10 Nøgler til brug af teknologi til håndtering af små virksomheder - dummier

Småfirmaere overalt har overtaget teknologi til at styre deres optegnelser, hvad enten det er planlægning af aftaler, oprettelse af korrespondance, registrering af forretningsaktiviteter, behandling af lønningsliste, sporingsopgørelse eller mere. Mens virksomheder ikke er gået "papirløse", har de anerkendt fordelene ved at bruge teknologi til at holde orden. Hvis du stadig er kædet til at bruge papir, kan det være på tide, at du bruger følgende ti nøgler til at præsentere papiret med elektroniske filer.

Brug Outlook til at holde styr på aftaler, opgaver og projekter

Papirkalenderen, der går overalt, hvor du går, er nyttig, men har du forsøgt at bruge kalenderfunktionen i et softwareprogram? Med en computeriseret kalender kan du indtaste en aftale en gang og indstille den til at gentage dagligt, ugentligt, ugentligt eller månedligt, og du kan indstille automatiske påmindelser - opgaver, du ikke kan gøre på din papirkalender. Her er en anden bonus: Med software som Outlook kan alle dine medarbejdere dele kalendere.

Scan visitkort og overfør deres info til Outlook-kontaktlister

Er du træt af at skulle pløje dig gennem din Rolodex eller en stor stak visitkort for at finde et telefonnummer eller en e-mail-adresse ? Nå, du kan træde væk fra hvilken version af dette mareridt du står over for. Hvordan? Kør hvert visitkort via en scanner, der indeholder software til at konvertere oplysningerne på kortet til kontaktlisten i Outlook. Derefter kan du finde de oplysninger, du søger med en Find-operation.

Konverter dokumenter til Adobe. pdf-filer

MS Word har mulighed for at gemme filer som. PDF-filer. Processen er smertefri. Med et åbent Word-dokument skal du vælge FileSave AsSave som type og klikke på rullemenuen helt til højre. Rul ned i listen, marker PDF, og klik på Gem (ved siden af ​​Annuller nederst i feltet).

Hvad er den store deal om pdfs? Du behøver ikke længere bekymre dig om, om nogen har den rigtige version af software til at læse din fil. Enhver computer med Adobe Reader kan åbne enhver. pdf-fil.

Du kan også scanne bogstaver, fakturaer, annoncer - alle dokumenter, der passer til din scanner - og gemme dem som pdfs. Bare sørg for at indstille scanneren til. pdf filtype, før du scanner dokumentet.

Opret mestre af dokumenter, der bruges hyppigt

Når du ofte bruger stort set samme bogstav, men med mindre ændringer, skal du beholde en masterfil på den på din computer.Så når du har brug for dokumentet, skal du åbne dit hoveddokument, foretage ændringerne og udskrive dokumentet. Husk at gemme filen med et andet filnavn, så masteren ikke ændres.

Brug regnskabssoftware til at oprette fakturaer og købsordrer

Du behøver ikke at tommelfinger gennem arkivskabe, der er fyldt med fakturaer eller indkøbsordrer længere. Brug regnskabssoftware som QuickBooks eller Sage 50 til at oprette disse dokumenter. Du skal muligvis udskrive og sende dokumenter til en kunde, men den aktuelle fil forbliver ikke i rumskærende arkivskabe - men på din computer, hvor man finder en faktura, er der tale om at skrive et par tastetryk.

Automatiser tidskort, projektfakturaer og lønningsprocesser

Du kan erstatte stansning og behandling af tidskort med elektronisk timing og behandling af løn. Tænk på den tid, der er gemt, og fejlene undgås. En arbejdsgiver siger, at hans virksomhed skære lønningsprocessen fra 6 timer til 45 minutter ved at bruge tidskort software. Nu er det en stor oplevelse.

Og hvis troværdighed er et problem for din virksomhed, kan du købe et softwareprogram, der kræver, at hver medarbejder lægger fingeren på en scanner, når du begynder og slutter arbejdstiden! Denne fingeraftryk lyder som en sci-fi-film, ikke?

Spor inventar elektronisk

Hvis din lille virksomhed indebærer lagerbeholdning, er det kun den eneste vej at bruge teknologi. Optisk tegnegenkendelse (OCR) -softwaren gør det muligt for din virksomhed at holde en nøjagtig fortegnelse over lagerbeholdninger, udfylde ordrer hurtigere, sende ordrer problemfrit og regne nøjagtigt, fordi alt spores af computer. Du kan styre alle disse processer ved at bruge etiketter og tal på din computerskærm.

Optag indkøb og produktoplysninger om aktiver i et regneark eller en database

Når du køber udstyr eller andre aktiver, skal du registrere købs- og produktoplysningerne i et regneark eller en database. Med alle oplysninger lige ved hånden kan du kontakte sælgeren med eventuelle problemer eller fortælle dine aktiver for en finansieringsoversigt eller reagere på en anmodning om aktivoplysninger fra banken.

Lav skat tid et stykke kage

Når alle eller de fleste af dine poster er på computeren, er det meget lettere og mere præcist at forberede skatter end at overføre data fra en hard copy-dokument til computeren.

Med alle dine fakturaer eller indkøbsordrer i et regnskabsprogram, kører du bare en rapport og -voila! -softwaren giver dig summen af ​​fakturaer eller indkøbsordrer for året. Det samme gælder løn, lager og aktiver. Du kan hente alt, hvad du systematisk har gemt på computeren, når du har brug for det.

Sikkerhedskopiering af filer

En ekstra fordel ved at bruge teknologi til at administrere dine små forretningsdokumenter er, at du kan sikkerhedskopiere dem - gem dem til en computer på et andet sted eller et flashdrev, for eksempel.

Hvorfor er det så vigtigt? Det mest værdifulde computeraktiv er de data, den indeholder. Opbevar en ekstra kopi af disse data, så du aldrig står over for forstyrrelsen af ​​tabte fortegnelser.Du bliver sjældent opmærksom på, at tyveri skal stjæle din computer, en ild skal smelte den, eller det kommer bare til at dø.