Handy Excel PivotTable Tools - dummies

Excel PivotTables giver dig et yderst kraftfuldt værktøj til krydstabulerende regnearkdata. Og måske er det bare hvad du ville forvente fra Microsoft og fra Excel. Men du ved hvad? Jeg vedder på, at du kan blive overrasket over, hvor mange brugervenlige værktøjer der vises på fanen PivotTable Tools Analyze, som er tilgængelig, når der vælges et pivottabell. Overvej f.eks. Flere brugervenlige knapper, du har til rådighed.

Opdater data

Det nemmeste og måske mest nyttige værktøj er knappen Opdater data. Hvis de underliggende data, du krydser tabulering i pivottabellen, ændres, skal du opdatere din pivottabel, ikke?

Heldigvis opdateres dit drejebord, når dine data ændres, og det er nemt. Du skal blot klikke på knappen Opdater data.

Felthoveder

Du kan klikke på Felthoveder-knappen på fanen Analysér for at fjerne og derefter tilføje feltoverskrifter. Og det betyder, at du har en nem måde at ændre den måde, hvorpå dine pivottabeller ser ud og hvordan felter annoteres.

Feltoverskriften for dine rækker er oprindeligt "Række etiketter" og "Kolonne etiketter" for dine kolonner. Men du kan ændre mærkning ved at erstatte den værdi, der vises i regnearkcellen, der holder felthovedet.

Hvis rækkerne viser produktnavne, kan du for eksempel ændre mærkning fra "Row Labels" til "Products. "Og hvis kolonnerne opregner de stater, hvor produkter sælges, kan du ændre mærkning fra" Kolonne etiketter "til" Stater. ”

Udvid og collapse PivotTable data

Hvis du har brugt genvejsmenuens Group og Ungroup-kommandoer, tilføjer Excel + og - knapper (knapper mærket med et plustegn og et minustegn) til din pivottabellen, så du hurtigt kan gruppe og opdel dine rækker og kolonner. Det er selvfølgelig praktisk. Men knapperne kan rotere dit drejebord. Og knapperne giver alle brugere af dit drejebord mulighed for at gøre et rod, hvis de er uforsigtige eller uklare.

Du kan klikke på kommandoen +/- Buttons på fanen Analysér for at fortælle Excel, du vil ikke have, at disse knapper skal vises. Hvis dette virker underligt, skal du tænke på det tilfælde, hvor du ikke vil have folk, der arbejder med dataene eller se på de data, der skal grupperes eller grupperes.

Indsæt slicer

Hvis du bruger Excel 2013 eller en nyere version, kan du klikke på knappen PivotTables Tools Insert Slicer for at fortælle Excel, du vil filtrere eller skære dine data endnu mere fint.

Når du klikker på knappen Indsæt slicer (som vises på fanen Analyser), viser Excel dialogboksen Indsæt slicer, som angiver felterne i din PivotTable (se nedenstående figur). Dialogboksen Skærer lader dig vælge et andet filtreringsniveau.

Du vælger blot det felt, du vil bruge i din filtrering, og klikker på OK. Excel viser derefter en dialogboks som følgende, som du kan bruge til kun at se data, der matcher dit filter. Følgende figur viser f.eks. En dialogboksen Måned "slicer", som man kun kunne se for eksempel kun januar-dataene eller kun februar-dataene eller kun martsdataene og så videre. (Du vælger en måned ved at klikke på knappen i måneden "slicer" dialogboksen.) Dialogboksen Måned "slicer" indeholder klikbare knapper, du bruger til at filtrere.

For at flytte dialogboksen "slicer" skal du klikke på feltet og derefter trykke på Delete-tasten. Når du fjerner dialogboksen slicer, skal du fortryde enhver filtrering udført ved at klikke på knapper i dialogboksen skæreark.

Indsæt tidslinje

Hvis du bruger Excel 2013 eller en nyere version, er et andet køligt værktøj PivotTables Tools Insert Timeline-knappen. Knappen Indsæt tidslinje fortæller Excel, du vil tilføje et tidslinjeprinter til dit pivottabellediagram, så det er meget nemt at se kun ved et bestemt interval: et span på et par uger, kvartalet før sidst eller intervallet mellem to datoer.

Når du klikker på knappen Indsæt tidslinje (som også vises på fanen Analyser), viser Excel dialogboksen Indsæt tidslinje, som viser de dataformaterede felter i din PivotTable (se nedenstående figur).

Du vælger datofeltet, du vil bruge til din tidslinjebaseret filtrering, og klik derefter på OK. Excel åbner en dialogboks med en gliderknap, som du kan bruge til at angive den tidslinje, du vil bruge.

I den følgende figur vises for eksempel en måneds dialogboks. Det er lidt svært at se gliderknappen i et billede, men den blå bjælke fungerer som en gliderknap, du kan trække rundt for at angive den tidslinje, du vil have drejebordet til at vise.

For at fjerne tidslinje dialogboksen skal du klikke på feltet og derefter trykke på Delete-tasten. Og bemærk at fjernelse af dialogboksen også fortryder enhver filtrering udført ved at bruge tidslinjeskiftet.