Indholdsfortegnelse:
- Brug af genvejstilgangen: Hurtig Opret
- Kontooptegnelser og deres fire sektioner
- Opsætning af underkonti
Video: Use multi-select option sets in Customer Engagement 2024
Konti er virksomheder. Subregnskaber kan være divisioner af hovedvirksomheden eller kan være separate fysiske placeringer i samme firma. Alt, hvad du tilføjer i Microsoft CRM, kan du redigere. Og alt hvad du tilføjer kan slettes, men en bedre praksis er at deaktivere en konto i stedet for at slette den. Hvis du deaktiverer, kan du altid genoplive oplysningerne, hvis du senere opdager, at du har brug for det. Sletning er for evigt.
Brug af genvejstilgangen: Hurtig Opret
Hurtig Opret, som du har adgang til i den nederste venstre del af CRM Home Page, giver dig mulighed for at indtaste en ny konto, kontakt, ledelse eller mulighed så hurtigt som muligt. Quick Creation er den dovne mands tilgang til dataindtastning. Quick Create-funktionen opnår sin hastighed ved at eliminere alt andet end Erhvervskrævede felter . Dette er marketiketterne, der vises rødt på skærmen. Erhverv Påkrævede felter er obligatoriske felter, som systemet skal bruge for at kunne gemme og hente poster senere.
I vinduet Hurtig oprettelse kan du vælge at oprette flere typer poster ved at åbne valglisten i vinduet. For at begynde at tilføje en ny konto via funktionen Hurtig oprettelse skal du følge disse trin:
1. Åbn hurtig oprettelse.
2. Vælg Konti i vinduet Hurtig oprettelse.
3. Klik på knappen Gå i samme vindue.
Vinduet Opret konto vises som vist i Figur 1.
4. I feltet Kontonavn i dialogboksen Hurtig oprettelse skal du indtaste navnet på det firma, hvis optagelse du opretter.
Som bruger vises dit navn som ejer som standard.
5. Vælg indstillingen Gem eller Gem og Åbn.
Hvis du vælger Gem, gemmer du det Record, du netop har angivet, og bringer dig til en anden blank Opret dialogboks, så du kan oprette et andet Kontooptegnelse. Gem funktionen er effektiv, hvis du har mere end blot et par poster, der skal indtaste alle på én gang. Funktionen Gem og Åb gemmer også den optagelse, du netop har oprettet, men det fører dig straks til det fulde sæt af kontopostsskærme og felter, så du kan gøre et mere komplet job med at indtaste oplysninger for den ene optagelse.
På trods af dine bedste hensigter om at gå tilbage senere og udfylde resten af oplysningerne, kan du udsætte dig. Overvej at bruge indstillingen Gem og Åbn. Selvom du starter med funktionen Hurtig oprettelse, vælges Gem og Åbn, når du er færdig med at indtaste alle de krævede felter, og du kommer til vinduet Detaljer.Dette er stedet at være.
Kontooptegnelser og deres fire sektioner
Hvert kontostegn har faktisk fire relaterede vinduer: Generelt, Detaljer, Administration og Kontooplysninger. Du kan få adgang til disse vinduer, eller faktisk oprette en ny konto ved at gå til kontolistevisningslinjen og vælge Ny konto fra handlingslinjen. Denne metode, som adskiller sig fra Quick Creation, er den komplette, dataindtrængende måde, hvorpå du kan starte et nyt kontooptegnelse.
Figur 2 viser fanen Generelt i Kontrolvinduet.
Fanen Generelt indeholder de fleste kritiske kontaktoplysninger til din konto, herunder det krævede felt: Kontonavn. De fleste felter på fanen Generelt er selvforklarende, men de tre andre faner fortjener en lille diskussion:
- Fanen Detaljer indeholder for det meste finansielle oplysninger, såsom årlig omsætning og aktie symbol, hvis virksomheden er offentligt handlet. Dette giver potentielt nyttige demografiske oplysninger om kontoen, forudsat at nogen i din organisation gør forskningen for at udfylde oplysningerne og holder den aktuelle.
- Fanen Administration har regnskabsoplysninger, som bruges til faktureringsformål.
- Fanen Kontooplysninger indeholder demografiske oplysninger, og ikke meget af det. Dette er et godt område for at tilføje yderligere, brugerdefinerede felter, der er vigtige for din organisation. Brugerdefinerede felter kan tilføjes til et af disse fire områder, men der er rigeligt med fast ejendom til rådighed i Konto Info-underområdet.
Opsætning af underkonti
Kontooptegnelser kan være forældre af andre kontooptegnelser. Et barn Record kan også kaldes en underkonto . Normalt vil du bruge subkonto-systemet til at underordne en post til en anden. Et godt eksempel opstår, når du har at gøre med et firma, der har flere steder. Hovedkvarteret vil være hovedkontoen, og hver regional placering vil være en underkonto. Ved at forbinde konti på denne måde kan du bruge rapporteringssystemet til at konsolidere, subtotale eller samlede indtægter for alle relaterede konti.
Generelt vinduet, som er det første og standardvinduet, når du opretter et nyt kontoupprogram, indeholder feltet, som vedrører en konto til en anden. Dette felt er mærket Parent Account og har en valgliste indeholdende alle de øvrige eksisterende konti i systemet. Der er stort set ingen grænse for antallet af forældre, der er muligt. Med andre ord kan hver forælderskonto have mange børn, børnebørn og børnebørn.
Når du opretter denne struktur, er den bedste tilgang at kortlægge forholdet mellem kontiene og begynde øverst. Indtast først forældrekontoen og indtast børnene.
