Organisere din mail i Outlook 2016 - dummies

Mail box bloat. Alle får det over tid. Din Outlook 2016-indbakke fylder op med meddelelser, som du overset for at slette eller arkivere væk, og inden du ved det, har du tusindvis af meddelelser, optager plads i din datafil og forhindrer dig i at surfe de nye ting nemt. Her er nogle ideer til at ophæve den tilstopning.

Ryd op samtaler

En samtale er en mailudveksling, der består af flere frem og tilbage meddelelser. Fordi de fleste bare klikker på Svar for at fortsætte en samtale uden at slette al forrige tekst, slutter du med mange meddelelser, der grundlæggende er delmængder af hinandens indhold. Funktionen Konversation oprydning går igennem og finder disse, idet du sletter eventuelle meddelelser, som er fuldstændigt indeholdt i mindst en anden besked.

Vælg Hjem → Oprydning → Opret opkald for at bruge denne funktion på en bestemt besked. (Vælg først beskeden.) For at rydde op i en hel mappe, skal du vælge Hjem → Oprydning → Opryd mappe. Eller for at gøre det for alle dine postmapper, vælg Indbakken og vælg derefter Hjem → Oprydning → Opryd mappe og undermapper.

Arkiver gamle beskeder

Du kan indstille Outlook til at arkivere meddelelser, der har specifikke egenskaber, f.eks. Dem der er ældre end en bestemt dato. Arkivering af meddelelser flytter dem til en separat datafil kaldet Arkiv. pst. Hvis du fjerner din hoved Outlook-fil, bliver det mindre, så Outlook starter hurtigere. Du kan åbne arkivdatafilen, når du skal henvise til noget i den.

For at arkivere meddelelser, vælg Arkiv → Info → Postkasseoprydning → Arkiv. Indstil dine præferencer i dialogboksen Arkiv og klik på OK.

For at åbne arkivdatafilen senere for at hente noget, skal du vælge Arkiv → Åbn og eksporter → Åbn Outlook-datafil. Gennemse arkivfilen, vælg den og klik på OK. Arkivfilen vises nu i navigationsruden til venstre; du kan arbejde med det der ligesom du ville din hovedfil.

For endnu mere grundig oprydning, vælg Arkiv → Info → Postkasseoprydning → Postkasseoprydning. I dialogboksen Postkasseoprydning kan du angive parametre til automatisk arkivering. For eksempel kan du finde varer ældre end et bestemt antal dage eller større end et bestemt antal kilobytes.

Opret mailmapper

En effektiv måde at organisere din mail på er at oprette undermapper til din indbakke. Derefter kan du flytte meddelelser til en af ​​undermapperne for at få det ud af hovedindbakken. For eksempel kan du have en undermappe for hver organisation, du frivilligt arbejder for, eller en undermappe til hvert familiemedlem, der sender dig beskeder.

For at oprette en ny mappe, højreklik på mappen Indbakke i navigationsruden og vælg Ny mappe. Indtast det nye mappenavn, og tryk på Enter. Træk og slip derefter meddelelser fra din indbakke til den nye mappes navn i navigationsruden.

Oprettelse af regler til håndtering af e-mail

At have flere mailmapper er fantastisk, men du skal huske at trække og slippe meddelelser i disse mapper. Heldigvis kan du automatisere processen ved at oprette regler for mailhåndtering. En regel kan evaluere afsenderens e-mail-adresse og omdirigere meddelelsen til en undermappe, hvis den er fra en bestemt person, for eksempel.

For at oprette en mailhåndteringsregel, start med en valgt besked, der opfylder de ønskede kriterier. Vælg derefter Hjem → Regler → Opret regel. Udfyld derefter dialogboksen for at beskrive den besked, du vil målrette mod. Du kan f.eks. Angive, hvad emnet indeholder eller hvem det er sendt til. Klik på Avancerede indstillinger for flere valgmuligheder.

For at konfigurere det, skal du vælge Filer → Del → Tilgængelig online → Tilgængelig online. Der vises et link kopi det link og send det til dine målgrupper via sms, e-mail eller hvilken som helst metode du kan lide. Vent på, at de får det, og klik derefter på knappen Start Præsentation i dialogboksen, der ser ud til at få showet startet.