Gruppering af elementer i Outlook 2007 - dummies

Gruppering i Outlook 2007 opretter bunker af lignende genstande, som du kan åbne eller lukke. Du kan kun se på de bunker, der interesserer dig og ignorere alle de andre bunker. Eksempelvis grupperer du på din skattekontrol skattekontrol; du laver en bunke af kontrollen for lægeudgifter, en anden bunke af checks for velgørende fradrag, og så videre. Derefter kan du tilføje de beløb, du har brugt i hver kategori, og indtaste disse tal i din selvangivelse.

Gruppering af visninger med et par museklikk

Den hurtigste måde at gruppere elementer på er at højreklikke på overskriften i den kolonne, du vil gruppere af, og vælg derefter Gruppe efter dette felt. Feltet Group By vises automatisk, og navnet på det valgte felt vises automatisk i feltet Gruppe By. Er det ikke glat?

Gruppering af synspunkter med træk og slip

Den nemmeste måde at gruppere elementer på er at åbne feltet Gruppebog og træk en kolonneoverskrift ind i den.

For at gruppere elementer ved at trække og slippe en kolonneoverskrift, skal du følge disse trin:

1. Åbn den avancerede værktøjslinje ved at vælge Vis -> Værktøjslinjer -> Avanceret.

Den avancerede værktøjslinje viser knappen Gruppe efter boks, normalt den tredje knap fra højre. Knappen Gruppeboks indeholder et ikon, der ligner en boks med nogle linjer i den.

2. Klik på knappen Gruppe efter boks på den avancerede værktøjslinje.

Bordet falder lidt ned, og der vises en boks over bordet og proklamerer Træk en kolonneoverskrift her til Gruppe efter den kolonne.

3. Træk til gruppen Efter rubrik overskriften til kolonnen, der indeholder de data, du vil gruppere efter.

Du kan trække flere felter op til gruppeboks-feltet for at oprette grupper baseret på mere end en kolonne.

Brug af gruppen I dialogboksen

Du kan også bruge dialogboksen Gruppe til at gruppere din fortegnelse.

For at gruppere din liste skal du følge disse trin:

1. Vælg Vis -> Nuværende visning -> Tilpas nuværende visning.

Dialogboksen Tilpas visning vises. Hvis du ser ordene Tilpas nuværende visning i navigationsruden, kan du også klikke på disse ord for at åbne dialogboksen Vis opsummering.

2. Klik på knappen Gruppe ved.

Dialogboksen Gruppe efter vises.

3. Vælg det første felt, du vil gruppere visningen med.

Listen indeholder flere felter end i tabellen. Hvis du vælger at gruppere med et felt, der ikke vises i din tabel, kan du markere afkrydsningsfeltet Vis felt i visning.

Du kan også vælge, om du vil have dine grupper sorteret i stigende eller faldende rækkefølge.

4. Vælg andre felter, som du vil gruppere visningen til.

Hvis du grupperer med for mange kolonner, gør du din liste vanskeligere end snarere at bruge.

5. Klik på OK.

Du kan gruppere din liste med så mange felter, som du vil bruge til formålet.