Hvordan man tilføjer dine egne Excel-formateringsregler manuelt - dummier

Du behøver ikke bruge et af de foruddefinerede scenarier, der tilbydes af Excel. Excel giver dig fleksibilitet til at oprette dine egne formateringsregler manuelt. Oprettelse af dine egne formateringsregler hjælper dig med bedre at kontrollere, hvordan celler formateres og giver dig mulighed for at gøre ting, du ikke ville kunne klare med de foruddefinerede scenarier.

For eksempel er en nyttig betinget formateringsregel at mærke alle over gennemsnittet værdier med et Check-ikon og alle undergennemsnitlige værdier med et X-ikon. Figuren viser denne regel.

Med en brugerdefineret formateringsregel kan du mærke de over gennemsnittede værdier med et afkrydsningsfelt og de undergennemsnitlige værdier med en X.

Selv om det er sandt, at den over gennemsnittet og under gennemsnittet scenarier indbygget i Excel giver dig mulighed for at formatere celle- og skrifttypegenskaber, de aktiverer ikke brugen af ​​ikonindstillinger. Du kan forestille dig, hvorfor ikonindstillinger ville være bedre på et dashboard end blot farveafvigelser. Ikoner og former gør et meget bedre arbejde med at formidle din besked, især når instrumentbrættet udskrives i sort / hvid.

For at komme i gang med at oprette din første brugerdefinerede formateringsregel, skal du gå til fanen Opret regel for hånd og derefter følge disse trin:

1. Vælg målområdet for celler, som du skal anvende den betingede formatering, og vælg Ny regel i menuen Conditional Formatting, som vist.

   

   vælg målområdet og vælg derefter Ny regel.

   Dette trin åbner dialogboksen Ny formateringsregel, der vises i nedenstående figur.

   

   Vælg formater alle celler baseret på deres værdier, og brug derefter rullemenuen Formatformat til at skifte til ikonindstillinger.

   Her er hvad hver type gør:

   • Formater alle celler baseret på deres værdier: Måler værdierne i det valgte interval mod hinanden. Dette valg er praktisk for at finde generelle uregelmæssigheder i dit datasæt.

   • Formater kun celler, der indeholder: Gælder betinget formatering til de celler, der opfylder specifikke kriterier, du definerer. Dette valg er perfekt til sammenligning af værdier mod et defineret benchmark.

   • Kun formaterede top- eller bundværdier: Anvendes betinget formatering til de celler, der er placeret i øverste eller nederste Nth-tal eller procent af alle værdier i intervallet.

   • Formater kun værdier, der er over eller under gennemsnittet: Gælder betinget formatering til de værdier, der er matematisk over eller under gennemsnittet af alle værdier i det valgte område.

   • Brug en formel til at bestemme hvilke celler, der skal formateres: Evaluerer værdier baseret på en formel, du angiver.Hvis en bestemt værdi vurderes til sand, anvendes den betingede formatering til den pågældende celle. Dette valg anvendes typisk ved anvendelse af betingelser baseret på resultaterne af en avanceret formel eller matematisk operation.

   Databærer, farveskalaer og ikonsæt kan kun bruges med formatet Alle celler baseret på deres værdier regeltype.

2. Kontroller, at formatet Alle celler baseret på deres værdier er valgt, og brug derefter rullemenuen Formatformat til at skifte til ikonindstillinger.

3. Klik på rullemenuen Icon Style for at vælge et ikonsæt.

4. Skift begge typer rullemenuer til Formel.

5. Indtast i hver Værdi boks = Gennemsnit ($ C $ 2: $ C $ 22).

   Dette trin fortæller Excel, at værdien i hver celle skal være større end gennemsnittet af hele datasættet for at få ikonet Check.

   På dette tidspunkt ligner dialogboksen ligner den her vist.

   

   Skift rullegardinerne Type til Formel og indtast de relevante formler i Værdikasser.

6. Klik på OK for at anvende din betingede formatering.

Det er værd at tage lidt tid at forstå, hvordan denne betingede formateringsregel fungerer. Excel vurderer hver celle i målområdet for at se, om indholdet matcher, i rækkefølge (øverste boks først), logikken i hver Værdi boks. Hvis en celle indeholder et tal eller en tekst, der vurderer sande til den første Værdi boks, anvendes det første ikon, og Excel bevæger sig videre til den næste celle i intervallet. Hvis ikke, fortsætter Excel ned i hver Værdi boks, indtil en af ​​dem evaluerer til ægte. Hvis cellen, der vurderes, ikke passer til nogen af ​​de logik, der er placeret i Værdikasserne, markerer Excel automatisk den celle med den sidste ikon.

I dette eksempel vil du kun have en celle til at få et Check-ikon, hvis cellenes værdi er større end (eller lig med) gennemsnittet af de samlede værdier. Ellers vil du have Excel til at springe direkte til X-ikonet og anvende X.