Bibliotek Apps i SharePoint Online - dummies

Når du har brug for en måde at organisere filer på, så de er tilgængelige via et SharePoint-websted, finder du et udvalg forudbygget til de mest almindelige typer af biblioteksprogrammer i SharePoint Online. Tag en gander på disse standardbibliotek apps og de korte beskrivelser af hvad de gør:

• Asset Library: Her gemmer du andre informationsaktiver end dokumenter - klar til brug information i form af billeder, lydfiler, videofiler - for at gøre dem tilgængelige og regulere deres brug.
• Dataforbindelsesbibliotek: Denne type biblioteksapp er hvor du kan sætte og dele filer, der angiver og beskriver eksterne dataforbindelser. Du kan f.eks. Have brug for dine brugere til at trække data fra et datalager. Oprettelse af en forbindelse til datalageret og at få alle servernavne, brugernavne og forbindelsesoplysninger lige højre kan være kedelige. Ved hjælp af en Data Connection Library-app kan en administrator oprette forbindelserne og gemme dem i biblioteket. Brugerne vil så bare bruge forbindelsen til datalageret, når de vil trække data og analysere det.
• Dokumentbibliotek: Du kører på tværs af - og skaber - mange af dem i SharePoint. Sådanne biblioteksprogrammer er til opbevaring af dokumenter, organisering af dem i mapper, styring af deres versioner og regulering af deres brug med et check-in / check-out-system.
• Formularbibliotek: Her gemmer og håndterer du elektroniske versioner af blanke forretningsformer til daglig dokumentation, såsom købsordrer og statusrapporter. Hvis du vil oprette og vedligeholde biblioteksprogrammer af denne type, skal du have en kompatibel XML-editor. Husk dog, at formularbiblioteket er et sted, hvor du kan gemme de data, der er indtastet i formularen. For at opbygge den egentlige formular har du brug for XML-kompatibel form editor.
• Billedbibliotek: Denne biblioteksapptype er til opbevaring og deling af digitale billeder. Forskellen mellem Assets Library og Picture Library kan være subtil, fordi de begge gemmer billeder. Nøgleforskellen ligger i navnet. Billedbiblioteket er designet specielt til at gemme billeder, og aktivbiblioteket bruges til at gemme billeder. Hvis du tænker på et billede som et billede og et billede som noget som et logo eller et grafik, begynder forskellene at dukke op. For eksempel viser billederne i en Picture Library-app et miniaturebillede, når de vises i søgninger, men billederne i et billedbibliotek gør det ikke.
• Optag bibliotek: Du gemmer forretningsrekorder i denne biblioteksapp. Når du opretter en rekordbibliotek-app, tilføjer du nogle funktioner, der gør det muligt for SharePoint at oprette registreringsstyrings- og opbevaringsplaner.Denne type funktionalitet er vigtig, når du vil sikre dig, at du gør din due diligence til at holde styr på dine forretningsrekorder ved at lade SharePoint gøre det tunge løft.
• Rapport dokumentbibliotek: Denne biblioteksapptype bruges til at gemme og administrere rapportdokumenter. Denne biblioteksapp ligner rapportbiblioteket; Der er dog nogle forskelle. Udforsk rapportdokumentbiblioteket og rapportbibliotekapplikationerne for at se, hvilken du kan lide bedre, og hvilken som bedst passer til dine rapporteringsbehov.
• Rapportbibliotek: Denne biblioteksapptype er dedikeret til websider og dokumenter, der holder styr på ydeevnen (og andre sådanne målinger), fremskridt i retning af forretningsmål og andre oplysninger, der bruges i business intelligence.
• Site Mailbox: Denne type af bibliotekstype er nyttig til at holde e-mail og dine dokumenter tæt forbundet, fordi denne app forbinder dit websted med en Exchange-postkasse. Når du er tilsluttet, kan du se din email i SharePoint og se dine dokumenter i Outlook.
• Wiki Page Library: Biblioteksapps af denne type har sammenkoblede websider indeholdende indhold, såsom tekst eller billeder og funktionalitet i form af Web Dele, som flere brugere kan redigere nemt.