Fremhæv Celleregler i Excel Dashboards og Rapporter - dummies

Du kan bruge betinget formatering til at forbedre dine rapporter og dashboards i Excel. Formateringsscenarierne under kategorien Highlight Cells Rules, der vises i denne figur, giver dig mulighed for at markere de celler, hvis værdier opfylder en bestemt tilstand.

Ting at huske om disse scenarier er, at de virker meget som en IF … DER … ANDRE ERKLÆRING. Det vil sige, hvis betingelsen er opfyldt, er cellen formateret, og hvis betingelsen ikke er opfyldt, forbliver cellen uberørt.

Scenarierne under kategorien Highlight Cells Rules er ret selvforklarende. Her er en sammenfatning af hvert scenario:

• Større end: Dette scenario giver dig mulighed for at betinget formatere en celle, hvis værdi er større end et angivet beløb. Du kan f.eks. Fortælle Excel for at formatere de celler, der indeholder en værdi større end 50.

• Mindre end: Dette scenario giver dig mulighed for at betinget formatere en celle, hvis værdi er mindre end et angivet beløb. For eksempel kan du fortælle Excel for at formatere de celler, der indeholder en værdi mindre end 100.

• Mellem: Dette scenario giver dig mulighed for at betinget formatere en celle, hvis værdi er mellem to givne mængder. For eksempel kan du fortælle Excel for at formatere de celler, der indeholder en værdi mellem 50 og 100.

• Lige til: Dette scenario giver dig mulighed for at betinget formatere en celle, hvis værdi er lig med en given mængde. For eksempel kan du fortælle Excel for at formatere de celler, der indeholder en værdi, der er nøjagtigt 50.

• Tekst, der indeholder: Dette scenario giver dig mulighed for at betinget formatere en celle, hvis indhold indeholder nogen form for en given tekst, du angiver som et kriterium. For eksempel kan du fortælle Excel for at formatere de celler, der indeholder teksten & ldquo; Nord. & Rdquo;

• En dato, der forekommer: Dette scenario giver dig mulighed for at betinget formatere en celle, hvis indhold indeholder en dato, der forekommer i en bestemt periode i forhold til dagens dato. For eksempel, i går, sidste uge, sidste måned, næste måned, næste uge og så videre.

• Dupliceringsværdier: Dette scenario giver dig mulighed for betinget at formatere både dobbeltværdier og unikke værdier i et givet antal celler. Denne regel blev designet mere til dataoprydning end dashboarding, så du hurtigt kan identificere duplikater eller unikke værdier i dit datasæt.

Tag et øjeblik at gennemgå et eksempel på, hvordan du anvender en af ​​disse scenarier. I dette enkle eksempel markerer du alle værdier, der er større end et bestemt beløb.

1. Start med at vælge det udvalg af celler, som du skal bruge den betingede formatering til.

2. Vælg det større end scenariet, der findes under kategorien Highlight Cells Rules, der vises i nedenstående figur.

   Dette åbner dialogboksen vist i denne figur. I denne dialogboks er ideen at definere en værdi, der vil udløse den betingede formatering.

   

3. Skriv enten værdien (400 i dette eksempel) eller reference en celle, der indeholder triggerværdien. Også i denne dialogboks skal du bruge rullemenuen til at angive det format, du vil anvende.

4. Klik på knappen OK.

   Excel implementerer omgående formateringsreglen til de valgte celler, som vist i denne figur.

   

Fordelen ved en betinget formateringsregel er, at Excel automatisk reevaluerer reglen hver gang en celle ændres (forudsat at cellen har en betinget formateringsregel anvendt til den). Hvis du for eksempel skulle ændre nogle af de lave værdier til 450, ville formateringen for den værdi automatisk ændres, fordi alle cellerne i datasættet har formateringen, der er anvendt til det.