Basics of Backing Up QuickBooks 2014 Data File - dummies

En kritisk vigtig opgave, som du eller en eller anden medarbejder skal færdiggøre, er en sikkerhedskopi af QuickBooks datafil. Få ting, der er gemt på din computers harddisk, fortjener så meget pleje som QuickBooks datafil gør. Helt bogstaveligt beskriver QuickBooks-datafilen din virksomheds økonomiske forhold. Du vil absolut ikke tabe datafilen.

Hvis du f.eks. Taber datafilen, kan det betyde, at du ikke ved, hvor mange penge du har, du ved ikke, om du laver eller taber penge, og du kan ikke nemt eller præcist Forbered din årlige selvangivelse.

Heldigvis er sikkerhedskopiering af QuickBooks-datafilen ret ligetil. Du skal kun gennemføre ni trin:

1Vælg filen Filer → Opret kopi.

QuickBooks viser dialogboksen Gem kopi eller sikkerhedskopiering, der indeholder tre valgmuligheder: muligheden for at gemme en sikkerhedskopi af din QuickBooks-fil, muligheden for at oprette en bærbar firmafil og muligheden for at oprette en revisors kopi.

2Du vil gemme en sikkerhedskopi, så klik på knappen Backup Copy option; klik derefter på Næste for at fortsætte.

Du kan oprette enten en fuld backupfil eller en bærbar firmafil, når du kopierer QuickBooks-filen. En bærbar virksomhedsfil er mindre end en backup-fil, så det er mere bekvemt at flytte rundt. For eksempel kan du lettere e-maile en bærbar virksomhedsfil.

Gnidning med bærbare virksomhedsfiler er dette: QuickBooks skal arbejde hårdt for at scrunch den bærbare virksomhedsfil til en lille størrelse. QuickBooks skal også gøre mere arbejde for at fjerne filmen senere, når du vil arbejde med det.

Når du har klikket på Næste, vises dialogboksen Gem kopi eller sikkerhedskopiering. Du kan gå direkte til dialogboksen Gem kopi eller sikkerhedskopiering ved at vælge kommandoen Fil → Opret sikkerhedskopiering.

3Vælg om du vil gemme din QuickBooks-backupfil på din virksomheds computer eller til QuickBooks offsite datacenter.

Klik på Lokal sikkerhedskopiering for at angive, at du vil gemme sikkerhedskopien af ​​din fil på computerens harddisk eller nogle flytbare lagringsenheder, f.eks. Et flashdrev.

4Klik på knappen Valg for at vælge en backupplacering.

QuickBooks viser dialogboksen Sikkerhedskopieringsindstillinger.

5Vælg hvilken mappe eller diskplacering firmafilen skal sikkerhedskopieres.

Du indtaster bare et stinavn direkte i feltet, der fortæller, hvor du skal gemme dine sikkerhedskopier.

Hvis du ikke ved, hvordan du indtaster et stinavn, skal du klikke på knappen Gennemse.Når QuickBooks viser dialogboksen Søg efter mappe, skal du bruge sin mappeliste til at vælge den disk eller mappe, du vil bruge til QuickBooks-sikkerhedskopier.

6 (Valgfrit) Vælg dine sikkerhedskopieringsmuligheder.

Du kan også bruge dialogboksen Sikkerhedskopieringsindstillinger til at angive, hvornår QuickBooks skal minde dig om at sikkerhedskopiere, og hvordan QuickBooks skal sikkerhedskopiere:

Tilføjelse af tidsstempler: For at tilføje dato og klokkeslæt for backupoperationen til backupfilen navn, skal du markere afkrydsningsfeltet Tilføj dato og klokkeslæt for sikkerhedskopiering til filnavn.

Begrænsning af sikkerhedskopier: For at fortælle QuickBooks om at slippe af gamle sikkerhedskopier, skal du markere afkrydsningsfeltet Begræns antal af sikkerhedskopier i denne mappe til X og derefter angive, hvor mange sikkerhedskopier du vil beholde ved at bruge den tilstødende tekstboks.

Indstilling af sikkerhedskopiering påmindelser: Vælg påmind mig om sikkerhedskopiering, når jeg lukker min firmafil hver afkrydsningsfelt X gange og den tilstødende tekstboks for at angive, at du vil blive mindet om at sikkerhedskopiere QuickBooks-filen når du lukker QuickBooks. Dine intervalindstillinger inkluderer hver gang, hver anden gang, hver tredje gang og så videre.

Aktiverer dataverifikation: Brug verifikationsknapperne til at fortælle QuickBooks, at den skal kontrollere dataintegriteten, når den sikkerhedskopierer dine data. Vælg alternativknappen Komplet verifikation for QuickBooks bedste og mest omfattende verifikation.

Alternativt, hvis du er en person, der ikke har tid til de ekstra få sekunder, hvor du dobbelttjekker, at dataverifikation tager, skal du vælge knappen Hurtig bekræftelse. Endnu bedre, vær forsigtig helt til vinden - varsomhed er alligevel for babyer - og vælg ingen bekræftelsesknappen.

7Klik på OK, når du er færdig med at angive sikkerhedskopieringsstedet og mulighederne, og klik derefter på Næste.

QuickBooks viser en dialogboks (ikke vist), der spørger, hvornår du vil sikkerhedskopiere.

8Vælg når du vil sikkerhedskopiere.

Normalt vil du sikkerhedskopiere, når du vælger kommandoen Gem kopiering eller backup. I dette tilfælde viser QuickBooks dialogboksen Gem kopi eller sikkerhedskopiering, der spørger om ?? hvornår ?? spørgsmål, klik på knappen Gem det nu.

Du kan dog også fortælle QuickBooks regelmæssigt at planlægge sikkerhedskopier af QuickBooks-datafilen ifølge nogle kloge ordninger ved - når QuickBooks spørger, hvornår ?? spørgsmål - klikke på knappen Gem det nu og Planlæg fremtidige sikkerhedskopier eller ved at klikke på knappen Kun tidsplan for fremtidige sikkerhedskopier.

Hvis du fortæller QuickBooks, at du vil planlægge sikkerhedskopieringer, viser QuickBooks et par dialogbokse, som du bruger til at oprette den nye backupplan ved at navngive tidsplanen og ved at indstille de dage og tidspunkter, hvor sikkerhedskopier skal planlægges.

9Klik på Afslut for at lukke dialogboksen Gem kopi eller sikkerhedskopiering.

Når du har angivet, hvordan sikkerhedskopieringen skal fungere, skal du klikke på Udfør. QuickBooks sikkerhedskopierer (eller opretter en kopi af) den aktuelle QuickBooks firmafil og gemmer den nye filkopi på sikkerhedskopieringsstedet.