Sådan rengøres data med tekstfunktioner i Excel - dummies

Et af de almindelige problemer med data, som du importerer til Excel, er, at dine tekstetiketter ikke er helt rigtige. For eksempel kan du finde dig selv med de by-, stat- og postnummeroplysninger, der er en del af en adresse gemt i en enkelt celle i stedet for i tre separate celler.

Eller du kan finde de samme oplysninger, der er gemt i tre separate celler, når du vil have dataene gemt i en enkelt celle. Du kan også finde ud af, at stykker af oplysninger, du vil gemme som etiketter i stedet, gemmes som værdier og omvendt.

Hvad er den store deal?

Bare for at give dig en hurtig ide om hvad dette betyder, skal du kigge på disse regneark. Okay, det her er falske data. Men eksemplerne viser en fælles situation. Listen informationer du ser her bruger unødigt lange produktnavne, giver nogle kundenavne op ved at tilføje butiknumre til kundenavne og sætter så alle by- og statsoplysninger i et felt. Yuk.

Se, hvordan disse oplysninger er omarrangeret, så det er meget lettere sorteret og filtreret. For eksempel forkortes PRODUCT2-feltet produktnavnet ved at ændre Big Bob's Guide til til bare BBgt.

Butiksnavne er i det væsentlige redigeret til bare det første ord i butiksnavnet - en let ændring, der gør det muligt at se salget til Bean's Tackle, Mac's Shack og Steve's Charters. ADRESS-oplysningerne er opdelt i to felter: CITY og STAT.

Her er et andet vigtigt punkt: Omlejringen gør det muligt at krydse tabellerne ved hjælp af et svingbord (noget.

Svaret på nogle af dine problemer

Alt dette redigerer udføres ved hjælp af tekstfunktioner.

Excel indeholder to dusin tekstfunktioner, der gør det muligt at manipulere tekststrenge på en måde, der nemt kan omarrangere og manipulere de data, du importerer til en Excel-projektmappe.

Hvis du lige har læst ordet funktion og du ridser hovedet, kan du måske gennemse indholdet i tillægget.

For at få beskrivelser af tekstfunktioner skal du klikke på pil ned ved siden af ​​AutoSum-funktionen på fanen Startside og vælg Flere funktioner fra rullelisten Excel-skærme.

Når Excel viser dialogboksen Indsæt funktion, skal du vælge Tekstindtastningen fra feltet Vælg en kategori og derefter rulle gennem listen over tekstfunktioner, som Excel viser i feltet Vælg en funktion, indtil du ser den funktion, du har aq uestion for.

I Excel 2007 eller Excel 2010 vælger du fanen Startside, vælg Indsæt → Funktion for at få vist dialogboksen Indsæt funktion.