Indholdsfortegnelse:
Video: Microsoft Teams Scheduling MEETINGS with Outlook (all you need to know) 2024
Microsoft tilbyder faktisk mere end én metode til at bruge Outlook 2013 til at samarbejde med andre mennesker. SharePoint Team Services forbinder til Outlook og hjælper dig med at samarbejde. SharePoint er dybest set et online-baseret samarbejde, der hjælper dig med at koordinere møder, projekter og aktiviteter samt dele dokumenter med andre mennesker.
Men SharePoint kan også oprette mapper i Outlook, så du kan se vigtige oplysninger (såsom dokumenter, kalendere og opgaver) fra et SharePoint-websted, selvom du ikke er online. SharePoint indeholder nogle praktiske samarbejdsfunktioner, som du kan bruge sammen med personer uden for din organisation.
I de fleste tilfælde har du ikke mulighed for at bruge Microsoft Exchange eller SharePoint Team Services; en anden (som din systemadministrator) beslutter det for dig. Faktisk skal du muligvis bruge begge produkter; Outlook forbinder til Exchange og SharePoint på samme tid uden problem.
Hvis du nogensinde bliver involveret i SharePoint Team Services, vil du gøre det, fordi nogen beder dig om at deltage i et delt team. Hvis ingen nogensinde spørger, behøver du ikke at tænke over det, og du kan springe over de følgende afsnit.
Deltag i et SharePoint-team
Den første nøgle til at låse SharePoint op, er en e-mail, der beder dig om at blive medlem af et SharePoint-team. Beskeden er en almindelig e-mail med dit brugernavn, adgangskode og et link til SharePoint-webstedet.
-
Klik på linket.
Din webbrowser åbnes til et websted, der er afsat til aktiviteterne i det team, du er blevet bedt om at deltage i. Hver SharePoint-side ser anderledes ud; Klik på linkene på webstedet for at se, hvad den har at tilbyde.
-
Log ind med navnet og adgangskoden, der findes i e-mailen.
Link Outlook til SharePoint-data
Visse dele af et SharePoint-websted kan knyttes til Outlook, så oplysningerne fra webstedet automatisk vises i Outlook. Hvis du ser et ikon på SharePoint-webstedet, der hedder Tilslut til Outlook, kan du klikke på det ikon for at sende oplysningerne fra den pågældende side direkte til Outlook.
Access SharePoint-data fra Outlook
Microsoft Office er tæt integreret med SharePoint. Hvis du får de rette tilladelser, kan Outlook få adgang til næsten alle oplysninger på SharePoint-webstedet og holde versioner af de dokumenter, der er gemt på SharePoint-webstedet, synkroniseret med dem, der er gemt på dine systemer - og omvendt.
Oplysninger, som SharePoint sender til Outlook, vises i sit eget sæt af SharePoint-mapper.Hvis du klikker på Mail-knappen i navigationslinjen, kan du se, at SharePoint indeholder mapper som en del af listen. Klik på en SharePoint-mappe for at se, hvad der er inde.
Disse mapper har fælles dokumenter, f.eks. Word, Excel og PowerPoint-filer. Når du vælger et dokument, vises et eksempel på det i afkrydsningsfeltet - hvis du dobbeltklikker på et dokument, åbnes dokumentet i eget program, f.eks. Word.
Hvis du har de korrekte tilladelser, kan du redigere dokumentet offline og derefter sende det opdaterede dokument til SharePoint-webstedet med dine ændringer. Du kan dog ikke typisk tilføje nye emner til SharePoint-mapper direkte via Outlook. I stedet tilføjer du normalt information til SharePoint via den respektive Microsoft Office-applikation (f.eks. Word) eller når du er logget på SharePoint-webstedet med din webbrowser.
Du kan få vist delte SharePoint-kalendere og opgaver i Outlook, nøjagtig på samme måde, som du får vist Outlook-kalendere eller opgaver. De vises i samme lister som dine egne kalendere og opgaver - du kan endda se delte kalendere ved siden af din egen kalender. Hvis du har de korrekte tilladelser, kan du ændre kalendere og opgaver eller oprette nye poster.
Så hvornår har du højst sandsynlighed for at køre på tværs af SharePoint, og hvornår skal du bruge Exchange? Exchange er bedst egnet til kommunikation, planlægning og opgaveindstilling blandt personer, der deler det samme e-mail-system, mens SharePoint er bedre egnet til personer, der har brug for at samarbejde med delte dokumenter og oplysninger - især for dem, der ikke deler det samme e-mail-system eller virksomhedsressourcer.
