10 Tips til øget produktivitet med Office 365 - dummies

Office 365 som en skyteknologi giver enhver organisation fordelene ved et sofistikeret datacenter uden besværet og omkostningerne ved at opretholde en. Her finder du "ready-to-apply" tips og tricks til at øge produktiviteten og effektiviteten i din organisation eller din praksis.

Selvbetjente fra Service Health Dashboard

Hvis du er den udpegede administrator for din organisation, vil du højst sandsynligt få forespørgsler om problemer, som dine brugere oplever i Office 365. Før du bruger en masse tid på fejlfinding et problem, skal du først tjekke Service Health Dashboard i Office 365 for at afgøre, om problemet er fra din ende.

Et nyt udseende på Office 365-portalen er stadig i forhåndsvisning, men planlægges snart udarbejdet. Her kan du administrere din Office 365-lejer: administrere brugere, oprette grupper, opdatere abonnement, gennemgå fakturering, kontakt support, konfigurere indstillinger, køre rapporter og se tjenesteydelsens sundhed (se nedenstående figur).

Preview version af det nye Office 365 admin Dashboard.

Hvis nogen af ​​de sporede tjenester i Service Health Dashboard ikke er grønne, kan du se nyttige oplysninger om baggrunden for problemet, hvem der er påvirket, hvad Microsoft gør om det, og hvad de næste trin er.

At have indsigt i hvilken tjeneste der er op eller ned, vil spare dig for meget tid og endda et telefonopkald for at understøtte, hvis du allerede ved, at nogen arbejder på det.

Lige som IT-fyren

På et eller andet tidspunkt ønsker vi alle i hemmelighed, at vi havde de fantastiske kræfter fra IT Guy. Dette er den person, der kan låse din computer magisk op, nulstille din adgangskode og give dig adgang til privilegeret indhold i din organisation.

Så hvad sker der, hvis du mister din telefon med fortrolige dataoplysninger, og IT Guy er ikke tilgængelig? Nå så kan du fungere som IT-fyr.

Du kan nemt slette data fra din trådløse enhed og endda slette enheden fra din konto for at forhindre en sikkerheds- og / eller privatlivsbrud.

Slet hurtigt data eller slet din enhed fra din Exchange Online-konto ved at tage disse trin:

1. Log på Office 365-portalen.
2. Fra app launcher, klik på Mail tile.
3. Klik på ikonet Indstillinger til højre for Office 365-navigationslinjen.
4. Klik på Mail i vinduet Indstillinger til højre.
5. Klik på Generelt i venstre rude.
6. Klik på Mobil enheder, og vælg derefter den mobilenhed, der er synkroniseret til din konto.
7. Klik på ikonet Tør apparat (se nedenstående figur).

Du kan også fjerne mobilenheden helt fra din konto ved at klikke på ikonet Fjern (ligner et minustegn).

Fjern en enhed på afstand.

Del arbejdsbyrden

Det er ikke ualmindeligt, at it-personale ender med at bruge meget tid på at tage sig af Help Desk-typer opgaver og ikke have meget tid til at være proaktiv og strategisk.

I Office 365 kan it-medarbejdere give deres brugere mulighed for at administrere SharePoint-webstedstilladelser og endda gøre det muligt for brugere at invitere eksterne brugere. Kontroller indstillingerne i SharePoint admin center og vælg en af ​​de to eksterne delingsindstillinger (vist), der opfylder organisationens behov for at begynde at dele denne arbejdsbyrde med andre i din organisation.

Eksterne delemuligheder i SharePoint Online.

Brug skemalægningsassistenten

Der er ikke noget mere galning end at forsøge at oprette et møde med en masse mennesker og ikke vide deres tilgængelighed. I Office 365 gemmer den gratis / optaget information i Exchange Online dagen. Denne funktionalitet giver dig mulighed for at vide, om personen er ledig, optaget, arbejder andetsteds uden for kontoret eller har et foreløbigt møde på kalenderen. Det virker ikke kun for mennesker, men også for ressourcer, såsom konferencerum.

Du ser en persons gratis / optaget information, når du opretter et møde og bruger Scheduling Assistant. Sådan gør du:

1. Opret en mødeinvitation i Outlook.
2. Tilføj de personer, du vil invitere til mødet.
3. Klik på Planlægningsassistent fra båndet.
4. Hvis den tid du valgte ser blokeret for dine inviterede, skal du finde en tid, der fungerer bedst for alle, og klik derefter på knappen Send.

Del din kalender

En kold funktion i Outlook Online er, at kalenderen er lige så robust som skrivebordsprogrammet. Du kan anvende farver til dine udnævnelser til en oversigt over din dag, uge ​​eller måned, sende en mødeforespørgsel, oprette advarsler og underretninger og meget mere.

Du kan dele din kalender med personer uden for din organisation for at gøre det nemt for dem at kende din tilgængelighed. Du kan vælge at give dem alle detaljer for din kalender, begrænset eller bare vise din tilgængelighed.

Følg disse trin for at dele din kalender fra Outlook Online:

1. Klik på ikonet Kalender fra app launcher.
2. Klik på Del i øverste navigation, og klik derefter på Kalender.
3. Indtast emailadressen eller adresserne på de personer, du vil dele din kalender med, og vælg derefter de oplysninger, du vil dele.
4. Klik på Send.

Lav et ansigt

Hvis du arbejder for en stor organisation, kan du ende med at arbejde med flere personer med samme navn. Hvis du søger i din indbakke for en email fra en person, der deler samme navn med andre personer, du arbejder med, skal du sørge for at vælge den rigtige person. Du kan hurtigt indsnævre dine søgeresultater ved at se på billedet, der vises ved siden af ​​kontaktens navn lige fra søgeresultaterne. Rart, ja?

Unclutter with Clutter

Filtrer lavprioriterede e-mails fra din postkasse ved hjælp af Clutter, så du kan fokusere på de meddelelser, der har størst betydning.Office 365 holder styr på din e-mail-adfærd og lærer af det, så det ved, hvilke e-mails der betyder eller betyder noget for dig. De e-mails, der ender i Clutter-mappen, er stadig til anmeldelse. de slettes ikke. Du kan også "undervise" systemet dine præferencer ved at flytte en email tilbage til indbakken, hvis den endte i mappen Clutter.

Den store del om dette? Du behøver ikke gøre noget! Clutter er tændt automatisk, så du kan flytte lige til næste tip.

Synkroniser dine filer

Uanset hvordan du er tilsluttet, vil du uundgåeligt komme ind i en situation, hvor du ikke har internetadgang. Bare fordi du er uden adgang betyder det ikke, at din effektivitet skal gå ned.

Du kan fortsætte med at arbejde på dine OneDrive for Business- eller SharePoint Online-dokumenter offline og synkronisere dem tilbage til serveren, når du har en internetforbindelse. OneDrive for Business-appen skal installeres som en del af Office Pro Plus. Hvis du ikke ser det, skal du klikke på OneDrive fra app launcher i Office 365, klikke på Sync from top navigation og følg derefter vejledningen. Den samme knap er tilgængelig i SharePoint Online-dokumentbiblioteker.

Dræb email tree

Her er situationen: Du har en rapport på tre dage, og du har brug for input fra John, Jane, Mary og Peter. Du sender email til dem alle, der beder om input. John og Jane svarer med deres input. Mary så din email ikke. Peter svarer og kopierer Beth. Beth svarer, men bcc's david. David svarer til alle, men glemmer at inkludere Beth. Du har endelig alle de input, og du er ved at færdiggøre rapporten, men Mary, i sidste øjeblik, svarer til alle, men ser ikke på input fra Beth og David. Så nu skal du tilføje sin feedback og sende den nye version igen, så alle kan gennemgå.

Denne historie kan fortsætte, indtil dit hår bliver gråt ud af frustration, men der er en bedre måde at gøre dette på: Dræb email-træet. Brug Yammer i stedet.

Med Yammer vil alle se alles feedback. Hvis nogen ny kommer sammen, vil den person se alles feedback. Så der. Ingen flere email træer.

Bliv moderne med dine vedhæftede filer

I den gamle verden ville du arbejde på et dokument, gemme det i et dokumentbibliotek, tildele de rigtige tilladelser til biblioteket, tage fat på linket til dokumentet, slukke for Outlook, start en email, så send linket til det pågældende dokument til dine kolleger, så de kan medvirke med dig.

I den nye verden er Modern Attachments sagen. Sådan fungerer det: Du er i brand. Du har fire dokumenter, du lige har afsluttet og gemt i SharePoint eller OneDrive. Du går til Outlook, opretter en ny email og tilføjer modtagerne. Når du klikker på knappen Vedhæft fil, kan du se en liste over de seneste dokumenter, du arbejdede på. Fra listen kan du vælge det dokument, du vil dele. Derefter husker du, at en af ​​modtagerne ikke har adgang til biblioteket. Intet problem. Du kan give adgang til filen lige fra Outlook til modtageren uden at gå til OneDrive eller SharePoint først.Hvordan er det for moderne?