Sådan oprettes filer til en dataliste i Excel 2016 - dummies

Når du har lavet feltnavne og en post på datalisten og formateret dem som et bord, vær klar til at begynde at indtaste resten af sine data som optegnelser i efterfølgende rækker af listen. Den mest direkte måde at gøre dette på er at trykke på Tab-tasten, når markøren er i den sidste celle i den første post.

Hvis du gør dette, får Excel til at tilføje en ekstra række til datalisten, hvor du kan indtaste de relevante oplysninger til den næste post.

Når du foretager dataindtastning direkte i et datalistebord, skal du trykke på tasten Tab for at fortsætte til det næste felt i den nye post i stedet for venstrepil. På denne måde udvider du automatisk datalisten, tilføjer en ny post, og placerer markøren i det første felt i den pågældende post, når du fuldfører posten i det sidste felt i posten. Hvis du trykker på venstre pil for at afslutte posten, flytter Excel blot markøren til den næste celle uden for data listetabellen.

Brug af formularknappen

I stedet for at indtaste optegnelserne for en dataliste direkte i tabellen kan du bruge Excels datformular til at gøre indgangene. Det eneste problem med at bruge dataformularen er, at kommandoen til at vise formularen i et regneark med en dataliste ikke er en del af båndkommandoerne. Du kan kun få adgang til dataformularen ved at tilføje sin kommandoknap til værktøjslinjen Hurtig adgang eller en brugerdefineret Ribbon-faneblad.

Følg disse trin for at tilføje denne kommandoknap til værktøjslinjen Hurtig adgang:

Klik på knappen Tilpas hurtig adgangsværktøjslinje i slutningen af værktøjslinjen Hurtig adgang, og klik derefter på kommandoen Flere kommandoer på bunden af sin rullemenu.

Excel åbner dialogboksen Excel-indstillinger, hvor fanen Hurtig adgangs værktøjslinje er valgt.

Formularkommandoknappen, du vil tilføje til værktøjslinjen Hurtig adgang, er kun tilgængelig, når du klikker på kommandoerne Ikke i båndet på rullemenuen Vælg kommandoer.
Klik på kommandoerne Ikke i båndoptionen øverst på rullemenuen Vælg kommandoer.
Klik på Formular i menuen Vælg kommandoer fra og klik derefter på knappen Tilføj.

Excel tilføjer formularknappen til slutningen af værktøjslinjen Hurtig adgang. Hvis du ønsker det, kan du klikke på knappen Flyt op og Flyt ned for at placere Form-knappen på denne værktøjslinje.
Klik på OK for at lukke dialogboksen Excel-indstillinger og vende tilbage til regnearket med datalisten.

Tilføjelse af poster via datformularen

Første gang du klikker på den brugerdefinerede formularknap, du tilføjede til værktøjslinjen Hurtig adgang, analyserer Excel rækken af feltnavne og poster for den første post og opretter et datformular.Denne dataformular viser feltnavne nede i venstre side af formularen med indtastningerne for den første post i de relevante tekstfelter ud for dem. Her kan du se dataark for den nye Employee Data database; det ligner en tilpasset dialogboks.

Indtast den anden rekord af datalisten i dens datformular.

Databladet Excel skaber indeholder de poster, du lavede i den første post. Dataformularen indeholder også en række knapper (på højre side), som du bruger til at tilføje, slette eller finde specifikke poster i databasen. Lige over den første knap (Ny) lister dataformularen nummeret på den rekord, du ser på, efterfulgt af det samlede antal poster (1 ud af 1, når du først opretter datformularen). Når du opretter nye indgange, vises det nye post over denne knap i stedet for postnummeret.

Alle de formateringer, du tildeler de pågældende poster i den første post, bliver automatisk anvendt til de felter i efterfølgende poster, du indtaster og bruges i datformularen. Hvis din dataliste f.eks. Indeholder et telefonfelt, skal du kun indtaste de ti cifre i telefonnummeret i telefonfeltet i datformularen, hvis den oprindelige telefonnummerindtastning er formateret i den første post med formatet Special Phone Number. På den måde tager Excel en ny post i telefonfilen, f.eks. 3075550045, og formaterer den automatisk, så den vises som (307) 555-0045 i den relevante celle i datalisten.

Processen til at tilføje optegnelser til en dataliste med dataformularen er enkel. Når du klikker på knappen Ny, viser Excel et tomt dataformular (markeret Ny post på højre side af datformularen), som du skal udfylde.

Når du har indtastet oplysningerne for det første felt, skal du trykke på fanen nøgle for at gå videre til næste felt i posten.

Whoa! Tryk ikke på Enter-tasten for at gå videre til det næste felt i en post. Hvis du gør det, skal du indsætte den nye, ufuldstændige post i databasen.

Fortsæt med at indtaste oplysninger for hvert felt og tryk på Tab for at gå til næste felt i databasen.

Hvis du bemærker, at du har lavet en fejl og vil redigere en post i et felt, du allerede har bestået, skal du trykke på Skift + Tab for at vende tilbage til det pågældende felt.
For at erstatte posten, skal du bare begynde at skrive.
Hvis du vil redigere nogle af tegnene i feltet, skal du trykke på → eller klikke på I-bjælkerpegeren i indgangen for at finde indsættelsespunktet. rediger derefter indgangen derfra.

Når du indtaster oplysninger i et bestemt felt, kan du kopiere den indtastning, der er foretaget i det pågældende felt fra den foregående post ved at trykke på Ctrl + '(apostrophe). Tryk på Ctrl + 'for eksempel for at fremføre den samme post i tilstandsfeltet for hver ny post, når du indtaster en række poster for personer, der alle bor i samme tilstand.

Når du indtaster datoer i et datafelt, skal du bruge et konsistent datoformat, som Excel kender. (For eksempel indtast noget som 7/21/98 .) Når du indtaster postnumre, der nogle gange bruger førende nuller, som du ikke vil forsvinde fra posten (f.eks. Postnummer 00102), skal du formatere Første feltindtastning med specialnummerkodeformatet.I tilfælde af andre tal, der bruger førende nuller, kan du formatere det ved at bruge tekstformatet eller lægge en '(apostrof) før den første 0. Apostrofen fortæller Excel at behandle nummeret som en tekstetiket, men ikke vises i selve databasen. (Det eneste sted, du kan se apostrof, er på Formelbaren, når cellepekeren er i cellen med den numeriske post.)

Tryk på pil ned, når du har indtastet alle oplysningerne til den nye post. Eller i stedet for ned-piletasten kan du trykke på Enter eller klikke på knappen Ny. Excel indsætter den nye post som den sidste post i databasen i regnearket og viser et nyt blankt datformular, hvor du kan indtaste den næste post.

Når du går videre til en ny post i datformularen, indsætter Excel den netop udfyldte post som den sidste række i listen.

Når du er færdig med at tilføje poster til databasen, skal du trykke på Esc-tasten eller klikke på knappen Luk i bunden af dialogboksen for at lukke dataformularen.