Adgang 2013 Alt-i-One til Dummies Cheat Sheet - dummies

Af Alison Barrows, Joseph C. Stockman, Allen G. Taylor

Adgang 2013 gør det nemt at kombinere dine data en visuel grænseflade med kraften i en relationel database. Opdag hvordan du organiserer data i tabeller, designformer og rapporter til redigering og præsentation af oplysninger og oprette forespørgsler til valg og kombination af oplysninger. De næste trin er at skrive makroer og Visual Basic for Applications (VBA) scripts for at gøre din database smart og bruge SharePoint til at offentliggøre data på internettet.

Design af en relationsdatabase i Access 2013

Når du bruger et databaseprogram som Access 2013, kan du ikke bare begynde at indtaste data. I stedet skal du oprette et relationsdatabasedesign, der deler dine oplysninger i en eller flere tabeller, der hver består af felter (som er som kolonnerne i et regneark). Tabeller er forbundet med relationelle sammenføjninger, hvor et felt i et bord matcher (vedrører) et felt i et andet. Her er den generelle ide:

Identificer dine data.

Lav en liste over de mulige felter (informationstyper), herunder tekst, numerisk, dato, sand / falsk og andre typer data.
Eliminer overflødige felter.

Gem ikke de samme oplysninger på mere end et sted. Hvis du kan beregne et felt fra et andet, skal du kun gemme en. (Gem fødselsdato eller alder, men ikke begge, for eksempel.)
Organiser felterne i tabeller.

Grupper dine felter i henhold til det, de beskriver, så hver gruppe bliver et bord. En ordreindtastningsdatabase for en butik kan have et bord til kunder, en for produkter og en for ordrer.
Tilføj tabeller for koder og forkortelser.

Planlæg at inkludere en tabel med statsnavne og tobogstavskoder og en tabel over alle andre kode eller forkortelser, du planlægger at bruge i databasen. Du bruger disse tabeller til at oprette drop-down menuer med værdier, du kan vælge, når du indtaster arkiver.
Vælg en primærnøgle for hver tabel.

Den primære nøgle er det felt, der unikt identificerer hver post i tabellen. Du kan fortælle Adgang for at tildele et unikt id-nummer til hver post ved hjælp af et AutoNumber-felt.
Link tabellerne.

Se hvilke tabeller der indeholder felter, der matcher felter i andre tabeller. I en ordreindtastningsdatabase skal ordre-tabellen indeholde et felt, der identificerer den kunde, der har bestilt ordren - et felt, der svarer til det primære nøglefelt i kundetabellen. De fleste relationer er one-to-many , , hvor en post i et bord kan matche mere end en (eller ingen) poster i en anden tabel.

Tips til valg af felttyper i Access 2013

Når du designer en database i Access 2013, bestemmer du, hvilken type hvert felt skal være. Adgang giver 12 felttyper, som du kan vælge mellem. Vælg den felttype, der bedst beskriver de data, du vil gemme i feltet, og det fungerer for den type analyse, du skal bruge feltet. Her er tips om, hvornår du skal bruge hvilken type felt.

Feltype	Hvad den indeholder
Kort tekst	Tekst op til 255 tegn lang (inklusive mellemrum og tegnsætning). Brug et tekstfelt, ikke et nummerfelt, til koder selv hvis de ligner tal, som f.eks. Telefonnumre, postnumre og andre postnumre.
Lang tekst	Tekst op til 65, 536 tegn. Et langt tekstfelt kan indeholde Rich Text (formateret tekst), og du kan indstille den til at tilføjes kun , så den kan akkumulere tekstnotater uden at lade brugeren slette, hvad der allerede findes.
Nummer	Kun tal. Du kan bruge + eller - før nummeret, som , som et decimaltal. Hvis du planlægger at lave matematik med et felt, skal du bruge et felt Antal eller Valuta.
Valuta	Tal med et valutategn foran dem ($, & yen; og så på).
AutoNumber	Numre unikt for hver post og tildelt af Access som du tilføjer poster, starter fra 1. Brug et AutoNumber-felt som primærnøgle -feltet for de fleste tabeller.
Dato / Tid	Datoer, tider eller begge dele.
Hyperlink	Tekststreng formateret som et hyperlink. (Hvis du klikker på linket , tager det dig til siden.) Denne feltype er særlig nyttig, hvis relateret information er tilgængelig på internettet.
Ja / Nej	Ja eller nej (en bestemt betingelse er eller ikke er i effekt) - eller andre toordsæt, f.eks. True / False, On / Off, og mand / kvinde. Brug et Ja / Nej-felt, hvis du vil vise feltet som et afkrydsningsfelt på formularer.
Vedhæftet fil	Gemmer en eller flere hele filer - billeder, lyd, Word dokumenter, endda video - i ét vedhæftningsfelt.
Beregnet	Data oprettet med en formel. Brug et Beregnet felt, når en beregnet værdi vil blive brugt i mange forespørgsler, formularer og rapporter.

Handy Access 2013 Tastaturgenveje

Nogle mennesker vil hellere bruge tastaturet end musen, og Access 2013 har masser af tastaturgenveje til disse mennesker. Følgende tastaturgenveje er særligt nyttige i Access 2013. Nogle tastetryk virker hvor som helst i Access 2013; andre arbejder kun i specifikke synspunkter, som nævnt.

Nøglekombination	Handling
F1	Viser hjælpefeltet
Ctrl + F1	Skjuler eller viser båndet
F5	Går til posten med det rekordnummer du har skriv
F6	Flytter fokus til et andet område i vinduet
F7	Kontrollerer stavningen i det valgte objekt
F11	Skjuler eller viser navigationsruden
Del > Sletter det valgte objekt	Alt + Indtast
I Design visning viser egenskaberne for det valgte	objekt Ctrl + C
Kopierer den markerede tekst eller objekter til udklipsholderen	Ctrl + F
Find tekst (med mulighed for at erstatte det) i åbent bord,	forespørgsel eller form Ctrl + N
Starter en ny database	Ctrl + O
Åbner en database	Ctrl + P
Udskriver det valgte objekt	Ctrl + S
Gemmer det valgte objekt	Ctrl + V
Klistrer indholdet af udklipsholderen i det aktive vindue	Ctrl + X
Sletter den markerede tekst eller objekt og gemmer den i	udklipsholderen Ctrl + Z
Afgør den sidste handling, der kan fortrydes (vores al l-tid	favorit!) Ctrl +;
Typer dagens dato	Ctrl + "
Duplicerer indgangen fra det samme felt i det forrige	record Esc
Annullerer, hvad du skriver.	Secrets of Access 2013 Database Design

Her er de fem bud af database design, uanset om du bruger Access 2013 eller et andet databaseprogram. En velfungerende database gør det lettere at opretholde dine data.

Gem information, hvor den tilhører, ikke hvor den vises.

Hvor du gemmer oplysninger, har intet at gøre med, hvor det vises. I et regneark skriver du oplysninger, hvor du vil have det vist, når du udskriver regnearket, men databaser fungerer forskelligt. I en database gemmer du oplysninger i tabeller baseret på informationens struktur. Et stykke information kan forekomme i mange rapporter, men du gemmer det kun i ét felt i et bord. Gem oplysninger som det egentlig eksisterer, ikke som du vil have det vist i en bestemt rapport.
Denne regel er en følge af den første regel. Hvis du vil have bogtitler i alle store bogstaver (kapital) i dine indkøbsordrer, kan Access aktivere titlerne for dig. Gem bogtitlerne med korrekt kapitalisering, så du ikke sidder fast med at have dem i alle hætter på hver rapport. Adgang har mange indbyggede funktioner, der kan tilpasse måden, som tekst, tal og datoer er formateret. Undgå affald i, skraldespand (GIGO).
Hvis du ikke generer et godt, fornuftigt design til din database - og hvis du ikke er forsigtig med at indtaste korrekte, rene data - vil din database ende med affald. En velfungerende database er lettere at opretholde end en dårligt designet, fordi hver enkelt information kun gemmes en gang i et klart navngivet felt i et tydeligt navngivet bord, med de korrekte valideringsregler på plads. Ja, det lyder som en masse arbejde, men at rydde op på en database med 10.000 ukorrekte arkiver er (med undskyldning) endnu mere arbejde. Adskille dine data fra dine programmer.
Hvis du opretter en database, der skal deles med eller distribueres til andre, skal du gemme alle tabeller i en database (bagsiden) og alle de andre objekter i en anden database (forenden). Så kan du forbinde disse to databaser for at få alt til at fungere. At adskille tabellerne fra alt andet strømlines hele rigmarolen med at opdatere forespørgsler, formularer, rapporter og andre ting senere uden at forstyrre dataene i tabellerne. Sikkerhedskopier tidligt og ofte.
Okay, dette tip handler ikke om design, men det er for vigtigt at udelade: Lav en sikkerhedskopi af din database hver dag. Med held har dit kontor allerede et system med regelmæssige (sandsynligvis natlige) backups, der indeholder din database. Hvis ikke, lav en sikkerhedskopi af din database med jævne mellemrum, og helt sikkert lav en sikkerhedskopi, før du foretager større ændringer. Hold flere sikkerhedskopier, ikke bare den nyeste, hvis det tager et stykke tid at opdage et problem. Find den rigtige adgang til 2013-værktøj til at holde skrald ud

Hvis de data, der går ind i din database via tabeller og formularer, er skrald, vil enhver udgang eller analyse, du gør med forespørgsler og rapporter, også give dig affald.Heldigvis tilbyder Access mange værktøjer til at hjælpe dig med at sikre, at de data, der går i hvert felt, er de data, der skal gå i det pågældende felt. Du kan finde mange af de værktøjer, der holder skrald i tabellen Design:

Datatype:

Brug den korrekte datatype for at forhindre, at data af den forkerte type indtastes. Feltstørrelse:
Denne egenskab begrænser antallet af tegn. Hvis du ved, at et felt aldrig skal overstige fire tegn, skal du for eksempel indstille feltstørrelse til 4. Format:
Denne egenskab gør dataene til at se rigtigt ud. Du kan for eksempel ændre tekst til alle hætter eller små bogstaver. Indgangsmaske:
En indgangsmaske begrænser de tilladte oplysninger i et felt ved at angive hvilke tegn du kan indtaste. Brug en indtastningsmaske, når du kender formularen dataene skal tage - hvis et ordrenummer har to bogstaver efterfulgt af f.eks. Fire cifre. Telefonnumre og postnumre er andre eksempler på felter, hvor input masker er nyttige. Input masker arbejder med formateringsformatet Format. Standardværdi:
Denne egenskab definerer en værdi, som vises som standard, hvis der ikke indtastes nogen anden værdi. Standardværdien vises i feltet, indtil en anden værdi er indtastet. Felt eller post
Valideringsregel: Data skal passere denne regel, inden den indtastes. Denne egenskab fungerer med egenskaben for validering af tekst. Påkrævet:
Denne egenskab angiver, at feltet skal have en værdi for at gemme posten. Når der ikke er indtastet værdi, skaber Access ikke en ny post, når Tab eller Enter trykkes, og knappen Ny optagelse er nedtonet. Tillad nullængde:
Denne egenskab angiver, om en nullængdeindgang som f.eks. "" (Citater uden mellemrum mellem dem) er tilladt (kun for tekstfelter, lange tekstfelter og hyperlinkfelter). Et felt med nullængde giver dig mulighed for at skelne mellem oplysninger, der ikke findes, og en nullværdi (tom), der er ukendt eller ikke er indtastet. Når denne indstilling er indstillet, tillader den en nullængdesnor i et påkrævet felt. Du vil måske bruge en indtastningsmaske til at gøre et nullængdefelt se anderledes ud end en nullværdi, når begge er tilladt. Indekseret:
Når du vælger at indeksere et felt, kan du angive, at der ikke er tilladelse til at tillade dobbeltværdier i feltet. Denne ejendom er også tilgængelig fra datablad visning; det er et afkrydsningsfelt på fanebladet Dataark af båndet. Opslagsfelter:
Denne egenskab giver brugeren mulighed for at vælge en værdi for et felt, der er gemt i et andet felt, hvilket eliminerer mange stavefejl og standardiserer valgmulighederne for feltet. Brug Opslagguiden til at oprette et opslagsfelt. Når du automatiserer en Access 2013 database applikation ved hjælp af Visual Basic for Applications (VBA), kan du gå tabt med en tom side for at begynde at skrive kode. Hvor starter du Her er et par enkle retningslinjer at følge, der vil få dig til at skrive VBA-kode som et pro:

Få hjælp.

Tryk på F1 til enhver tid for at starte Microsoft Access-hjælp, hvor du kan se eksempler på VBA-kode.

Brug objektbrowseren.

Objektbrowseren lader dig undersøge egenskaberne og metoderne for objekterne i VBA. I Visual Basic Editor skal du vælge View, derefter Object Browser eller blot trykke på F2.
Få mere hjælp.

Selvfølgelig er de indbyggede hjælpeværktøjer inden for VBA vidunderlige, men du kan også bruge din yndlingsbrowser til at søge på internettet for at få hjælp til at skrive VBA-kode. Du kan endda finde eksempler, som du kan stjæle - eller låne - til dit eget projekt.
Håndter dine fejl.

Selv den mest perfekte programmør kan ikke stoppe fejlen, men han eller hun kan stoppe dem fra at bringe et program til slibestop. Brug VBA's indbyggede fejlhåndtering med on error Goto og Resume-sætningerne til at fange fejl og ændre programflowet, så dine applikationer ikke frustrerer de mennesker, der bruger dem.
Brug funktioner og subprocedurer.

Ansøg funktioner og subprocedurer til at håndtere opgaver, der udføres af forskellige områder af dit program. Som en generel regel, hvis du finder dig selv kopiering og indsættelse af kode fra et område af et program til et andet, kan du måske sætte denne kode i sin egen procedure.
Konverter makroer til VBA kode.

Makrodesigneren i Access 2013 giver dig mulighed for at vælge mellem lister over foruddefinerede opgaver for at automatisere din applikation. Byg en makro, der gør hvad du vil, og konverter derefter den makro til VBA kode, så du kan se, hvordan det ville se ud, hvis du havde skrevet det fra bunden.
Deling af data med andre programmer indenfor Access 2013

Adgang 2013 er en stor database applikation alene, men det spiller også godt med andre, så du kan vise og hente data fra flere andre programmer. Hvis et program understøtter Visual Basic for Applications (VBA), kan du styre det fra Access. Her er en kort liste over programmer, som du kan tage kontrol med og dele data med:

Microsoft Excel:

Mange brugere af Excel ender med at blive involveret i Access, fordi de har brug for mere struktur til lagring af deres data. Nogle af disse mennesker gør ikke springet til Access, men der er således et stærkt slips mellem Access og Excel. Du kan bruge et Excel-regneark som et bord i Access eller helt tage kontrol over en Excel-applikation fra VBA.

Microsoft SQL Server: SQL Server er som Adgang til steroider - i hvert fald fra bordet og forespørgselssynspunktet. Du kan flytte dine data fra Adgang til SQL Server for at forbedre hastigheden og ydeevnen, når du bruger store mængder data. Når dataene er i SQL Server, kan du bygge dine adgangsformer, rapporter, makroer og moduler til at bruge dataene fra SQL Server.
Microsoft Word: De fleste, der bruger Access, har også brugt Word. Uanset om du skriver et brev eller gør en liste over opgaver at gøre, er Word, hvor du måske er vant til at dreje. Du kan også bruge Word som et rapporteringsværktøj, hvor du kan oprette bogmærker for at placere data fra Adgang, og en anden - som måske ikke er bekendt med Adgang - kan redigere de øvrige oplysninger i Word-dokumentet.
Microsoft SharePoint: SharePoint er Microsofts vision for at dele og samarbejde med data på internettet.Fra Access 2013 kan du dele data med en SharePoint-server. Du kan endda oprette en brugerdefineret webapp, der gemmer Adgangstabeller, forespørgsler, formularer (som visninger) og makroer på en SharePoint 2013-server og giver dig eller andre adgang til disse formularer på internettet - alt sammen uden at have Access 2013 installeret.
Microsoft Outlook: Outlook er mere end blot et e-mail-værktøj; Det er også et kontaktstyringssystem. Du kan dele kontakt-, kalender- og opgaveoplysninger med dit adgangsprogram, så du skal indtaste det på kun ét sted.