7 Tips til at arbejde med Excel-formler - dummier

Flere elementer kan hjælpe dig med at være så produktive som muligt, når du skriver og retter Excel-formler. Du kan se alle dine formler på én gang og rette fejl en efter en. Du kan bruge tilføjelsesguider til at hjælpe skrivefunktioner.

Førstepræsentation for hovedoperatører

En af de vigtigste faktorer ved at skrive formler er at få operatørerne korrekte, og jeg mener ikke telefonoperatører. Dette har at gøre med matematiske operatører - du ved, små detaljer som plus tegn og multiplikation tegn, og hvor parenteserne går. Operator forrang - den rækkefølge, hvor operationer udføres - kan gøre en stor forskel i resultatet. Du har en nem måde at holde din operatør forrang i orden. Alt du skal huske er "Vær venlig at undskylde min kære tante Sally. ”

Denne sætning er en mnemonisk for følgende:

• Parenteser

• Eksponenter

• Multiplikation

• Division

• Tilføjelse

• Subtraktion

Således har paranteser Første (højeste) forrang, og subtraktion har den sidste forrang. Nå for at være ærlig, har multiplikation samme forrang som division og tilføjelse har samme forrang som subtraktion, men du får ideen!

For eksempel er formlen = 1 + 2 × 15 lig med 31. Hvis du mener, at den skal svare til 45, skal du hellere besøge din moster! Svaret svarer til 45, hvis du indeholder parenteser, f.eks.: = (1 + 2) × 15.

At få orden på operatørerne er afgørende for trivsel for dit regneark. Excel genererer en fejl, når antallet af åbne og lukkede parenteser ikke stemmer overens, men hvis du mener at tilføje to tal før multiplikationen, ved Excel ikke, at du simpelthen forlod parenteserne ud!

Et par minutter med at forfriskende din hukommelse om operatørens ordre kan spare dig for mange hovedpine undervejs.

Skærmformularer

Hvis du ikke har bemærket, er det lidt svært at se dine formler uden uheld at redigere dem. Det skyldes, at når som helst du er i "rediger" -modus, og den aktive celle har en formel, kan formlen inkludere adressen til en anden celle, du klikker på. Dette gør det helt op.

Ville det ikke være nemt, hvis du bare kunne se på alle dine formler? Der er en vej! Det er simpelt. Klik på Fil øverst til venstre i Excel-arbejdsområdet, klik på Indstillinger, klik på fanen Avanceret og rul ned til Displayindstillinger for dette regneark. Indstillingsmuligheder.

Marker afkrydsningsfeltet Vis formler i celler i stedet for deres beregnede resultater.Denne boks fortæller Excel, at for alle celler, der har formler, vises selve formlen i stedet for det beregnede resultat. Den følgende figur viser et regneark, der viser formlerne. For at vende tilbage til normal visning skal du gentage disse trin og fravælge indstillingen. Denne mulighed gør det nemt at se, hvad alle formler er!

Se formler på den nemme måde.

Du kan ved et uheld redigere funktioner, selvom du har valgt indstillingen View Formulas. Pas på at klikke rundt på regnearket.

Fix Formulas

Antag at dit regneark har nogle fejl. Ikke panik! Det sker endda med de mest kloge brugere, og Excel kan hjælpe dig med at finde ud af, hvad der går galt. På fanen Formler i Formelrevision er knappen Fejlkontrol. Ved at klikke på knappen vises dialogboksen Fejlkontrol, som vist her. Det vil sige, at dialogboksen vises, hvis dit regneark har fejl. Ellers vises det bare en besked om, at fejlcheckingen er afsluttet. Det er så smart!

Kontrol af fejl.

Når der er

fejl, vises dialogboksen og holder sig fast, mens du arbejder på hver fejl. Med knapperne Næste og Forrige kan du cykle gennem alle fejlene, før dialogboksen lukker. For hver fejl, det finder ud af, vælger du, hvilken handling der skal udføres: Hjælp til denne fejl:

• Dette fører til Hjælp-systemet og viser emnet for den pågældende type fejl. Vis beregnelsestrin:

• Dialogboksen Evalueringsformel åbnes, og du kan se trin for trin hvordan formlen beregnes. Dette lader dig identificere det særlige trin, der forårsagede fejlen. Ignorer fejl:

• Måske er Excel forkert. Ignorer fejlen. Rediger i Formula Bar:

• Dette er en hurtig måde at reparere formlen selv, hvis du ikke har brug for anden hjælp. Dialogboksen Fejlkontrol har også en valgknapp. Når du klikker på knappen, åbnes fanen Formler i dialogboksen Excel-indstillinger. På fanen Formler kan du vælge indstillinger og regler for, hvordan fejl genkendes og udløses.

Brug absolutte referencer

Hvis du skal bruge den samme formel til en masse celler, som dem, der går ned i en kolonne, er den bedste metode at skrive formlen én gang og derefter trække den ned til de andre celler ved hjælp af fyldhåndtaget. Problemet er, at når du trækker formlen til nye placeringer, ændres eventuelle relative referencer.

Ofte er dette

den hensigt. Når der er en kolonne af data og en tilstødende kolonne med formler, refererer typisk hver celle i formelskolonnen til sin nabo i datakolonnen. Men hvis formlerne alle refererer til en celle, der ikke er tilstødende, er det normalt, at alle formelceller refererer til en uændret cellereference. Få dette til at fungere korrekt ved at bruge en absolut reference til cellen. For at bruge en absolut reference til en celle skal du bruge dollarskiltet ($) før rækkenummeret, før kolonnebrevet eller før begge dele. Gør dette, når du skriver den første formel, før du trækker den til andre celler, eller du bliver nødt til at opdatere alle formlerne. Skriv eksempelvis ikke dette:

= A4 x (B4 + A2)

Skriv det på denne måde i stedet:

= A4 x (B4 + $ A $ 2)

På denne måde, alle formlerne reference A2, uanset hvor du kopierer dem, i stedet for at referencen bliver til A3 og A4 osv.

Brug formelrevision

Der er præcedenser og afhængige. Der er eksterne referencer. Der er interaktion overalt. Hvordan kan du spore, hvor formelreferencerne kommer fra og skal hen?

Brug formelrevisionsværktøjerne, sådan er det! På fanen Formler er Formel Revision sektionen. I afsnittet er forskellige knapper, der styrer synligheden af ​​revisionssporerne.

Revisionsformler.

Formuleringsrevisionsværktøjslinjen har flere funktioner, som giver dig mulighed for at vade gennem dine formler. Udover at vise sporingspile kan værktøjslinjen også tjekke fejl, evaluere formler, kontrollere ugyldige data og tilføje kommentarer til regneark.

Brug betinget formatering

Ligesom IF-funktionen returnerer en bestemt værdi, når den første argumenttilstand er sand og en anden værdi, når den er fejlagtig, tillader betinget formatering at anvende et bestemt format til en celle, når en tilstand er sand. På fanen Startside i afsnittet Stilarter findes en rullemenu med mange betingede formateringsmuligheder.

Denne figur viser nogle værdier, der er blevet behandlet med betinget formatering. Med betinget formatering kan du indstille tilstanden og vælge det format, der anvendes, når betingelsen er opfyldt. Du kan for eksempel angive, at cellen skal vises med fed kursiv, når den værdi, den indeholder, er større end 100.

Anvendelse af et format, når en betingelse er opfyldt.

Betingelserne er angivet som regler. Regeltyperne er

Formater alle celler baseret på deres værdier.

Formater kun celler, der indeholder …

• Formater kun top- eller bundrangerede værdier.

• Formater kun værdier, der er over eller under gennemsnittet.

• Formater kun unikke eller dobbelte værdier.

• Brug en formel til at bestemme, hvilke celler der skal formateres.

• Når tilstanden er sand, kan formatering styre følgende:

• Borders

Fontindstillinger (stil, farve, fed, kursiv osv.)

• Fyld (en celle baggrundsfarve eller -mønster)

  Celler kan også formateres med farveskemaer eller ikonbilleder, der er placeret i cellen.

• Brug data validering

På fanen Data er i Data Værktøj sektionen Data Validation. Data Validation lader dig anvende en regel til en celle (eller celler), så indgangen skal overholde reglen. For eksempel kan en celle indstilles til at acceptere kun et helt tal mellem 50 og 100.

Indstilling af data validering.

Når indgangen ikke overgår reglen, vises en meddelelse.

Fanger en dårlig indtastning.

Fejlmeddelelsen kan tilpasses. For eksempel, hvis nogen indtaster et forkert nummer, kan den viste fejlmeddelelse sige Noodlehead - lær at tælle! Bare lad ikke chefen se det.