Organiserer information med Outlook 2007 Kategorier - dummier

En god samling af information har stor værdi. Du kan dog ikke presse fuld værdi fra en liste over kontakter eller opgaver, hvis du ikke kan få et hurtigt håndtag, hvilke punkter der er vigtige, og hvilke der ikke er. Funktionen Kategorier i Outlook er designet til at hjælpe dig med at skelne mellem, hvad der er presserende fra, hvad der kan vente.

Tildele en kategori

Når du først konfigurerer Outlook 2007, kan du finde ud af, hvilke kategorier der er tilgængelige, ved at klikke på knappen Kategorisering øverst på Indbakke-skærmen, lige til højre for knappen Forward eller ved at vælge Handlinger -> Kategoriser. Kategoriser knappen ser ud som en lille, flerfarvet tic-tac-toe square. Flere andre Outlook-moduler viser også knappen Kategorisering; det gør det samme job, hvor du finder den. Hvis du klikker på knappen Kategoriser, vises en liste over kategorier (overraskelse!), Der hver især er opkaldt efter en farve. Hvis du blot vil farve kode dine varer ved at bruge standard, er processen ret simpel.

Følg disse trin for at tildele en kategori til et element:

1. Klik på det element, du vil kategorisere.

Objektet er fremhævet.

2. Klik på knappen Kategoriser og vælg den kategori du vil have fra listen.

Der vises en farvet blok i emnet for at angive, hvilken kategori du vælger.

Du kan tildele flere kategorier til hvert enkelt emne, selvom at sætte for mange på et emne, kan det være mere forvirrende end at overlade ingen kategorier.

Omdøb en kategori

Du kan knytte et navn til hver farve, så du ved, hvorfor du tildeler en bestemt kategori til en bestemt vare.

Følg disse trin for at omdøbe en kategori:

1. Klik på knappen Kategorier og vælg Alle kategorier.

Dialogboksen Farvekategorier vises.

2. Klik på den kategori, du vil omdøbe.

Den valgte kategori er fremhævet.

3. Klik på Rename-knappen.

Den kategori du vælger i trin 2 er omgivet af en boks for at vise, at du kan redigere den.

4. Indtast det nye navn, du vil tildele til den pågældende kategori.

Det navn, du skriver, vises i stedet for det gamle navn.

5. Klik på OK.

Dialogboksen Farvekategorier lukker.

Hvis du ændrer navnet på en kategori, som du allerede har tildelt til nogle Outlook-elementer, ændres dette kategorinavn automatisk til disse elementer.

Ændring af en kategorifarve

Du kan ændre farven på en kategori såvel som dens navn. At tildele mindeværdige farver kan give vigtige spor om, hvordan dit arbejde går, eller hvor godt du holder op med de nuværende projekter.

Følg trinene for at ændre farven på en kategori:

1.Klik på knappen Kategorier og vælg Alle kategorier.

Dialogboksen Farvekategorier vises.

2. Klik på den kategori, som du vil tildele en ny farve til.

Den valgte kategori er fremhævet.

3. Klik på knappen Farve.

Der vises en rulleliste, der viser de farver, du kan vælge.

4. Klik på den farve, du vil tildele.

Den farve du vælger vises i stedet for den gamle farve.

5. Klik på OK.

Dialogboksen Farvekategorier lukker.

Du kan også vælge Ingen og oprette en farveløs kategori. Det er lidt kedeligt, men hvis det passer til dit humør, gå efter det. Du kan måske oprette farveløse kategorier, fordi Outlook kun indeholder 25 farver, og du kan have mere end 25 kategorier. Men efter at du kommer over 25 kategorier, kan du overveje at nedskære antallet af kategorier for at reducere forvirring.

Tildele en genvejstast til en kategori

Du kan give hver kategori en genvejstast, som giver dig mulighed for at tildele en kategori uden at røre med musen. Det er meget praktisk, når du vil zoome gennem en skærm fuld af e-mail-meddelelser eller opgaver og indstille alt i en slags ordre.

Følg disse trin for at tildele en genvejsnøgle til en kategori:

1. Klik på knappen Kategorier og vælg Alle kategorier.

Dialogboksen Farvekategorier vises.

2. Klik på den kategori, som du vil tildele en genvejstast til.

Den valgte kategori er markeret for at vise, at du har valgt den.

3. Klik på genvejsnøglemenuen.

Listen over genvejstaster vises.

4. Klik på genvejstasten, du vil tildele.

Navnet på den genvejstast, du vælger, vises til højre for kategorien.

5. Klik på OK.

Du kan ikke tildele mere end en genvejsnøgle til en kategori; det ville være forvirrende. Du kan dog tildele mere end en kategori til en vare.