Deling ACT! 2005 og Outlook Address Books - dummies

En fælles misforståelse blandt potentielle ACT! Brugerne er, at de ikke har brug for ACT! fordi de bruger Outlook. Du kan snicker på det forslag, hvis du indser, at Outlook er en PIM (personlig information manager), mens ACT! er en sand kontaktperson. Tænk på ACT! som udsigter til steroider prøv at lave en mailfusion, tilpasse felter eller log ind noter i Outlook, og du vil forstå.

Stadig nogle ACT! brugerne finder sig nødt til at bruge Outlook af forskellige årsager:

• Hans firma bruger i øjeblikket Outlook til at opretholde virksomhedskalenderen.
• Hun kan bruge Outlook til at holde styr på personlige adresser og oplysninger, der ikke hører hjemme i ACT!

Heldigvis kan du lære ACT! og Outlook til at dele både deres adressebøger og kalendere med hinanden.

Når du bruger begge ACT! og Outlook adressebøger, skal du være opmærksom på, hvordan integrationen fungerer:

• Du kan importere alle dine Outlook-kontaktoplysninger - herunder aftaler, opgaver, noter og journalposter - til ACT!.
• Du kan se alle ACT! s e-mail-adresser i Outlook.
• Du kan se alle Outlook's e-mail-adresser i ACT!.
• Du kan ikke se nye Outlook-kontaktoplysninger, aftaler, opgaver, noter og journalposter, medmindre du genimporterer dine Outlook-data.

Importerer Outlook til ACT!

ACT! Udmærket indeholder Outlook som en af ​​dens importmuligheder. Når alt kommer til alt, skifter flere mennesker fra Outlook til ACT! end fra ACT! til Outlook. Her er alt hvad du skal gøre for at importere Outlook-dataene:

1. Fra enhver ACT! skærm, vælg Filer -> Importer.

Sikkerhedskopiering af din database er en god idé, før du forsøger at prøve noget så vanskeligt som en dataimport.

Importguiden åbnes med en hyggelig indbydende skærm, som du kan springe over ved at klikke på Næste.

2. Vælg Outlook som den type data, du vil importere, og klik på Næste.

3. Angiv, at du vil importere kontaktoptegnelser, og klik på Næste.

Dine kontaktoplysninger omfatter de gode ting, som f.eks. Personens navn, firma, adresse, telefonnummer og skostørrelse.

4. Angiv dine importindstillinger, og klik på Næste.

Skærmbilledet Angiv importindstillinger åbnes.

• Outlook-kontakter: Importer dine Outlook-kontakter til ACT!.

• Udveksle kontakter: Importer dine Exchange-kontakter til ACT!. Brug kun denne indstilling, hvis du arbejder for et stort firma, der deler dine Outlook-oplysninger på et netværk.

• Aftaler og opgaver som ACT! Aktiviteter: Konverterer dine Outlook-aftaler og opgaver til ACT!aktiviteter.

• Noter som ACT! Noter: Konverterer dine Outlook-noter til en ACT! Bemærk.

• Journalindlæg som ACT! Noter: Importér dine Outlook-journalposter som ACT! noter.

5. Kort dine Outlook-felter til ACT! felter og klik på Næste.

ACT! har allerede "oversat" de eksisterende Outlook-felter til ACT! felter. For eksempel bliver Outlook's Business Address Post Code ACT! s kodefelt.

6. Klik på Afslut.

Konfiguration af Outlook's adressebog for at inkludere ACT!

Brug af Outlook til din personlige e-mail? Du kan se e-mail-adresser gemt i Outlook fra ACT! og omvendt. Selvom ACT! Registrerer automatisk din standard Outlook-adressebog (e), Outlook er ikke helt så lyst; du skal fortælle Outlook, hvor du kan finde din ACT! data. Følg disse trin for at gøre det:

1. I Outlook skal du vælge Værktøjer -> E-mail-konti.

Guiden E-mail-konti åbnes.

2. Vælg alternativet Tilføj en ny mappe eller Adressebog, og klik på Næste.

3. Vælg alternativet Yderligere adressebøger i vinduet Katalog eller Adressebogstype, og klik derefter på Næste.

4. Vælg ACT! 2005 Adressebogoptagelse, og klik på Næste.

ACT! Dialogboksen 2005 Adressebog åbnes. Du kan angive tre ACT! databaser, hvis du vil.

5. Klik på Gennemse for at finde og vælg din ACT! database i afsnittet Første adressebog.

6. Indtast din ACT! brugernavn og kodeord og klik på OK.

Du modtager en besked, der fortæller dig at lukke Outlook, og derefter genåbne den igen, så dine ændringer træder i kraft. Så …

7. Afslut Outlook, og genåb det igen, så dine ændringer træder i kraft.

Brug af ACT! med Outlook's e-mail

Når du har konfigureret Outlook til at spille pænt med ACT!, kan du oprette en historie, der vises på kontaktens faneblad Historie i ACT!. Du kan gøre dette for enten modtagne beskeder eller til meddelelser, du opretter.

Opret ACT! historie fra en e-mail modtaget i Outlook

Følg disse trin:

1, hvis du vil vedhæfte en Outlook-e-mail-besked til en kontaktens historiefane. I Outlook skal du åbne den besked, som du vil vedhæfte historie til.

2. Vælg en indstilling fra ACT! Historik-rullemenuen.

Se ikke ACT! Historie mulighed? Højreklik på Outlook-værktøjslinjen, og vælg ACT! Historie.

3. Klik på Vedhæft til ACT! 2005 Kontakt (er) -knap på Outlook-værktøjslinjen.

Ikke sikker på, hvordan knappen ser ud? Der skal være en vagt bekendt knap i højre ende af værktøjslinjen - det er grafikken i forbindelse med ACT!. Hvis du har tilføjet mere end én ACT! adressebog til Outlook, bliver du bedt om at vælge den database, hvor kontakten er gemt.

4. Vælg en kontakt i feltet Vedhæft e-mail til Kontakt og klik på OK.

Et link til e-mail-meddelelsen vises på kontaktens faneblad Historie.

Opret ACT! e-mails i Outlook

Hvis du er i Outlook og føler det overvældende ønske om at sende e-mail til din ACT! kontakter, kan du gøre det ved at følge disse trin:

1. Opret en ny besked i Outlook.

2. Vælg en indstilling fra ACT! Historik-rullemenuen.

Se ikke ACT! Historie mulighed? Højreklik på Outlook-værktøjslinjen, og vælg ACT! Historie.

3. Klik på knappen To til den nye mail besked.

Dialogboksen Vælg navne åbnes.

4. Vælg navnet på din ACT! database fra Vis navnene fra området.

5. Vælg en kontakt i rullelisten Type navn eller Vælg fra liste.

Indtast de første par bogstaver af den ønskede modtagerens fornavn for at fremskynde processen.

6. Klik på OK.

Klik på Send-knappen, og du er klar til at gå. Endnu engang kommer du til at sidde rundt, twiddling dine tommelfingre mens ACT! slaver væk, skaber en historie med den sendte e-mail på kontaktens historie faneblad.

E-mail til Outlook-kontakter i ACT!

Sende en ACT! E-mail til en af ​​dine Outlook-kontakter er næsten for nemt. Alt du skal gøre er at følge disse trin:

1. Generer en ny ACT! e-mail-besked ved at klikke på ikonet E-mail på ACT! s navigationslinje og derefter klikke på Ny.

Det nye meddelelsesvindue vises.

2. Klik på knappen To.

Dialogboksen Vælg modtagere åbnes, som meget ligner dialogboksen Vælg navne.

3. Vælg Microsoft Outlook fra rullelisten Adressebog.

Du ser nu en liste over alle dine Outlook-kontakter. For at fremskynde processen kan du overveje at skrive i de første par bogstaver af personens fornavn i rullelisten Type i / Vælg navn.

4. Vælg det ønskede navn fra listen, og klik på OK.