8 Vanskelige situationer (og hvad der skal gøres næste) - dummies

Der er nogle ofte skræmmende realiteter i bogholderi, du kan undgå, hvis du bruger MYOB: Flere virksomheder rullet ind i en enkelt virksomhed, der ofte kæmper efterladt af tidligere bogførere, gæld på grund af skattekontoret, budgetter, der aldrig kommer i opfyldelse og meget mere.

Når du står over for sådanne vanskelige situationer, kan du stole på en blanding af tekniske MYOB rådgivning, bogføring know-how og en indre skinnende ridder-til-redning tilbøjeligheder.

Håndterer 2 eller flere virksomheder, alt rullet ind i en

Har du nogensinde spekuleret på, hvordan din virksomhed gør sine penge? Måske gør du masser af forskellige former for arbejde, og selv om du har mistanke om, at ikke alt dette arbejde er rentabelt, er du ikke sikker på, hvad der er rentabelt, og hvad der ikke er. Heldigvis kan dine dage undre sig, for i job- og kategoriindberetning kan du opdage, hvad du gør rigtigt, og hvad du laver forkert.

MYOB tilbyder to måder at analysere indkomst og omkostninger på:

• Den første måde er at bruge jobfunktioner til at spore rentabiliteten af ​​ethvert job, din virksomhed forpligter sig til, om disse job er kontrakter, etaper af et projekt eller arbejde for bestemte kunder.

• Den anden måde at analysere rentabilitet på er at opdele din virksomhed i profitcentre ved hjælp af kategorifunktioner. Kategorier fungerer ofte godt, hvis du har en virksomhed, der har flere forskellige placeringer, eller driver forskellige bankkonti til forskellige divisioner.

  Jobs Kategorier Tr ansaks Du kan allokere en enkelt transaktion til mere end et job Du kan ikke allokere en enkelt transaktion til mere end en kategori Balance Sheets Du kan ikke udskrive en Balance for hvert job Du kan udskrive en Balance for hver kategori Budgetter Du kan oprette budgetter til individuelle job Du kan ikke oprette budgetter for kategorier Aktiver Du kan ikke spore bevægelsen af ​​aktiver for hvert job. Du kan spore bevægelsen af ​​aktiver for hvert job. Advarsler Du kan indstille dine præferencer, så du får en advarsel, hvis du glemmer at tilføje en jobkode til en transaktionslinje Du kan ikke angive dine præferencer, så du får en advarsel, hvis du glemmer at tilføje en kategorikode til en transaktion < Kontrol Du kan ikke indstille dine præferencer, så en transaktion kun registreres, hvis hver linje har en jobkode Du kan indstille dine præferencer, så en transaktion kun registreres, hvis den har en kategorikode < Headers Du kan have overskrift og detaljerede job Du kan ikke have overskrifter og detaljer kategorier Link til kunder Du kan forbinde job til bestemte kunder Du kan ikke linke kategorier til kunder Sammenkædning til udgifter Du kan forbinde udgifter til job, så de kan markeres til refusion, når kunder med onbilling Du kan ikke forbinde kategorier til udgifter til onbilling Feeling forvirret?Du kan bruge job til at analysere rentabiliteten af ​​individuelle omkostningscentre, projekter eller ventures, men brug kategorier til at spore rentabiliteten af ​​særskilt adskilte virksomheder eller lokationer. Gør en silkepose fra et sås øre

Har du arvet et bogføringsjob fra en person, der faktisk var en tvangshærer, og som udtrykte dette træk ved at oprette en konto i MYOB, der indeholder enhver konto, du nogensinde kunne forestille dig?

Måske har du endda ankommet til næste fase og besluttet at slette alle de konti, du ikke længere har brug for. Dette er det punkt, hvor du kan ramme problemer: Når du går for at slette en konto, nægter MYOB at spille og siger at kontoen indeholder historiske oplysninger.

I denne situation er måden at slippe af med en uønsket konto at kombinere den med en konto, som du vil have. Hvis du vil kombinere to konti, skal du gå til din kontooversigt, vælge den konto, du vil beholde (MYOB kalder dette dit primære konto), og klik på Kombinere konti. I vinduet Kombineringskonti, der vises, skal du vælge den konto, du vil fusionere (kaldet din sekundære konto), og klikke på Kombinere konti endnu en gang. Klik på OK for at fortsætte. Helt færdig!

Sporing af indtægter og udgifter fra udlejningsejendomme

Har du en udlejningsinvestering såvel som en virksomhed? Hvis du vil holde styr på alt i en enkelt MYOB-fil, så kan du.

Naviger til din kontoliste og se langs toppen. Kan du se fanen, der siger Andre indtægter og fanen, der siger Andre udgifter? Du kan bruge disse klassifikationer til at holde styr på udlejningsindtægter og udlejningsejendomme. På denne måde kan du stadig holde forretningsmæssige indtægter og udgifter adskilt fra din ejendomsinvestering.

Behandling af aktier og udbytte

Vil du vide, hvordan du optager køb af aktier og indtægter fra udbytte i MYOB? Svaret er kort og sødt. Bare gør det ikke. At gøre det er som at prøve at hugge et træ ved hjælp af en penkniv.

I stedet banker udbytte i din personlige konto og køber også nye aktier fra din personlige konto. Brug en simpel håndskrevet bog eller et regneark for at holde styr på disse transaktioner og give et resumé til din revisor i slutningen af ​​hvert år.

Kom i gæld med ATO

Dette er den vanskelige situation, hvor du finder, at du ikke kan betale din virksomhedsaktivitetserklæring til tiden, og du ender med penge til det australske skattekontor.

I denne situation sender ATO dig en erklæring hver måned, der viser, hvor meget du skylder. For at dine konti skal give mening, bør du medtage dette ansvar i dine konti. Sådan gør du:

Gå til din kontooversigt og opret en ny ansvarskonto kaldet 'Penge på grund af ATO'.

Vælg Kontokort som Kontokort.

1. Gå til Brug penge og registrer din aktivitetserklæring, som om du betaler det fuldt ud.

   Den generelle idé er, at du deler din betaling på din GST-indsamlede konto, din GST-betalt konto og, hvis du har medarbejdere, din PAYG-tilbageholdende konto.

2. Før du klikker på Optag, vælg penge på grund af ATO som din bankkonto øverst til venstre.

   Optagelse af en transaktion på denne måde rydder dine GST- og PAYG-konti tilbage til de korrekte beløb og viser ATO-ansvaret korrekt.

3. Når du foretager en betaling mod denne gæld, skal du registrere denne betaling i Brug penge og allokere denne betaling til dine penge på grund af ATO-kontoen.

   Afstem denne konto på samme måde som du ville forene en anden bankkonto.

4. Du skal afstemme denne konto hver gang skattekontoret sender dig en erklæring.

5. Budgetter på vej

Budgetter er lige så meget en test af personlighed, da de er en øvelse i aritmetik og planlægning. Her er nogle tips til at hjælpe dine budgetter tæt på mærket:

Overvej personen (uanset om det er dig eller en anden), hvem der udgør tallene. Er de en optimist eller en pessimist? Afhængig af svaret på dette spørgsmål skal du justere dine tal i overensstemmelse hermed.

Salgsfolk er optimister (de ville ikke overleve i deres job ellers). Tag deres salgsfremskrivninger med en knivspids salt.

• Hvis du har mange mennesker, der arbejder i din virksomhed, så spørg dem om deres input til budgettallene. Jo mere involverede alle er, jo mere realistiske og opnåelige budgettet.

• Så snart den første måned er gået, skal du sammenligne budgetter med aktualer ved hjælp af MYOBs rapport om fortjeneste og tabsbudget. Gør det hver måned for at beherske den sande kunst af krystalkugler.

• Tillad altid uforudsete udgifter, især hvis du laver et budget for en ny virksomhed. Ting koster altid mere, end du tror.

• Overvej omhyggeligt timingen af ​​uregelmæssige betalinger, som kvartalsvise elregninger, måneder med fem lønukker og årlige forsikringspræmier.

• Arbejde med generelle tidsskrifter

• Generelle tidsskrifter er sædvanligvis revisorernes domæne, men hvis du er seriøs i dette MYOB-spil, kan en eller flere af dem eller andre måske bede dig om at optage en almindelig tidsskrift. Måske justerer du for afskrivninger, registrerer en ændring i slutningen af ​​året eller omfordeler udgifter fra en konto til en anden.

Her er nogle generelle tips til, hvordan du håndterer denne særdeles vanskelige situation:

Gå til Kontrolcentral og klik på Record Journal Entry.

Pause et øjeblik, og tænk grundigt på datoen.

1. Generelle tidsskrifter er normalt justeringer af den ene eller anden art, og oftest bør der gives en anden dato end den udbudte systemdato. Dato journalen for at matche den periode, for hvilken justeringen er lavet - hvis du laver en afskrivningsindtastning for november, skal du skrive datoen som november.

2. Optag et detaljeret memo.

   Forklar hvad du laver og hvorfor.

3. Debitér en konto eller konti, og kredit en konto eller flere konti.

   For hver linje kan du indtaste et beløb i debit kolonnen eller kolonnen Kredit - ikke begge dele. Du kan dog tilføje så mange linjer som du vil.

4. Tænk over skatkoderne for hver linje.

   De fleste generelle tidsskrifter påvirker ikke GST, så den sædvanlige skattekode er N-T.Men hvis du ikke er sikker, spørg din revisor.

5. Kontroller, at de samlede debiteringer matcher de samlede kreditter.

   De gør? Så skal udestående saldo nederst vises som nul

6. Klik på Record for at udfylde din dagbog.

   Gærningen er færdig.

7. Håndtering af udenlandske transaktioner

   MYOB AccountRight omfatter ikke for øjeblikket valutafunktioner. Hvad er løsningerne på dette dilemma?

Hvis du eksporterer varer til udlandet, men dit salg er i australske dollars, selvom du eksporterer varer i udlandet, har du ikke brug for valutafunktioner.

På samme måde, hvis du køber varer fra udlandet ved hjælp af australske dollars, behøver du ikke udenlandsk valuta. For eksempel, hvis du køber noget ved hjælp af dit australske kreditkort, selvom den angivne pris var i amerikanske dollars, når beløbet fremgår af din kontoudskrift, er dette beløb allerede konverteret til australske dollars.

• Hvis du ikke allerede har købt MYOB, kan du stadig vælge den gamle MYOB Premier Classic-version, som indeholdt udenlandsk valuta. Den største ulempe er, at denne version ikke indeholder bankfeeds eller cloud-funktioner.

• Sidste, før du gør noget, skal du kontakte MYOBs kundeservice. Funktionerne i MYOB AccountRight ændres hele tiden.