Automatisk opdatering af din journal i Outlook 2000 - dummies

Stardat 2001: På Star Trek, Kaptajnen til stjerneskibet Enterprise gør troværdigt daglige poster i kaptajnens log. Kaptajnen registrerer oplysninger om de planeter, besætningen har udforsket, udlændinge, de har kæmpet, og de bizarre fænomener, de har observeret ud i det dybe rum, hvor ingen er gået før!

Nu er det din tur. Ligesom kaptajnen på Enterprise, kan du registrere dine daglige interaktioner med mærkelige væsener i bizarre omgivelser under stressende omstændigheder, selvom de mærkelige væsener alle er på dit eget kontor. Outlook Journal er din kaptajnens logbog.

Galaxy's høje muckity-mucks anvender uden tvivl kaptajnens logbog for frygtelig vigtige ting, men din Journal tjener dig mere direkte. Nogle gange, når du skal finde et dokument eller en oversigt over en samtale, kan du ikke huske, hvad du kaldte dokumentet, eller hvor du lagrede det, men du kan huske når du har oprettet eller modtaget varen. I dette tilfælde kan du gå til Journal og tjekke datoen, når du husker at håndtere varen og finde det, du skal vide.

For at få god brug fra Journal, skal du bruge det. Du kan indstille Outlook til at lave journalposter for næsten alt, hvad du gør, eller du kan lukke Journal fuldstændigt og ikke foretage poster. Hvis du ikke lægger noget i tidsskriftet, får du intet ud.

Hvad er den nemmeste måde at lave poster på i Journal? Gøre ingenting. Journal opdaterer automatisk ethvert dokument, du opretter, redigerer eller udskriver i ethvert Office 2000-program. Journalen sporer også automatisk e-mail-meddelelser, mødeforespørgsler og svar og opgaveforespørgsler og svar. I fremtiden kan andre programmer end Microsoft Office-pakken have mulighed for at lave poster i Journal, men lige nu er denne funktion begrænset til Office 2000-programmer.

Der er en fangst: Du skal fortælle Outlook, at du vil have automatisk journaloptagelse tændt. Heldigvis, hvis du ikke har aktiveret Journals automatiske optagelsesfunktion, spørger Outlook 2000 dig om, hvorvidt du vil tænde funktionen hver gang du klikker på ikonet Journalen.

Følg disse trin for at tænde journalens automatiske optagelsesfunktion:

1. Vælg Værktøjer-> Indstillinger.

Dialogboksen Indstillinger vises.

2. Klik på knappen Journal Options.

Dialogboksen Tidsindstillinger vises (se figur 1) med afkrydsningsfelter for alle typer aktiviteter, du kan optage automatisk, og navnene på alle de personer, for hvem du automatisk kan optage transaktioner, som f.eks. E-mail.

Figur 1: Dialogboksen Journal Options.

3. Klik for at placere en afkrydsningsfelt i afkrydsningsfeltet for de emner og filer, du vil optage automatisk, og for de kontakter, hvem du vil have oplysningerne registreret på.

Listen over personer i boksen For disse kontakter er den samme som listen over personer i din kontaktliste. Du kan manuelt oprette journalposter til personer, der ikke er i din kontaktliste.

Når du tilføjer navne til din kontaktliste i Kontakter-modulet, er disse navne ikke angivet til automatisk optagelse i Journal. Du skal enten kontrollere navnet i dialogboksen Journalsindstillinger eller åbne Kontakt-posten, klikke på fanebladet Journal og tjek Automatiske optagelsesjournaler for disse kontakter automatisk.

4. Klik på OK.

Journalen registrerer automatisk de elementer og filer, du valgte for de kontakter, du har angivet.