10 Tips til visuel analyse og præsentation af data i Excel - dummier

Her er nogle konkrete forslag til, hvordan du med succes kan bruge diagrammer som dataanalyseværktøjer i Excel og hvordan Du kan bruge diagrammer til mere effektivt at kommunikere resultaterne af den dataanalyse, du gør.

Brug den rigtige diagramtype

Hvad mange mennesker ikke ved, er, at du kun kan lave fem data sammenligninger i Excel-diagrammer.

Sammenligning	Beskrivelse	Eksempel
Del-til-hele	Sammenligner individuelle værdier med summen af ​​disse værdier.	Sammenligning af salget genereret af individuelle produkter med det samlede salg, som en virksomhed har haft.
Hele til hele	Sammenligner individuelle dataværdier og sæt af dataværdier (eller hvad Excel kalder dataserier ) til hinanden.	Sammenligning af salgsindtægter fra forskellige virksomheder i din industri.
Tidsserier	Viser hvordan værdier ændrer sig over tid.	Et diagram med salgsindtægter i løbet af de sidste 5 måneder eller overskud .
Korrelation	Tager på forskellige dataserier i et forsøg på at udforske korrelation eller forening mellem datarierne.	Sammenligning af oplysninger om antallet af børn i skolealderen med salg af legetøj.
Geografisk	Kigger på dataværdier ved hjælp af et geografisk kort.	Undersøg salg efter land ved hjælp af et kort over verden.

Hvis du bestemmer eller kan finde ud af, hvilken data sammenligning du vil lave, er det meget nemt at vælge den rigtige diagramtype:

• Tærte, donut eller område: Anvend til > del-til-hele data sammenligning. Bar, cylinder, kegle eller pyramide:

• Anvendes til en hel-til-hele data sammenligning. Linje eller kolonne:

• Anvend til tidsserie data sammenligning. Scatter eller boble:

• Anvend til en korrelation datakomparation i Excel.

  Overflade:

• Anvend til en geografisk data sammenligning. Brug din diagrambesked som diagramtitel

Korttitler bruges almindeligt til at identificere den organisation, som du præsenterer information til eller måske for at identificere de vigtigste datarier, som du bruger i et diagram. En bedre og mere effektiv måde at bruge diagramtitlen på er at gøre det til et kort resumé af den besked, du vil have dit diagram til at kommunikere.

Pas på piediagrammer

Diagrammer er meget dårlige værktøjer til visuel forståelse af data og til visuel kommunikation af kvantitative oplysninger.

Næsten altid vil oplysninger, der vises i et cirkeldiagram, vises bedre i et simpelt bord.

Sirkediagrammer har flere svækkende svagheder:

Du er begrænset til at arbejde med et meget lille sæt tal.

• Cirkeldiagrammer er ikke visuelt præcise.

• Med cirkeldiagrammer er du begrænset til en enkelt dataserie.

• Overvej at bruge pivotdiagrammer til små datasæt

For små datasæt kan pivotdiagrammer fungere meget godt. Den vigtigste ting at huske er, at et pivotdiagram praktisk talt giver dig mulighed for at plotte kun et par rækker af data.

Hvis du imidlertid opretter en tværsnit, der kun viser et par rækker af data, skal du prøve et pivotdiagram. Her er en cross-tabulation i en pivot

tabel formular. Her er en cross-tabulation i en pivot

diagram formular. For mange mennesker viser den grafiske præsentation her tendensen i de underliggende data hurtigere, mere bekvemt og mere effektivt. Undgå 3-D-kort

Problemet med 3-er, at den ekstra dimension eller illusion af dybden reducerer diagrammets visuelle præcision. Med et 3-D diagram kan du ikke så nemt eller præcist måle eller vurdere de plottet data.

Her er et simpelt kolonneoversigt.

Her er de samme oplysninger i et 3-D kolonneoversigt. Hvis du ser nøje på disse to diagrammer, kan du se, at det er meget sværere at sammenligne de to dataserier i 3-D-diagrammet præcist og virkelig se, hvilke underliggende dataværdier der bliver tegnet.

Diagrammer bliver ofte for let forvirrede af fremmede og forvirrende oplysninger.

Brug aldrig 3-D-cirkeldiagrammer

Diagrammer er virkelig svage værktøjer til visualisering, analyse og visuel kommunikation. Tilføjelse af en tredje dimension til et diagram reducerer yderligere sin præcision og brugbarhed. Når du kombinerer svagheden i et cirkeldiagram med unøjagtigheden og upræcisionen af ​​tredimensionalitet, får du noget, der normalt er vildledende.

Vær opmærksom på phantom data markørerne

A

phantom data markør er noget ekstra visuelt element på et diagram, der overdriver eller vildleder diagramviseren. Her er et dumt lille kolonneoversigt, der blev oprettet for at plotte æbleproduktion i staten Washington. Bemærk, at diagramlegendien, som vises til højre for plotområdet, ligner en anden datapunkt. Det er hovedsagelig en phantom data markør det overdriver tendensen i æbleproduktion.

Brug logaritmisk skalering

Ved logaritmisk skalering af din værdi-akse kan du sammenligne den relative ændring i datarumværdier. Denne linjediagram bruger ikke logaritmisk skalering af værdiaksen.

Dette er de samme oplysninger i samme diagramtype og undertype, men skaleringen af ​​værdien akse blev ændret for at bruge logaritmisk skalering.

For at fortælle Excel, at du vil bruge logaritmisk skalering af værdiaksen, skal du følge disse trin:

Højreklik på værdien (Y) aksen, og vælg derefter kommandoen Formater aksel fra genvejsmenuen, der vises.

1. Når dialogboksen Format Axis vises, skal du vælge indstillingen Axis Options i listefeltet.

2. For at fortælle Excel at bruge logaritmisk skalering af værdien (Y) akse, skal du blot markere afkrydsningsfeltet Logaritmisk skala og derefter klikke på OK.

3. Glem ikke at eksperimentere

De forslag, du finansierer her, er rigtig gode retningslinjer til brug.Men du burde eksperimentere med dine visuelle præsentationer af data. Nogle gange ved at se på data på nogle funky, wacky, visuelle måder, får du indsigt, som du ellers ville savne.

Hvis du regelmæssigt bruger diagrammer og grafer til at analysere oplysninger, eller hvis du jævnligt præsenterer sådanne oplysninger til andre i din organisation, vil læsning af en eller flere af disse bøger til stor gavn for dig.