Outlook 2003: Business Contact Manager - dummies

Business Contact Manager (BCM) version 2. 0 er et gratis tilføjelsesprogram til Outlook 2003 i Office Professional og Small Business udgaven. Det er et godt værktøj, hvis du forstår, hvordan du bruger det til din fordel og overvinder de to hovedbegrænsninger:

• Ældre versioner af BCM fungerer som frittstående enheder, der ikke tillader deling blandt flere brugere. Opgradering af din BCM til Version 2. 0 muliggør databasedeling blandt flere brugere. Hvis du bruger en ældre version, skal du komme online, vælge Hjælp i Outlook-værktøjslinjen, vælge Check for Updates, og følg derefter instruktionerne for at opgradere dit system.

Hvis du vil bruge BCMs delingsfunktioner, skal dit Outlook-program installeres på en computer, der kører Windows XP Professional. BCM deler ikke under Windows XP Home Edition.
• Produkt- og serviceelementlisten har et fast format med kun tre tilgængelige felter til import af data fra dit salgs- og regnskabssystem. Du skal justere felterne fra dit forretningssystem for at passe ind i de tre importfelter: Elementnavn, Beskrivelse og Enhedspris, som begrænser måden at citere tjenester og produkter på. Når du angiver det samme produkt som en enhed, en boks eller en container, skal du åbne en linjepost pr. Emballage. Du kan ikke importere dine nuværende lagermængder, fordi BCM ikke importerer mængdefelter.

For at have samme emne på de forskellige emballager på samme linje, skal du definere betydningen af ​​din enhedsmængde, uanset om det er 1 shampoo flaske eller en kasse indeholdende 12 shampoo flasker. Tilpasning af hvert varenavn, beskrivelse og enhedspris for en tjeneste, et projekt eller et produkt er udfordringen ved at bruge BCM i enhver virksomhed.

Sig for eksempel, at Daisy arbejder i et computer- og softwarevedligeholdelsesfirma og modtager en anmodning om et tilbud for at installere og dele den nye BCM 2. 0 på fem arbejdsstationer. Hun skriver et detaljeret forslag, herunder minimumskrav som en Windows XP Professional på arbejdsstationen, der deler databasen, og estimerer antallet af timer til hendes service. Hun opretter et nyt emne for at registrere dette forslag:

Servicekit for installationssoftware

Produktnavn: Softwareinstallation

Beskrivelse: BCM 2. 0 delt i 5 arbejdsstationer

Mængde: 1 service

Pris : 120. 00

Daisy bruger feltet Elementnavn til at angive tjenesten og feltet Beskrivelse for at liste, hvad der var nødvendigt. Hun forbinder også forslaget som en fil i Mulighedshistorikelementerne. Tilpasning af hendes service til produkt- og serviceobjektlisten, du kan anvende Daisy's ide i enhver form for virksomhed.

Hertil kommer, at Mark arbejder i et juridisk kontor, og en ny kunde anmoder om et tilbud for at håndtere virksomhedens juridiske forhold. Han skriver et forslag, der forklarer, hvad hans kontortjenester dækker og sender det som $ 250 pr. Time og estimerer ti timer pr. Måned for service. Han vurderer forslaget 120 timer om året og opstiller det på følgende måde:

Tjenestetilbud til Marks Legal Services

Produktnavn: Juridisk støtte

Beskrivelse: Juridisk supportkontrakt 10h / month

Mængde: 120

I alt: $ 30, 000

Ligeledes kan en kosmetologiklinik oprette en produkt- og serviceartiklersliste til Botox hudplejeapplikationer og laser hudpleje tjenester på samme måde som et juridisk kontor eller en computer service.

Uanset om du er i en butik eller en lille industri, kan du justere din produktliste, så den passer til BCMs tilgængelige felter ved hjælp af de foregående eksempler.