Gruppering af poster i Excel-pivottabeller - dummies

Du kan bruge Excel-pivottabeller til at opsummere salgsdata, når du forsøger at forudsige salg. En af måderne, som du finjusterer et resumé i et pivottabell, er at gruppe et rækkefelt eller et kolonnefelt.

Når du grupperer et rækkefelt eller kolonnefelt, kombinerer du værdierne i feltet. For eksempel kan du have et felt, der viser de datoer, hvor salget blev foretaget. Excels pivottabeller gør det muligt for dig at gruppere individuelle datoer som 4. september og 6. september i uger, som 1. september til 7. september. Eller du kan gruppere i måneder eller kvartaler eller år. Det hele afhænger af, hvordan du vil prognose - i uge for måned, for kvartalet, om året. Hold din tidsperiode i tankerne.

At vide, hvornår man skal gruppere poster

Hvis du har fulgt trinene i det foregående afsnit, har du et pivottabel, der opsummerer indtægter, men det kan stadig gøre det dag for dag. Årsagen er, at bordet du har baseret pivottabellen på, viser indtægter om dagen. Sammenfatning af indtægter pr. Måned (eller uge eller kvartal eller år) ville være meget bedre. Sådan gør du det.

Bemærk, at den underliggende tabel har flere identiske datoer. Drejebordet kombinerer alle identiske datoer i en enkelt række og tilføjer deres indtægter undervejs. En af de ting, som pivottabeller gør, er at kombinere identiske værdier i et bord i samme emne i en række, kolonne eller filterfelt.

Drejebord kombinerer identiske datoer i en række.

Men du ønsker ikke at prognose ved individuelle datoer. Det er ikke den rigtige tidsperiode. I denne slags situation skal du gruppere individuelle datoer, der tilhører samme måned, i en række af pivottabellen. Så er samtlige indtægter for de grupperede datoer samlet.

Selvfølgelig er du ikke begrænset til gruppering i måneder. Du kan bruge syv dages perioder, kvartaler, år og andre (f.eks. Tre dages eller ti dages perioder). Hvis du er bekymret over tid på dagen, som du kan være med online-salg, kan du bruge time på dagen som en periode. Eller hvis dine rådata viser tidspunktet for dagen, hvor et salg blev lavet, kan du gruppere de enkelte timer i 8-timers skift.

Oprettelse af grupperne

Start med dagen som rækkefeltet som vist her.

Du vil gruppere det daglige salg i måneder.

Når du har oprettet en pivottabel, er det enkelt at gruppere de enkelte datoer i rækken. Følg disse trin:

1. Højreklik på en af ​​cellerne i kolonnen i pivottabellen, der har datoen - for eksempel celle E7 i figuren.
2. Vælg Gruppe fra genvejsmenuen.
3. Vælg Måneder i listefeltet i dialogboksen Gruppering.Se nedenstående figur.
4. Klik på OK.

Du kan huse perioder ved at vælge mere end en grupperingsfaktor.

Fordi du vil opsummere dine indtægter pr. Måned, kan du acceptere standardvalg, Måneder. Når du klikker på OK, ændres pivottabellen og ligner den her vist.

Nu kan du se de samlede indtægter for hver måned.

Du skal altid vide, hvordan du kommer ud. Hvis du vil opdele arkiverne, skal du gøre følgende:

1. Højreklik i en celle med grupperede poster.

   I figuren er det en celle i Row-området.

2. Vælg Ungroup fra genvejsmenuen.

   Nu har du feltet tilbage til dets oprindelige tilstand.

Hvis du vil ændre et grupperingsniveau fra, siger Måneder til kvartaler, behøver du ikke at opdele gruppen først. Højreklik på en grupperet celle, fravælg Måneder, og vælg kvartaler. Klik derefter på OK.

I prognoser forekommer gruppering i pivottabeller med datofelter. Men evnen strækker sig til et hvilket som helst numerisk felt. Du kan gruppere rabatprocenter for at se salg, hvor prisen blev diskonteret mindre end 5%, fra 5% til 10%, 10% til 15% og så videre. Eller du kan gruppere efter længden af ​​leasing af køretøjer.