Hvordan man forenkler opgaver med hurtige trin i Outlook 2016 - dummies

Nu har du uden tvivl bemærket, at nogle Outlook-handlinger tager flere klik med musen for at fuldføre, såsom processen med at svare på en besked og derefter slette den. Det er ikke en stor ting, hvis du kun udfører en bestemt handling hver gang imellem, men hvis det er noget du gør regelmæssigt i Outlook, kan det hurtigt blive en smerte. Hvis du udfører bestemte opgaver regelmæssigt, kan Outlook's Quick Steps-funktion komme til din redning.

Quick Steps gør det muligt at reducere multistep opgaver til et enkelt klik med musen. Du finder Hurtige trin i Mail-modulet, der sidder midt i fanebladets Startside-faneblad. Selvom Quick Steps-boksen kun er synlig, når du bruger Mail-modulet, kan du bruge Hurtige trin til at fremskynde handlinger med de fleste af Outlook-moduler, som f.eks. Kalender eller Opgaver.

Når du først installerer Outlook, har Quick Steps-boksen allerede seks hurtige trin i det:

• Flyt til: Brug dette hurtige trin, hvis du ofte flytter meddelelser til en bestemt mappe.

• Team Email: Brug dette Quick Step til at åbne den nye besked formular og fylde feltet To til et bestemt sæt af modtagere.

• Svar & Slet: Navnet siger stort set alt: Når du vælger dette Quick Step åbner Outlook automatisk et beskedformular til at svare til afsenderen af ​​den valgte besked og flytter den valgte besked til mappen Slette emner.

• Til Manager: Dette Quick Step åbner automatisk et Meddelelsesformular for at videresende den valgte besked til en bestemt modtager, men den sletter ikke den valgte besked.

• Udført: Dette markerer den markerede besked med markeret Marker flag, markerer meddelelsen som læst og flytter meddelelsen til en udpeget mappe.

• Opret nyt: Strengt taget er dette ikke et hurtigt skridt; den åbner guiden Rediger hurtig trin, som giver dig mulighed for at oprette dine egne brugerdefinerede hurtige trin.

  

  Knappen Hurtigtrin er midt på båndets Startside-faneblad.

Bortset fra svar og slet hurtigtrin kræver hver af disse hurtige trin dig at træffe nogle beslutninger første gang du bruger dem. Når du har gjort dette, behøver du aldrig at gøre det igen - Outlook vil huske, hvad du vil have det, når du vælger Quick Step.

Hver af de hurtige trin er lidt anderledes, men Move to Quick Step bruges som et eksempel her:

1. Klik på Indbakke-ikonet i mappepanelet (eller tryk på Ctrl + Shift + I).

   Din liste over indgående postmeddelelser vises.

2. Vælg en meddelelse i indbakken.

   Det kan være enhver besked. Du skal ikke bekymre dig om, at det faktisk bliver flyttet.Så længe dette er første gang, du bruger Move to Quick Step, vil meddelelsen du vælger ikke blive flyttet. Outlook skal bare vide, hvilken type Outlook-element du opretter Quick Step til.

3. Klik på fanen Startside og klik på ikonet i øverste venstre hjørne af feltet Hurtige trin.

   Ikonet kan eller ikke sige Flyt til:?.

   Dialogboksen Første gangsopsætning åbnes. Hvis dialogboksen allerede har et mappenavn i det, forsøger Outlook bare at være nyttigt ved at foreslå den sidste mappe, som du flyttede en meddelelse til; Dialogboksen for første gangs opsætning åbnes stadig.

   

   Dialogboksen Quick Step First Time Setup.

4. Vælg den mappe, hvor Quick Step vil flytte meddelelser.

   Vælg en mappe i feltet Flyt til mappe ved at klikke på pilen i slutningen af ​​feltet. Hvis du ikke kan se den ønskede mappe, skal du vælge det andet mappevalg, som åbner vinduet Vælg mappe, så du kan se en detaljeret liste over alle tilgængelige mapper. Du kan endda oprette en ny mappe ved hjælp af vinduet Vælg mappe.

5. Kontroller, at afkrydsningsfeltet Flyt til mappe er markeret.

   Hvis du vil have hver besked markeret som læst, når Quick Step bevæger det, skal du sørge for, at afkrydsningsfeltet Mark as Read også er markeret.

   Hvis du vil ændre ikonet for Quick Step, skal du tilføje handlinger til det eller oprette en tastaturgenvej til det hurtige trin, klikke på knappen Indstillinger for at få adgang til disse indstillinger.

6. Indtast et navn til Quick Step i tekstfeltet Navn.

   Du har sikkert bemærket, at så snart du har valgt en mappe i feltet Flyt til mappe, placerede Outlook også det mappens navn i tekstfeltet Navn. Hvis du er tilfreds med det navn, Outlook valgte til Quick Step, spring videre til næste trin. Hvis du vil give Quick Step et andet navn, skal du bare skrive det i tekstfeltet Navn.

7. Klik på knappen Gem.

   Dialogboksen Første gangsopsætning lukker.

Når du vil flytte en besked til den specifikke mappe, skal du blot vælge beskeden og klikke på det hurtige trin, du oprettede. Meddelelsen flyttes automatisk til mappen og markeres som læst.