Sådan indsættes Mail Merge Fields i Office 2016 - dummies

Hvis du sammenfletter e-mail lister i Microsoft Office 2016, skal du indsætte felter, hvor du vil have, at personliggørelsen skal være. Først skal du placere indsættelsespunktet på passende vis:

• For bogstaver skal du klikke, hvor du vil have, at sammenlægningskoden skal vises. Du vil have modtagerens navn og adresse nær toppen af ​​dokumentet, lige under datoen. Du vil måske også gerne have en hilsen (Kære navn ). Du vil måske også have andre personlige oplysninger, såsom en omtale af personens by eller stat i et kropsafsnit.

• For e-mail-meddelelser skal du klikke på, hvor du vil have den første personlige tilpasning vist. Der er ikke en sædvanlig placering for personlige data i e-mail-meddelelser, som om der er et forretnings brev.

• Indsæt indsættelsespunktet i den tomme tekstboks midt på etiketten for konvolutter.

• Placer indsættelsespunktet i tabellernes øverste højre celle for etiketter. Hvis du ikke ser et bord, skal du vælge Tabelværktøj Layout → Vis tavler.

• For en mappe, klik hvor du vil have sammenfletningskoden vist. Hvis du vil have nogle separatorer mellem arkiver, skal du oprette den (som f.eks. En vandret linje eller en tom linje) og derefter flytte indsætningspunktet over denne separator.

Når du har positioneret indsættelsespunktet, er du klar til at indsætte flettekoden. For at forenkle processen med at indsætte felter, tilbyder Word to særlige fusionskoder, du kan bruge:

• Adresseblok indsætter alle de felter, der er nødvendige for at oprette en korrekt formateret adresseblok, herunder mellemrum og afsnit pauser mellem dem, som sådan:

  Amy Jones

  3855 W. Main St.

  Arcadia, IN 46958

• Hilsenlinje indsætter en hilsen som Kære efterfulgt af modtagerens navn. Når du indsætter hilsen linjen kan du vælge om du vil bruge deres fornavn, efternavn eller begge dele. Det kan se sådan ud:

  Kære Ms Jones:

  Du kan også indsætte individuelle fusionsfelter. For eksempel kan du nævne personens by i et afsnit som dette:

  Indtil 30 juni tilbyder vores butik i Indianapolis 20% rabat på alle clearingsartikler.

Indsæt en adresseblok

Følg disse trin for at indsætte en adresseblok (f.eks. På en konvolut eller etiket eller i toppen af ​​et brev):

1. Klik på Adresseblok på fanen Posteringer.

2. Vælg det format, hvor personens navn skal vises.

3. Hvis du ikke vil have navnet på virksomheden (hvis nogen) vises, skal du klikke på afkrydsningsfeltet Indsæt firmanavn.

4. Angiv, hvordan adresser uden for standardlandet skal vises.

5. Kontroller forhåndsvisningen for at sikre, at adresseblokken vises som forventet.

   Hvis adressevisningen ikke ser rigtigt ud, skal du klikke på Kampfelter og bruge dialogboksen, der ser ud til at matche felterne fra fusionsdatafilen med de felter, der bruges til adresseblokken.

6. Klik på OK for at indsætte koden.

   

   Angiv muligheder for adresseblokken.

Adresseblokkoden vises i dokumentet med dobbeltvinkelbeslag omkring den, som denne: <>.

Korrigér afstandsproblemet på adresseblokke

Et problem med standardadresseblokken er, at det efterlader for meget lodret mellemrum mellem linjerne på grund af standardparameterafstanden. (Hver linje i adresseblokken er et særskilt afsnit.) For at se dette selv vælger du Mailings → Preview Results. Gentag denne kommando for at slukke for previewen.

Følg disse trin for at rette op på problemet:

1. Vælg <> kode.

2. Klik på knappen Linje og afsnit for at åbne menuen Start på fanen Startside.

3. Klik på Fjern plads efter afsnit.

   

   Fjern ekstra plads efter afsnit i adresseblokken.

Indsæt en hilsenlinje

For at indsætte en hilsenlinje, følg disse trin:

1. Klik på Hilsenlinjen på fanen Posteringer.

2. Brug rullemenuen i sektionen Hilsen linjeformat til at angive, hvordan hilsen vises.

3. Angiv en hilsen linje for ugyldige modtagernavne (for eksempel en post, hvor der ikke er angivet noget modtagernavn).

4. Kontroller forhåndsvisningsområdet for at sikre, at hilsenlinjen er som du vil have det.

   • Du kan klikke på knappen Næste for at flytte gennem alle poster for at kontrollere hver enkelt.

   • Hvis felterne ikke matcher, skal du klikke på Kampfelter og angive hvilke felter i datalisten der skal medtages i hilsen.

5. Klik på OK.

   

   Angiv indstillingerne for hilsen.

Indsæt et enkelt fusionsfelt

For at indsætte et enkelt felt skal du følge disse trin:

1. På fanen Mailings klikker du på pilen på knappen Indsæt fletningsfelt, åbner en menu.

2. Klik på det ønskede felt for at indsætte.

   

   Vælg et enkelt felt, der skal indsættes.

Her er en alternativ metode. Du kan klikke på ansigtet på knappen Indsæt samlefelt (den grafiske del, ikke teksten og pilen under den) for at åbne dialogboksen Indsæt samlefelt. Derfra kan du vælge et felt og klikke på Indsæt.