Journalerne i Outlook 2007 Journal - dummies

Journal i Outlook 2007 kan være meget nyttigt, uanset om du vælger at bruge det regelmæssigt eller sjældent. Du behøver ikke begrænse dig til optagelsesdokumenter eller Outlook-emner. Du kan holde styr på samtaler, kundeforespørgsler eller enhver anden transaktion, hvor kronologi betyder noget. Hvis du indstiller Journal for Automatic entries, kan du ignorere det, indtil du har brug for at se, hvad den har optaget. Du kan også spille stjernerhip kaptajn og registrere alt, hvad du gør.

Nogle gange, når du vil finde et dokument eller en oversigt over en samtale, kan du ikke huske, hvad du kaldte dokumentet, eller hvor du lagrede det, men du kan huske når < du har oprettet eller modtaget varen. I den situation kan du gå til Journal og tjekke den dato, hvor du husker at håndtere varen og finde det, du skal vide. Gør Journal entries ved ikke at gøre noget

Hvad er den nemmeste måde at lave poster på i Journal? Gøre ingenting. Når den er tændt, registrerer Journal automatisk ethvert dokument, du opretter, redigerer eller udskriver i ethvert Microsoft Office-program. Journalen sporer også automatisk e-mail-meddelelser, mødeforespørgsler og svar og opgaveforespørgsler og svar.

Der er en fangst: Du skal fortælle Outlook, at du

vil automatisk journaloptagelse tændt. (Okay, så du gør noget.) Heldigvis, hvis du ikke har aktiveret Journals automatiske optagelsesfunktion, spørger Outlook dig om du vil tænde funktionen hver gang du klikker på Journal ikon.

Følg disse trin for at tænde journalens automatiske optagelsesfunktion:

1. Vælg Værktøjer -> Indstillinger.

Dialogboksen Indstillinger vises.

2. Klik på knappen Journal Options.

Dialogboksen Tidsindstillinger vises, og det giver afkrydsningsfelter til alle typer aktiviteter, du kan optage automatisk - og navnene på alle de personer, for hvem du automatisk kan optage transaktioner som e-mail.

3. Klik på afkrydsningsfeltet for emner og filer, du vil optage automatisk, og for kontakter, om hvem du vil have oplysninger registreret.

Listen over personer i boksen For disse kontakter er den samme som listen over personer i din kontaktliste.

Når du tilføjer navne til din kontaktliste i Kontakter-modulet, er disse navne ikke angivet til automatisk optagelse i Journal. Hvis du vil have, at Journalen skal holde styr på dem, har du to måder at fortælle det sådan:

• Kontroller navnet / navnene i dialogboksen Journalsindstillinger.

• Åbn Kontakt-posten, klik på fanebladet Journal, og kontroller automatisk Record Journal Entries for disse kontakter.

4. Klik på OK.

Tidsskriftet begynder øjeblikkeligt automatisk at optage de elementer og filer, du valgte for de kontakter, du har angivet.

Optagelse af et Outlook-emne i Journal manuelt

Hvis du ikke vil rodre din Journal ved at optage alt automatisk, kan du manuelt indtaste valgte elementer - bare træk dem til Journal-ikonet. For eksempel kan du ikke optage alle transaktioner med en potentiel klient, før du er sikker på, at du driver forretning med den pågældende klient. Du kan trække relevante e-mail-meddelelser til Journal og beholde en oversigt over alvorlige henvendelser. Når du faktisk begynder at drive forretning med en ny klient, kan du oprette automatisk optagelse.

Følg disse trin manuelt for at registrere varer i journalen:

1. Vælg Gå -> Mappeliste (eller tryk på Ctrl + 6).

Mappelisten, der indeholder et lille ikon til tidsskriftet, vises øverst i navigationsruden.

2. Træk det element, du vil optage (f.eks. En e-mail-besked) til Journal-ikonet i mappelisten.

Formularen Journal Entry vises. Nederst i formularen ses et ikon, der repræsenterer det emne, du optager, sammen med varens navn.

3. Udfyld de oplysninger, du vil optage.

Du behøver ikke optage noget. Tekstboksen nederst på skærmen giver dig mulighed for at lave en note til dig selv, hvis du vil bruge den.

4. Klik på Gem og Luk.

Det element, du har optaget, er angivet i Journal.