Indstilling Journalen Valg i Outlook 2002 - dummies

Stardat 2002: På , fører kaptajn til stjerneskibet Enterprise med troværdige daglige indgange i stjerneloggen. Kaptajnen registrerer oplysninger om planeter besætningen har udforsket, udlændinge, de har kæmpet, og de bizarre fænomener, de har observeret ud i det dybe rum, hvor ingen mand (eller kvinde) er gået før!

Nu er det din tur. Ligesom kaptajnen på Enterprise, kan du registrere dine daglige interaktioner med mærkelige væsener i bizarre omgivelser under stressende omstændigheder, selvom de mærkelige væsener alle er på dit eget kontor. Outlook Journal er din stjerne log.

Det er uden tvivl galaksenes høje muck-a-mucks bruger kaptajnens log til meget vigtige ting, men din Journal tjener dig mere direkte. Nogle gange, når du skal finde et dokument eller en oversigt over en samtale, kan du ikke huske, hvad du kaldte dokumentet, eller hvor du lagrede det, men du kan huske når du oprettede eller modtog varen. I dette tilfælde kan du gå til Journal og tjekke datoen, når du husker at håndtere varen og finde det, du skal vide.

For at få god brug af tidsskriftet, skal du bruge det. Du kan indstille Outlook til at lave journalposter for næsten alt, hvad du gør, eller du kan lukke Journal helt og ikke foretage nogen indlæg. Hvis du ikke lægger noget i tidsskriftet, får du intet ud.

Hvad er den nemmeste måde at lave poster på i Journal? Gøre ingenting. Journal opdaterer automatisk ethvert dokument, du opretter, redigerer eller udskriver i ethvert Office XP-program. Journalen sporer også automatisk e-mail-meddelelser, mødeforespørgsler og svar og opgaveforespørgsler og svar. Et par andre programmer end Microsoft Office-applikationerne har også mulighed for at lave poster i Journal, men den funktion bruges oftest sammen med Office XP-programmer.

Der er en fangst: Du skal fortælle Outlook, at du vil have automatisk journaloptagelse tændt. (Okay, så skal du lave lidt.) Heldigvis, hvis du ikke har aktiveret Journals automatiske optagelsesfunktion, spørger Outlook 2002 dig, om du vil tænde funktionen hver gang du klikker på ikonet Journalen.

Følg disse trin for at tænde journalens automatiske optagelsesfunktion:

1. Vælg Værktøjer-> Indstillinger.

Dialogboksen Indstillinger vises.

2. Klik på knappen Journal Options.

Dialogboksen Tidsindstillinger vises som vist i Figur 1 med afkrydsningsfelter for alle typer aktiviteter, du kan optage automatisk, og navnene på alle de personer, for hvem du automatisk kan optage transaktioner, såsom e-mail.

Figur 1: Dialogboksen Journal Options.

3. Klik for at placere en afkrydsningsfelt i afkrydsningsfeltet for de emner og filer, du vil optage automatisk, og for de kontakter, hvem du vil have oplysningerne registreret på.

Listen over personer i boksen For disse kontakter er den samme som listen over personer i din kontaktliste. Du kan manuelt oprette Journal entries for personer, der ikke er i din kontaktliste; Se følgende afsnit "Optagelse af et Outlook-element i Journal manuelt. "

Når du tilføjer navne til din kontaktliste i Kontakter-modulet, er disse navne ikke indstillet til automatisk optagelse i Journal. Du skal enten kontrollere navnet i dialogboksen Journalsindstillinger eller åbne Kontakt-posten, klikke på fanebladet Journal og tjek Automatiske optagelsesjournaler for disse kontakter automatisk.

4. Klik på OK.

Journalen registrerer automatisk de elementer og filer, du valgte for de kontakter, du har angivet.

Optagelse af et Outlook-emne i Journal manuelt

Hvis du ikke vil rodre din Journal ved at optage alt automatisk, kan du manuelt indtaste valgte elementer - bare træk dem til Journal-ikonet. For eksempel kan du ikke optage alle transaktioner med en potentiel klient, før du er sikker på, at du driver forretning med den pågældende klient. Du kan trække relevante e-mail-meddelelser til Journal og beholde en oversigt over alvorlige henvendelser. Når du faktisk begynder at drive forretning med en ny klient, kan du oprette automatisk optagelse.

Følg disse trin manuelt for at registrere varer i journalen:

1. Træk det element, du vil optage (f.eks. En e-mail) til Journal-ikonet.

Indtastningsblanketten vises (se figur 2). Nederst i formularen er et ikon, der repræsenterer det emne, du optager, sammen med varens navn.

Figur 2: En journalindtastning med en genvej til en e-mail-meddelelse, der er vedlagt i tekstboksen.

2. Udfyld de oplysninger, du vil optage.

Du behøver dog ikke at optage noget. Tekstboksen nederst på skærmen giver dig mulighed for at lave en note til dig selv, hvis du vil bruge den.

3. Klik på Gem og Luk.

Det element, du har optaget, er angivet i Journal.

Optagelse af et dokument i Journalen

Hvis dit yndlingsprogram, som et tegne- eller desktop-udgivelsesprogram, ikke vises på listen over programmer, der kan automatisere poster i Journalen, går alt ikke tabt - Du kan trække dokumenter fra Outlook's My Computer-mappe til Journal-mappen for at oprette Journal entries for de pågældende programs filer. Da journalen kan holde styr på mange typer oplysninger om et andet dokument end dato og klokkeslæt (f.eks. Klient, emne og nogle noter), kan du bruge Journal til at holde styr på filer, du opretter i programmer, der ikke er delte af Microsoft Office. Hvis du har valgt at lade Outlook oprette Journal entries automatisk til dine Office XP-programmer, behøver du ikke lave poster til Office XP-dokumenter.

Følg disse trin for at optage et dokument i Journalen:

1.Klik på separatorlinjen Andre genveje i Outlook-linjen.

Ikonerne i gruppen Andre genveje vises, herunder ikonet Denne computer.

2. Klik på ikonet Denne computer i Outlook Bar.

Din liste over drev vises (se figur 3).

Figur 3: En liste over drev i Denne computer.

3. Find det dokument, du vil optage.

Dobbeltklik på det drev, der indeholder det dokument, du vil optage. Dobbeltklik derefter på den mappe, hvor du gemmer dine dokumenter for at finde det dokument, du vil optage. Fremhæv det.

4. Klik på separatorlinjen Outlook Shortcuts i Outlook Bar.

Ikonerne i gruppen Genveje genveje vises, herunder Journal-ikonet.

5. Træk dokumentet til Journal-ikonet.

Formularen Journal Entry vises med et ikon i tekstboksen, der repræsenterer den fil, du optager.

6. Klik på Gem og Luk.

Dit dokument er optaget i Journal.

Den store fordel ved at optage dokumenter i Journal er det faktum, at journalposter er virkelig genveje til selve dokumenterne. Når du indtaster et dokument i Journal, har du hurtig adgang til oplysninger, du har gemt om dokumentet, og du er kun et klik væk fra selve dokumentet. Så hvis du bruger et ikke-Office XP-program, der opretter filer, der ikke holder øje med meget information om sig selv, er Journal et godt centralt sted for at holde styr på dokumentoplysninger. Hvis du for eksempel gemmer billeder fra et tegneprogram på din computer, kan du måske gemme flere oplysninger om hvert billede end blot filnavnet. Hvis du opretter Journal entries for hver fil, kan du holde noter om hvert billede i Journal. Når du finder tidsskriftet for det ønskede billede, skal du blot dobbeltklikke på ikonet for billedet. Programmet du bruger til at se billedet åbnes.