det, udvides tabellen automatisk til at indfange de nye data. Alt i arbejdsbogen - diagrammer, formler, uanset - opdateres også automatisk for at afspejle de nye oplysninger. Tabeller er en væsentlig forbedring i forhold til lister, og denne bog gør en stor udnyttelse af dem.

Bestilling af dine data

"Bestilling af dine data" kan lyde lidt som "farvning i linjerne. "Aftalen er, at du skal fortælle Excel, hvor meget du solgte i 1999, og hvor meget i 2000, og i 2001 osv. Hvis du skal gøre det, skal du sætte dataene i kronologisk rækkefølge.

Den bedste metode til at sætte dine data i kronologisk rækkefølge i Excel er ved hjælp af pivottabeller. Et pivottabell tager individuelle poster, der findes i en Excel-tabel (eller i en ekstern database) og kombinerer optegnelserne på måder, som du kontrollerer. Du kan have et bord, der viser et års salgsværdi, herunder navnet på salgsrepræsentanten, den solgte vare, salgsdagen og salgsindtægterne. Hvis det er tilfældet, kan du meget hurtigt oprette et drejebord, der samlet salgsindtægter af salgsrepræsentant og produkt over hele kvartaler. Ved hjælp af pivottabeller kan du opsummere titusindvis af poster, ret bogstaveligt inden for få sekunder. Hvis du ikke har brugt pivottabeller før, introducerer denne bog ikke bare emnet, men giver dig også drøm om dem midt om natten.

Tre særligt vidunderlige ting om pivottabeller:

• De kan akkumulere for dig alle dine salgsdata - eller i det mindste dine data om solvinden, men det handler om salgsprognoser. Hvis du samler oplysninger fra salg til salg, og du så vil vide, hvor meget dine reps sælges på en given dag, i en given uge osv., Er et drejebord den bedste måde at gøre så.
• Du kan bruge et pivottabellen som grundlag for din næste prognose, hvilket sparer dig en masse tid.
• De har en unik måde at hjælpe dig med at gruppere dine historiske data på - hver dag, for hver uge, for hver måned, for hvert kvartal, for hvert år, du navngiver det.