Grundlæggende om Backing Up QuickBooks 2012 Data File - dummies

En kritisk vigtig opgave, som du eller en eller anden medarbejder skal færdiggøre, er at sikkerhedskopiere QuickBooks 2012-dataene fil. Helt bogstaveligt beskriver QuickBooks-datafilen din virksomheds økonomiske forhold. Du vil absolut ikke tabe datafilen.

Hvis du f.eks. Taber datafilen, kan det betyde, at du ikke ved, hvor mange penge du har, du ved ikke, om du laver eller taber penge, og du kan ikke nemt eller præcist Forbered din årlige selvangivelse.

Heldigvis er sikkerhedskopiering af QuickBooks-datafilen ret ligetil. Du skal kun gennemføre tre trin:

1. Vælg kommandoen Fil → Opret kopi.

   QuickBooks viser dialogboksen Gem kopi eller sikkerhedskopiering, der indeholder tre valgmuligheder: muligheden for at gemme en sikkerhedskopi af din QuickBooks-fil, muligheden for at oprette en bærbar firmafil og muligheden for at oprette en revisors kopi.

2. Du vil gemme en sikkerhedskopi, så klik på Backup Copy-knappen. Klik derefter på Næste for at fortsætte.

   Du kan oprette enten en fuld backupfil eller en bærbar firmafil, når du kopierer QuickBooks-filen. En bærbar virksomhedsfil er mindre end en backup-fil, så det er mere bekvemt at flytte rundt.

   Du kan f.eks. Lettere e-maile en bærbar firmafil. Gnidning med bærbare virksomhedsfiler er dette: QuickBooks skal arbejde hårdt for at scrunch den bærbare virksomhedsfil til en lille størrelse. QuickBooks skal også gøre mere arbejde for at un-scrunch filen senere, når du vil arbejde med det.

   Når du har klikket på Næste, vises dialogboksen Gem kopi eller sikkerhedskopiering, som vist i illustrationen nedenfor.

   Du kan bare gå direkte til dialogboksen Gem kopi eller sikkerhedskopiering, som vist nedenfor, ved at vælge kommandoen Fil → Opret sikkerhedskopiering.

   

3. Angiv om du vil gemme din QuickBooks-backupfil på dit lokale firma eller QuickBooks offsite datacenter.

   Klik på Lokal sikkerhedskopiering for at angive, at du vil gemme sikkerhedskopien af ​​din fil på din computers harddisk.

4. Klik på knappen Indstillinger for at vælge en backupplacering.

   QuickBooks viser dialogboksen Sikkerhedskopieringsindstillinger, som vist i illustrationen nedenfor.

   

5. Angiv til hvilken mappe eller diskplacering firmafilen skal sikkerhedskopieres.

   Du indtaster bare et stinavn direkte i feltet, der fortæller, hvor du skal gemme dine sikkerhedskopier.

6. (Valgfrit) Vælg dine sikkerhedskopieringsmuligheder.

   Du kan også bruge dialogboksen Sikkerhedskopieringsindstillinger vist ovenfor for at angive, hvornår QuickBooks skal minde dig om at sikkerhedskopiere, og hvordan QuickBooks skal sikkerhedskopiere:

   1. Timestamps: For at tilføje dato og klokkeslæt for backupoperationen til backupfilen navn, skal du markere afkrydsningsfeltet Tilføj dato og klokkeslæt for sikkerhedskopien til filnavnet.

   2. Begrænsning af sikkerhedskopier: Hvis du vil fortælle QuickBooks, skal du fjerne gamle sikkerhedskopier, markere afkrydsningsfeltet Begræns antal af sikkerhedskopier i denne mappe, og angiv derefter, hvor mange sikkerhedskopier du vil beholde ved hjælp af det tilstødende tekstfelt.

   3. Sikkerhedskopiering påmindelser: Vælg påmind mig om at sikkerhedskopiere, når jeg lukker Min firmafil og den tilstødende tekstboks for at angive, at du vil blive mindet om at sikkerhedskopiere QuickBooks-filen hver gang hver anden gang, hver tredje gang, og så videre, at du lukker QuickBooks.

   4. Data verifikation: Brug Verifikationsknapperne til at fortælle QuickBooks, at den skal kontrollere dataintegriteten, når den sikkerhedskopierer dine data. Marker knappen Komplet Verifikation for QuickBooks bedste og mest omfattende verifikation.

7. Klik på OK, når du er færdig med at angive sikkerhedskopieringsstedet og mulighederne, og klik derefter på Næste.

   QuickBooks viser en dialogboks, der spørger, hvornår du vil sikkerhedskopiere.

8. Bestem, hvornår du vil sikkerhedskopiere.

   Normalt vil du sikkerhedskopiere, når du vælger kommandoen Gem kopiering eller backup. Du kan dog også fortælle QuickBooks regelmæssigt at planlægge sikkerhedskopier af QuickBooks-datafilen ifølge nogle kloge ordninger.

   Hvis du fortæller QuickBooks, at du vil planlægge sikkerhedskopieringer, viser QuickBooks et par dialogbokse, du bruger til at oprette den nye tidsplan for sikkerhedskopiering ved at navngive tidsplanen og ved at fortælle de dage og tidspunkter, at sikkerhedskopier skal planlægges.

9. Klik på Afslut for at lukke dialogboksen Gem kopi eller sikkerhedskopiering.

   Når du har angivet, hvordan sikkerhedskopieringen skal fungere, skal du klikke på Udfør. QuickBooks sikkerhedskopierer (eller opretter en kopi af) den aktuelle QuickBooks firmafil og gemmer den nye filkopi på sikkerhedskopieringsstedet.