Hvordan man kan medforfatter dokumenter med Office 365 - dummies

I Office 365 kan du samordne dokumenter i Word, PowerPoint og OneNote eller en samling dokumenter sammen med andre samtidigt. Hvis du bruger Excel Web App (ikke den desktop version), kan du også udføre real-time coauthoring med andre. Denne funktion er muliggjort ved brug af SharePoint Online teknologier.

For Word og PowerPoint skal du aktivere både større og mindre versionssporing i dokumentbiblioteket, inden du starter medforfatteren. Hvis du gør dette, kan du gemme dokumentets historie, som det går gennem redigeringsfasen, om nødvendigt vende tilbage til en ældre version, og angive milepæle, der er nået i samarbejdsprocessen, ved at markere dokumentet som en større version.

Ideelt til OneNote-notebooks, bør du kun aktivere større versioner, fordi for mange mindre versioner kan forårsage synkroniseringsfejl, der kan resultere i tabte data. Den ene ulempe ved det er imidlertid, at du skal oprette et separat dokumentbibliotek til dine OneNote notesbøger.

Som et alternativ kan du begrænse antallet af versioner, der er gemt for at forhindre fejl. Tænk på, at din virksomhed har brug for at bestemme, om både store og mindre versioner til OneNote-notebook skal tændes.

Når du tænder for versionering til et dokumentbibliotek, har du mulighed for at aktivere funktionen Krav udtjekning. Hvis du vælger Ja under Kræv dokumenter, der skal tjekkes, før de redigeres?, du siger stort set, at ingen andre kan redigere dokumentet, mens du har tjekket det ud.

Andre brugere kan stadig se en skrivebeskyttet kopi af dokumentet, men de kan ikke redigere det og gemme det tilbage til dokumentbiblioteket. Fordi dette er i strid med det, du vil opnå, når du er medforfattere dokumenter, skal du ikke aktivere denne funktion.

Som standard har SharePoint-biblioteker ikke dette aktiveret. Alligevel har du stadig mulighed for at tjekke et dokument fra biblioteket, og når du gør det, kan ingen andre arbejde på dokumentet, mens du har checket ud.

Excel Web App 2010 er en skyversion af skrivebordsprogrammet, der kan ses fra en webbrowser i høj troskab, hvilket resulterer i et visuelt kendt udseende som dets desktop modstykke. Teknologien til matematiske beregninger er den samme i webapp, som det er til desktop-appen.

Derfor, uanset om du har indtastet formlen i dit regneark fra webapps eller desktop-klienten, kan du få de samme resultater.

Coauthoring i Excel Web App er ligesom magi. Du ser redigeringer foretaget af din medforfatter auto-magisk dukker op på skærmen, så snart din medforfatter flytter til en anden celle. Du kan se, hvem der redigerer regnearket, ved at klikke på statuslinjen for coauthoring i nederste højre hjørne af skærmen.