Sådan deler du arbejde i andre formater i Office 2016 - dummies

Når du deler en elektronisk kopi af dit arbejde fra Office 2016, f.eks. via e-mail-vedhæftning, er der et problem, hvis din modtager ikke har den samme applikation til at se den. Hvis du for eksempel sender en PowerPoint-præsentation til en ven, der ikke har PowerPoint, kan han muligvis ikke åbne den.

Der er to grundlæggende måder omkring problemer med uforenelighed: Enten modtager erhververen en applikation, der kan se filerne, eller afsenderen (det er dig) kan gemme filen i et format, som modtageren allerede kan se.

Hvis du skal løse problemet fra modtagersiden, er det den nemmeste måde at få modtageren til at bruge det gratis PowerPoint-web-baseret program, fundet online. (En Microsoft-konto er påkrævet, som er gratis.) Web-baserede versioner af Word, Excel, PowerPoint, Outlook og OneNote er alle tilgængelige. De er ikke så fulde som originalerne, men de fungerer godt til visning og gør enkle redigeringer.

Hvis du går til løsningen fra afsenderens side, skal du først finde ud af, hvilke filformater eller applikationer din modtager bruger, og find derefter et matchende filformat, som din ansøgning gemmer. Du finder den filformater til rådighed for din ansøgning via dialogboksen Gem som, hvorfra du kan vælge en anden filtype.

For tekstfiler er Rich Text Format (. Rtf) et godt valg. Det er et næsten universelt format, som næsten ethvert tekstbehandlingsprogram kan åbne, og Word-brugere gemmer ofte i det format, når de ønsker at udveksle dokumenter med en person, der bruger et meget gammelt eller uklart tekstbehandlingsprogram, der ikke understøtter Word-filer. Figuren viser, at RTF er valgt som filformat i Microsoft Word.

Du kan vælge en Rich Text Format-fil fra feltet Gem som type: Word i Word 2016.

Skift til et andet filformat kan medføre tab af en formatering. Nogle funktioner i Office 2016-programmer fungerer kun, når dokumenter gemmes i programmets oprindelige format, f.eks. Udfyldningsfelter, makroer, bestemte typer redigerbare illustrationer og formatering af temaer. Derfor gemmer de fleste ikke i andre formater, medmindre det er nødvendigt.

Hvis modtageren ikke behøver at redigere dokumentet, kan det være bedst at gemme det i et specielt format, der er beregnet til skrivebeskyttet deling af udtrukne sider: et sprog til sidebeskrivelse . På den måde kan modtageren se siden præcis som du havde tænkt det, uden at skulle finde og downloade en separat viewer for den pågældende filtype.

Office 2016 understøtter to vigtige sidebeskrivelsessprog:

• PDF: Et format, der er oprettet af Adobe, anvendes stort set over hele internettet til distribution af dokumenter. Det kommer ikke med Windows, men en læser til dette format - Adobe Reader - kan downloades gratis. Ja, modtageren skal stadig hente læser, men det er kun et program, og det vil fungere for indholdet fra alle Office-apps og mange andre dokumenter.

• XPS: Et format oprettet af Microsoft, understøttet indbygget i Windows Vista og højere. Enhver, der har Windows Vista eller nyere, har allerede denne seer tilgængelig.

Du kan gemme i PDF- eller XPS-format direkte fra et program. Følg disse trin:

1. Vælg Filer → Gem som, og søg derefter til den ønskede gemmeplacering.

2. Vælg enten PDF eller XPS-dokument i listen Gem som type i dialogboksen Gem som. Dialogboksen ændres for at vise nogle ekstra kontroller.

   I stedet for at følge trin 1-2 kan du vælge Fil → Eksporter → Opret PDF / XPS Dokument → Opret PDF / XPS.

3. (Valgfrit) Skift filnavn, hvis det ønskes. Som standard er det samme navn som den datafil, du arbejder med.

4. Lav en optimering til valg.

   1. For dokumenter, der også kan udskrives på papir, skal du vælge Standard (standard).

   2. For dokumenter, der kun deles online, skal du vælge Minimumstørrelse.

5. Klik på Gem. Den gemte fil åbnes i sit eget program, som enten er Adobe Reader (PDF-format) eller XPS Viewer eller Internet Explorer (XPS-format).

   

   Du kan vælge at gemme dine dokumenter som PDF- eller XPS-filer.